Excel中如何使用筛选工具？
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08-12-19 &
你知道Excel菜单里面有一项“帮助”么，输入你要问的内容，搜索就可以了，很详细
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筛选就是用来查找数据的快速方法.一般分自动筛选和高级筛选.你用自动筛选就可以.把要进行筛选的数据清单选定.选择&数据-筛选&命令,在出现的级联菜单中选择&自动筛选&.此时数据清单中的每一个列标记都会出现一个下三角按钮.在需要的字段下拉列表中选择需要的选项.例如:数学成绩&87,筛选的结果就只显示符合条件的记录.也就是数学成绩大于87的记录. 取消&自动筛选&功能,只需取消&自动筛选&命令前的正确符号就可以了
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2016年度精品--Excel 中怎么筛选大量重复的数据.doc
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Excel财务应用
利用 Excel 检索记帐凭证和核对帐证 表处理软件是国外计算机辅助审计时最常用的工具之一，本文结合金蝶会计软件，利用数据接口将会计软 件中的会计数据引入 Excel 系统中， 然后再利用 Excel 软件就辅助检索记帐凭证和核对帐证数据是否一致。 一、利用 Excel 软件检索记帐凭证 正如大家所知，现代审计过程包括符合性测试和实质性测试，无论是在符合性测试阶段，还是在实质 性测试阶段，都需要对记帐凭证进行抽样检查，特别是在实质性测试阶段，凭证抽样的原则之一就是重要 性原则， 即对重要的经济业务要重点检查。 虽然我们也可以利用现行会计软件中的凭证查询功能辅助检索， 但是会计软件查询的一大缺点是无法对现有记帐凭证按发生金额大小进行排序，因此其重要性也就很难被 排列出来了。然而如果我们将会计软件中的记帐凭证数据引入 Excel 系统，再利用 Excel 软件提供的排序 和筛选功能，就能非常方便达到这一目的。具体操作如下： 第一步：点击“凭证查询”后输入的查询条件为“全部”，并将查询结果引入 Excel 系统（假设存放 在“凭证”工作簿的“会计分录序时簿”工作表） 中。 启动 Excel 系统， 打开“会计分录序时簿”工作表， 结果如图 1 所示。 第二步，点击“原币金额”列的任一单元后，再点击由大到小的排序按钮，则得到所有凭证发生金额 的排序情况，当然这并不是审计人员最终想要的结果，他们需要知道的是某一具体会计科目（如现金―人 民币现金）发生额的排序情况。 第三步，点击“数据”菜单下“筛选”按钮，选择“自动筛选”。 第四步，点击“科目代码”旁的下拉箭头，选择“自定义”功能，在弹出的窗口中输入“会计科目等 于 10101”，确定后得到一张“现金―人民币现金”按发生额由大到小进行排序结果，如图 2 所示。 如果想分别了解现金收入和现金支出的排序情况，只要将排序对象由“原币金额”改为“借方金额” 或“贷方金额”。 如果我们还想进一步对非末级会计科目的发生额排序，可以利用会计软件对帐簿的查询功能，先生成 会计帐簿（如 10201 明细帐簿），然后引入 Excel 系统，选定“贷方本位币金额”或“借方本位币金额”， 点击“数据”下的“排序”，按由大到小进行排序；由于这时的排序结果包含了各期本月合计数、本年累 计数等重复数据，所以还必须对排序结果进行筛选；点击“数据”菜单中的“筛选”按钮，选择“自动筛 选”，再点击“凭证字”旁的下拉箭头，选择“自定义”，将“凭证字”定义为非空白后即得所要结果， 如下图所示。 二、利用 Excel 软件核对记帐凭证与科目余额的一致性 如果所有记帐凭证都是由审计单位或财政部门经过检测的会计软件进行正常记帐 （即更新科目余额） ， 那么记帐凭证与科目余额是肯定一致的，但是我们不能排除有人绕开会计软件，直接打开数据库修改科目 余额，因此对电算化会计信息系统的审计，应当对现有系统中的记帐凭证与科目余额的一致性进行检查。 现行的检查方法：一是利用会计软件提供的帐簿与记帐凭证的联查功能抽样核对；二是绕过计算机系统， 直接通过人工抽样核对。虽然抽样审计是现代审计的一大特点，但是这也是审计成本的一种制约，如果我 们能利用计算机工具实现部分审计工作自动化，借此在某一方面实现全面审核，显然要比抽样审核效果更 好。全面审核的办法也有二：一是利用现行的会计软件进行验算，基本思路是重新建立一个帐套，引入被 审帐套的全部会计数据，再利用会计软件提供的反结帐、反记帐功能，重新倒回后再演算一遍，看看与原来结果是否一致。利用会计软件虽然技术可行，但其基本前提是会计软件的功能必须是正确，然而我们无 法保证所使用的会计软件未被非法修改或被不正确修改过， 所以必须在此之前， 对会计软件功能作一测试； 二是利用 Excel 软件来验算，这种方法不仅能验算记帐凭证与科目余额是否一致，而且还能据此测试现行 会计软件是否正确，因此更具有实用性。其具体操作过程如下： 第一步， 从会计软件“凭证查询”功能检索出截止到本期期末所有本年发生的记帐凭证， 再引入 Excel 系统（假设在“验算”工作簿的“会计分录序时簿”工作表）中。 第二步， 从会计软件的报表模块中将所有科目的科目余额检索出后， 引入 Excel 系统 （假设在“验算” 工作簿的“科目余额”工作表）中，并对引入的结果作如下调整：若本帐套为非年初建帐，这时需要考虑 将建帐前本年已经发生的借、 贷累计发生额单独列示。 在本例中建帐日期为 2 月 1 日， 为此将“科目余额” 工作表中的本期发生额的借、贷方栏改为建帐前发生额的借、贷发生额栏，用来存放建帐前本年累计发生 借、贷金额；考虑到金蝶会计软件是按期计算科目余额，而我们只需要年初借/贷余额、建帐前借/贷累计 发生额和建帐后借/贷累计发生额，因此必须删除建帐之后的所有科目余额内容；清空所有会计科目本年 累计发生额的借/贷栏的内容，结果如图 3 所示。 第三步，参照以下公式计算“科目余额”工作表中的 G 列和 H 列各单元的值（其中会计分录序时簿的 H 列为科目代码，会计分录序时簿的 Q 列为会计科目借方发生额，会计分录序时簿的 R 列为会计科目贷方 发生额，单元行数为 1000 表示公式能够容纳足够的科目余额，实际可根据情况调整，101＊表示以 101 开 头的所有末级科目）： G2=SUMIF（会计分录序时簿！＄H＄2：＄H＄1000，“101＊”，会计分录序时簿！Q＄2：Q＄1000） +E2 H2=SUMIF（会计分录序时簿！＄H＄2：＄H＄1000，“101＊”，会计分录序时簿！R＄2：R＄1000） +F2 第四步，将“科目余额”工作表中的最后两列，修改为“期末余额”一列，并参照公式 I2=C2－D2+G2 －H2 计算其他各单元值，结果如图 4 所示。 最后，将用 Excel 软件计算的结果，与会计软件计算的结果（在科目余额表相应的会计期间内）相比 较，核查会计软件内的会计数据是否正确，并以此来判断记帐凭证数据与科目余额数据是否一致。这里我 们将会计软件中的科目余额（如图 5 所示）与上图 Excel 计算的结果相比较后，我们可以认定该单位的记 帐凭证数据与科目余额数据是一致。 怎样使用 EXCEL2000 统计数据 在一个大型的企业，化验室的数据是很多的，因此，计算量也相当大，采用传统的手工计算恐怕难以胜任， 能否使用先进的软件来完成各种复杂的计算，回答是肯定的，用 EXCEL 2000 可以很好地解决这个问题。 单元格 C3 到 G3 是输入数据的部分，C4 是计算 C3 到 G3 的最小值，C5 是计算 C3 到 G3 的最大值，C6 是计算 C3 到 G3 的平均值，C7 是计算数据的个数，空着的表示没有数据，无效。C7、C8 是计算有效的数 据，其条件是 B8 和 B9.在 C4、C5、C6、C7、C8、C9 分别输入公式：=MIN（C3：G3）、=MAX（C3：G3）、 =AVERAGE（C3：G3）、=COUNT（C3：G3）、=COUNTIF（C3：G3，B8）、=COUNTIF（C3：G3，B9），就会自 动计算出结果，是不是很方便呢？各位不妨一试。 利用 Excel 检索记帐凭证和核对帐证的一致性表处理软件是国外计算机辅助审计时最常用的工具之一，有关内容在贵刊已多有讨论。本文结合金蝶会计 软件，利用数据接口将会计软件中的会计数据引入 Excel 系统中，然后再利用 Excel 软件就辅助检索记帐 凭证和核对帐证数据是否一致这两个方面作点尝试。 一、利用 Excel 软件检索记帐凭证 正如大家所知，现代审计过程包括符合性测试和实质性测试，无论是在符合性测试阶段，还是在实质 性测试阶段，都需要对记帐凭证进行抽样检查，特别是在实质性测试阶段，凭证抽样的原则之一就是重要 性原则， 即对重要的经济业务要重点检查。 虽然我们也可以利用现行会计软件中的凭证查询功能辅助检索， 但是会计软件查询的一大缺点是无法对现有记帐凭证按发生金额大小进行排序，因此其重要性也就很难被 排列出来了。然而如果我们将会计软件中的记帐凭证数据引入 Excel 系统，再利用 Excel 软件提供的排序 和筛选功能，就能非常方便达到这一目的。具体操作如下： 第一步：点击“凭证查询”后输入的查询条件为“全部”，并将查询结果引入 Excel 系统（假设存放 在“凭证”工作簿的“会计分录序时簿”工作表） 中。 启动 Excel 系统， 打开“会计分录序时簿”工作表， 结果如图 1 所示。 第二步，点击“原币金额”列的任一单元后，再点击由大到小的排序按钮，则得到所有凭证发生金额 的排序情况，当然这并不是审计人员最终想要的结果，他们需要知道的是某一具体会计科目（如现金―人 民币现金）发生额的排序情况。 第三步，点击“数据”菜单下“筛选”按钮，选择“自动筛选”。 第四步，点击“科目代码”旁的下拉箭头，选择“自定义”功能，在弹出的窗口中输入“会计科目等 于 10101”，确定后得到一张“现金―人民币现金”按发生额由大到小进行排序结果，如图 2 所示。 如果想分别了解现金收入和现金支出的排序情况，只要将排序对象由“原币金额”改为“借方金额” 或“贷方金额”。 如果我们还想进一步对非末级会计科目的发生额排序，可以利用会计软件对帐簿的查询功能，先生成 会计帐簿（如 10201 明细帐簿），然后引入 Excel 系统，选定“贷方本位币金额”或“借方本位币金额”， 点击“数据”下的“排序”，按由大到小进行排序；由于这时的排序结果包含了各期本月合计数、本年累 计数等重复数据，所以还必须对排序结果进行筛选；点击“数据”菜单中的“筛选”按钮，选择“自动筛 选”，再点击“凭证字”旁的下拉箭头，选择“自定义”，将“凭证字”定义为非空白后即得所要结果， 如下图所示。 二、利用 Excel 软件核对记帐凭证与科目余额的一致性 如果所有记帐凭证都是由审计单位或财政部门经过检测的会计软件进行正常记帐 （即更新科目余额） ， 那么记帐凭证与科目余额是肯定一致的，但是我们不能排除有人绕开会计软件，直接打开数据库修改科目 余额，因此对电算化会计信息系统的审计，应当对现有系统中的记帐凭证与科目余额的一致性进行检查。 现行的检查方法： 一是利用会计软件提供的帐簿与记帐凭证的联查功能抽样核对；二是绕过计算机系统，直接通过人工抽样核对。虽然抽样审计是现代审计的一大特点，但是这也是审 计成本的一种制约， 如果我们能利用计算机工具实现部分审计工作自动化， 借此在某一方面实现全面审核， 显然要比抽样审核效果更好。 全面审核的办法也有二： 一是利用现行的会计软件进行验算，基本思路是重新建立一个帐套，引入被审帐套的全部会计数据， 再利用会计软件提供的反结帐、反记帐功能，重新倒回后再演算一遍，看看与原来结果是否一致。利用会 计软件虽然技术可行，但其基本前提是会计软件的功能必须是正确，然而我们无法保证所使用的会计软件 未被非法修改或被不正确修改过，所以必须在此之前，对会计软件功能作一测试； 二是利用 Excel 软件来验算，这种方法不仅能验算记帐凭证与科目余额是否一致，而且还能据此测试 现行会计软件是否正确，因此更具有实用性。其具体操作过程如下： 第一步， 从会计软件“凭证查询”功能检索出截止到本期期末所有本年发生的记帐凭证， 再引入 Excel 系统（假设在“验算”工作簿的“会计分录序时簿”工作表）中。 第二步， 从会计软件的报表模块中将所有科目的科目余额检索出后， 引入 Excel 系统 （假设在“验算” 工作簿的“科目余额”工作表）中，并对引入的结果作如下调整：若本帐套为非年初建帐，这时需要考虑 将建帐前本年已经发生的借、 贷累计发生额单独列示。 在本例中建帐日期为 2 月 1 日， 为此将“科目余额” 工作表中的本期发生额的借、贷方栏改为建帐前发生额的借、贷发生额栏，用来存放建帐前本年累计发生 借、贷金额；考虑到金蝶会计软件是按期计算科目余额，而我们只需要年初借/贷余额、建帐前借/贷累计 发生额和建帐后借/贷累计发生额，因此必须删除建帐之后的所有科目余额内容；清空所有会计科目本年 累计发生额的借/贷栏的内容，结果如图 3 所示。 第三步，参照以下公式计算“科目余额”工作表中的 G 列和 H 列各单元的值（其中会计分录序时簿的 H 列为科目代码，会计分录序时簿的 Q 列为会计科目借方发生额，会计分录序时簿的 R 列为会计科目贷方 发生额，单元行数为 1000 表示公式能够容纳足够的科目余额，实际可根据情况调整，101＊表示以 101 开 头的所有末级科目）： G2=SUMIF（会计分录序时簿！＄H＄2：＄H＄1000，″101＊″，会计分录序时簿！Q＄2：Q＄1000） ＋E2 H2=SUMIF（会计分录序时簿！＄H＄2：＄H＄1000，″101＊″，会计分录序时簿！R＄2：R＄1000） ＋F2 第四步，将“科目余额”工作表中的最后两列，修改为“期末余额”一列，并参照公式 I2=C2－D2＋ G2－H2 计算其他各单元值，结果如图 4 所示。 最后，将用 Excel 软件计算的结果，与会计软件计算的结果（在科目余额表相应的会计期间内）相比 较，核查会计软件内的会计数据是否正确，并以此来判断记帐凭证数据与科目余额数据是否一致。这里我 们将会计软件中的科目余额（如图 5 所示略）与上图 Excel 计算的结果相比较后，我们可以认定该单位的 记帐凭证数据与科目余额数据是一致。 Excel 小经验 一、在 Excel 中巧写月份月度报表的标题中常含有月份数值。笔者在工作中利用函数自动填写月份，感觉十分方便。 笔者使用 Excel 制作的一个报表（模板）标题是&×市×局×月份在职职工工资表&.这个表是当月修 改，当月打印。所以，笔者采用以下两个步骤输入标题：? 1.将标题所占据的各单元格合并；? 2.在合并的单元格中输入：=&烟台市农机局&&MONTH（NOW（））&&月份在职职工工资表&. 这样，每月编写（修改）打印工资表时，函数 MONTH（）和函数 NOW（）便自动将机内的月份数返回 并写入标题中。? 另一个报表的标题是&×月份收入支出情况表&.与第一个工资表不同的是，此表编报、汇 总并打印的 是上一个月的收入／支出情况，所以不能直接套用工资表中对两个函数的应用。 笔者采用下述方法解决了这一问题，即在合并后的单元格中输入：=IF（MONTH（NOW（））=1，12， MONTH（NOW（））－1）&&月份收入支出情况&.这样，当 1 月份编报此表时，标题中自动显示&12 月份收入 ／支出情况表&；而在 2～12 月编报报表时，标题中自动显示上月的月份数值，例如 2 月份编报的报表标 题是&1 月份收入／支出情况表&.? 二、用 Excel 的图表制作生成图表的方法 图表可以用来表现数据间的某种相对关系，在常规状态下我们一般运用柱形图比较数据间的 多少关 系；用折线图反映数据间的趋势关系；用饼图表现数据间的比例分配关系。运用 Excel 的图表制作可以生 成多种类型的图表，下面以柱形图、折线图、饼图三种类型为例，分别介绍其制作方法。? 1、柱形图 （1）点击&开始→程序→Microsoft Excel&，进入 Excel 工作界面，先制作统计表格，并拖拉选取要 生成图表的数据区。? （2）单击&插入&工具栏中的&图表&，显示图表向导第一步骤-图表类型对话框，选择图表类型为柱形 图，单击&下一步&.? （3）进入图表向导第二步骤――图表数据源，根据需要选择系列产生在行或列，单击&下一步&.? （4）进入图表向导第三步骤――图表选项，此时有一组选项标签，用来确定生成的图表中需要显示 的信息（如图表标题、轴标题、网格线等，可根据个人生成图表的需要选择）。? （5）通常直接单击&下一步&进入图表向导第四步骤――图表位置，在默认状态下，程序会将生成的 图表嵌入当前工作表单中。如果希望图表与表格工作区分开，选择新工作表项，在图表 1 位置输入新表单 的名称（本例使用默认状态）。? （6）如果以上各步骤的操作发生错误，可按&上一步&按钮返回重新选择，完成图表向导第 4 步骤操 作后，如没有错误，单击&完成&按钮，就生成了比较数据的柱形图。 2、折线图在最终生成的柱形图中，用鼠标右键单击图区域，显示命令列表，从中选择图表类型选项，显示图表 类型对话框，从对话框中选择折线图，单击&确定&按钮后就生成了反映数据趋势的折线图。? 3、饼图? 同折线图的生成步骤基本一样，只要从&图表类型&对话框中选择&饼图&，单出&确定&按钮，就能生成 反映数据比例分配的饼图。? 说明：在图表的制作过程中、制作完成后均有很多种修饰项目，可根据自己的爱好和需要，按照提示， 选择满意的背景、色彩、子图表、字体等修饰图表。? 三、在 Excel 中对特殊文字进行处理的方法 你也许从不用 Excel 来完成短篇文章或报告（其实 Excel 也能做得很出色），但在 Excel 工作表中必 然会遇到一些文字处理过程，因此，如何将文字内容安排妥当，将是一件重要的工作。 除了常规的文字字体、字号、字型、颜色，下划线、对齐的编辑处理外，还要注意以下几项：? 1、自动换行 当一个单元格的数据内容超过所设定的列宽时，可以要求自动换行（行高随之改变）。步骤： （1）选中欲设定自动换行的单元格或范围；? （2）选中格式菜单单元格命令；? （3）在［单元格格式］对话框中选中［对齐］标签；? （4）确认［自动换行］复进框并确定。? 2、强行换行 同一单元格内，有些长数据或条列式内容必须强行换行才能对齐。方法是光标移到在需要换行的位置 上同时按下 Alt+Enter 键（使用强行换行时，系统会同时选择自动换行功能）。? 3、文字旋转? 工作表中有时需要直排或旋转数据的方向。方法是在［单元格格式］对话框中选择［对齐］标签，再 在［方向］框中选中所要的格式。? 4、文本类型的数字输入 证件号码、电话号码、数字标硕等需要将数字当成文本输入。常用两种方法：一是在输入第一个字符 前，键入单引号&&；二是先键入等号&=&，并在数字前后加上双引号&&&.请参考以下例子：? 键入 027，单元格中显示 027；? 键入=&001&，单元格申显示 001；??键入=&&&3501&&&， 单元格中显示&3501&. （前后加上三个双撇号是为了在单元格中显示一对双引号） ； 键入=&930&&，单元格中显示 930&；? 5、上下标的输入 在单元格内输入如 103 类的带上标（下标）的字符的步骤：? （1）按文本方式输入数字（包括上下标），如 103 键入 103；? （2）用鼠标在编辑栏中选定将设为上标（下标）的字符，上例中应选定 3；? （3）选中格式菜单单元格命令，产生［单元格格式］对话框；? （4）在［字体］标签中选中上标（下标）复选框，再确定。 四、克隆 Excel 表格数据的方法 1、克隆 Excel 表格?在实际工作中应用的表格数据具有不同的特点， 比如： 一个表格的某一列数据与另一表格的数据相同； 一个表格的某一行（列）数据相同；一个表格的某一行（列）数据呈等差（1、3、5、7、9）等特点；这 数据的输入当然可以直接输入，但如果使用克隆功能可以大大提高数据输入效率和数据的准确性。? 2、克隆 Excel 表格数据的方式 数据的克隆可以在表格单元纵横两个方向上进行，在横的方向上，可以向右克隆，即用最左边的单元 内容向右复制；也可以向左克隆，即用最右的单元内容向左复制。在纵的方向上，可以向下克隆，即用最 上面的单元内容向下复制；可以向上克隆，即用最下面的单元内容向上复制。? 其克隆方式有四种： （1）相同数据的克隆? （2）有特点数据的克隆? （3）自定义序列的克隆? （4）工作表间的克隆? 3、“克隆”Excel 表格数据的操作过程 （1）相同数据的克隆?首先确定克隆数据的范围；其次打开顶行菜单的编辑项，点击“填充”→选 择克隆的方向。 （2）序列数据的克隆?在同列不同行输入连续的数据或等比、等差数据。首先确定克隆的范围输入 第一数据，其次打开顶行菜单编辑项→填充→序列；在图 2 中选择适合目标的选项。（3）自定义序列的克隆?Excel 已定义了部分序列，但是实际工作中需要序列可能不存在，比如上级 单位下属单位名称，这时需要自定义序列。?自定义序列的操作步骤：首先打开顶行菜单工具项，选项→ 自定义序列→在右边的文本框中输入定义的序列。? （4）工作表间的克隆?如果把当前工作表的内容复制到其他工作表中，操作步骤如下：首先确定同 组工作表，按住“Ctrl”键同时点击其他工作表，这样就建立了同组坐标；其次打开顶行菜单编辑项，填 充→至同组工作表→有全部、内容、格式三个选项，可任意选取。 五、有效性检查的设置 Excel 2000 可以对单元格内的数据类型进行限制（例如，只能输入整数、小数或时间等），并能核对 输入单元格的数据定义域，否则可以拒绝输入或提出警告，这一功能称之为“有效性检查”。 以小数（其它数据基本类似）的有效性检查为例，其设置方法是：? 1.选中单元格或单元格区域。 2.单击“数据?有效性”选单，打开“数据有效性”对话框。 3.打开“设置”选项卡中的“允许”下拉列表，选中允许输入的数据类型，本例应选中“小数”。 4.在“数据”下拉列表中选择所需的数据范围逻辑，如介于、小于、大于或等于等，然后指定数据的 上下限。 如果你选择的数据范围逻辑为“介于”， 就可以在“最小值”和“最大值”选项中输入具体数值， 还可以为它指定单元格引用或公式。 5.如果允许数据单元格为空，则应选中“设置”选项卡中的“忽略空值”选项，反之则应将该选项清 除。 有效性检查设置结束后， 一旦输入有效范围以外的数据， 回车后， Excel 2000 就会弹出“输入值非法” 对话框，单击“重试”按钮，可修改已输入的数据，单击“取消”按钮，可清除已输入的数据。 如果想取消对单元格或单元格区域的有效性检查，只须按以上步骤打开“设置”选项卡，单击其中的 “全部清除”按钮即可。 六、对输入提示的有效性检查 用户对单元格的作用认识不清，是导致数据输入错误的常见原因。针对这种情况，Excel 2000 可在用 户选中单元格时给予提示，从而减少输入错误的发生率。 输入提示的设置方法是： 1.选中需要显示输入提示的单元格或单元格区域。 2.单击“数据?有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“输入信息”选项卡。 3.选中“输入信息”选项卡中的“选定单元格时显示输入信息”选项，在“标题”框内输入提示的标 题（可选），再在“输入信息”框内输入提示的详细内容。4.完成后，单击“确定”按钮。?此后，只要选中具有输入提示的单元格或单元格区域，Excel 就会 自动弹出“这是文本单元格，不能输入数值！”提示框，对用户的操作进行指导。 如果想取消单元格或单元格区域的输入提示，只须按以上步骤打开“输入信息”选项卡，单击其中的 “全部清除”按钮即可。 七、用“有效性检查”设置出错警告 数据录入错误几乎是不可避免的，有效性检查仅能查出输入的数据是否有问题，但不能给出纠正的方 法。对此，可以在进行有效性检查的同时设置出错警告，在数据录入错误发生时提示用户如何操作。 出错警告的设置方法是：? 1.选中需要显示录入出错警告的单元格或单元格区域。 2.单击“数据?有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“出错警告”选项卡。 3.选中“输入信息”选项卡中的“输入无效数据时显示出错警告”选项，在“样式”下拉列表中选择 “终止”、“警告”和“信息”三种警告方式之一。 4.在“标题”框内输入警告的标题（可选），再在“出错信息”框内输入发生错误的原因及纠正的方 法。完成后，单击“确定”按钮。 此后，只要在具有出错警告的区域内输入了错误数据，Excel 就会按你设定的方式对用户进行警告。 取消出错警告的方法与上述方法类似，也是先选中设置了出错警告的单元格或单元格区域，打开“出 错警告”选项卡后，单击“全部清除”按钮即可。 八、用“有效性检查”自动选择输入法 在 Excel 数据录入时，切换输入法会大大影响录入速度，为此，Excel 2000 可以根据要输入的内容自 动切换输入法。设置方法是： 1.选中需要使用某种输入法的单元格或单元格区域，再将该输入法激活。 2.单击“数据?有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡。 3.在“输入法模式”选项卡的“样式”下拉列表中选择“打开”选项，最后，单击“确定”按钮。 此后，只要选中已设置输入法的单元格，无论当前使用的是哪种输入法，你需要的输入法都会自动激 活，用起来非常方便。 九、一次打印多个工作簿的技巧 有时需要打印的工作表不在一个工作簿中，这样只有频繁地选择打开、打印才能打印多个工作簿的内 容，其实，我们也可以一次打印多个工作簿，但首先要将需要打印的所有工作簿存放在同一文件夹内。然 后：1、单击“文件”菜单中的“打开”命令。 2、然后按住 Ctrl 键，再单击选定需要打印的每一个文件名。 3、单击［命令和设置］按钮，然后单击“打印”命令。这样就可以一次打印多个工作簿的内容了。 十、提高打印速度的方法： 1、改变打印机分辨率，以一种低分辨率的方式来打印就可以缩短打印时间。设置打印机的分辨率的 步骤如下： （1）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“页面”选项卡。 （2）在“打印质量”下拉框中，选择所需的打印机分辨率。 2、如果不能确定所需的打印机分辨率，则可以用草稿方式打印文档，此方式将忽略格式和大部分图 形以提高打印速度。设置步骤如下： （1）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡。? （2）选中“按草稿方式”复选框。 3、在单色打印机上，Excel 以不同的灰度来打印彩色效果。如果将彩色以单色方式打印，可以减少在 打印彩色工作表时所需的时间。在以单色方式打印工作表时，Excel 将彩色字体和边框打印成黑色，而不 使用灰度。 首先单击“文件”菜单中的“页面设置”命令， 然后单击其中的“工作表”选项卡， 再选中“单 色打印”复选框。 EXCEL 分解混合成本 量本利分析是企业研究成本、产销量与利润之间依存关系和变化规律的重要手段。但量本利分析的前提是 应用变动成本法，按成本性态将混合成本（全部成本）分解为变动成本和固定成本两部分。混合成本分解 的方法通常有技术测定法、会计法、高低点法、散布图法和线性回归法。而线性回归法是根据已知若干期 间历史数据，采用数学中的最小二乘法，使所确定的直线与各成本点之间误差平方和最小，分解的结果最 为精确、科学；但其运算工作量大且繁复，尤其是多元回归分解，手工难以准确解算。为解决线性回归法 成本分解中复杂的数学计算问题，可借助于 EXCEL 电子制表系统的相关函数，通过计算机进行简便的操作 就可实现。 一、分解混合成本的相关函数 EXCEL 电子制表系统中函数的语法分为函数名和参数两部分，参数用圆括号括起来，之间以逗号隔开。 参数可以为单元格区域、数组、函数、常数（逻辑型、数值型等）。分解混合成本时，主要采用线性回归 函数 LINEST，辅以使用索引取值 INDEX 与四舍五入 ROUND 函数。 1、线性回归函数 LINEST.LINEST 类底统计分析函数，通常用于销售量和成本预测。若用于分解混合 成本， 该函数的功能为： 运算结果返回一线性回归方程的参数， 即当已知一组混合成本为 Y 因变量序列值、 N 组 Xi 有关自变量因素的数量序列值时，函数返回回归方程的系数 bi（i=1，2?n 单位变动成本）和常数 a（固定成本或费用）。多元回归方程模型则为：y=b1x1＋b2X2??＋bnXn＋a 语法格式：LINEST（y 序列 值，x 序列值，Const 常数项不为零否，Stats 系数检验统计量出现否）。其中：Const、Stats 均为逻辑变量，只有 TRUE 和 FALSE 两个输入选项。Const 为 TRUE 或被省略，正 常计算 a（固定成本）；否则为 FALSE，a 设置为 0.Stats 指定是否返回检验统计量的值，如果 Stats 为 TRUE，LINEST 返回有关检验统计量；否则为 FALSE 或被省略，LINEST 函数运算结果只返回系数 bi（单位 变动成本）和常数 a（固定成本）。LINEST 函数计算结果是以数组方式反映的一个系数序列表，其中包括 检验统计量，各系数的表达次序严格，参见下表，可根据需要从表中对照取值。 第一行 bi 为各因素的单位变动成本，a 为固定成本；第二行为各自变量因素的标准误差值；第三行为 相关系数 r2 与总成本 y 的标准误差值；第四行为统计值、Df 为自由度，分别用于判定自变量与因变量间 的关系式是否偶然出现和确定该模型的置信度水平；第五行 SSreg 与 SSresid 分别为回归平方和、残差平 方和。用 INDEX 函数可从表中进行行列位置定位取值。相关系数 r 的取值范围在十 1 与-1 之间。若 r=0 不 相关，即业务量与总成本无直接依存关系；若 r 越趋近于 1，说明相关程度越大；若 r=＋1，表示业务量 与成本保持正比例相关； r=-1， 若 表示业务量与成本保持负比例相关。 因此可根据计算结果中的相关系数， 判断其因素或多因素与混合成本费用是否相关；若相关，分解结果有效，否则无效。 2、索引取值函数 INDEX.语法格式：INDEX（单元格区域或数组常量，行序号，列序号）；功能：使用 索引从单元格区域或数组中选取值。可用该函数在 LINEST 函数返回系数序列数组表中根据所需数据所处 的行列位置定位选取。 3、四舍五入函数 ROUND.语法格式：ROUND（数字，小数位数）；功能：将数字四舍五入到指定的小数 位数。由于 LINEST 函数的返回值为 6 位小数，用此函数指定保留的小数位数。 二、应用实例 假定某企业前 5 期的动力费用与取暖日数、非生产用煤气方数、发电度数三因素具有相关性。动力费 用与三因素的数学关系模型应为： 动力费用 y=日取暖费用 b1×取暖日数 X1 十煤气单位成本 b2×煤气方数 x2 十发电单位成本 b3×发电 度数 xa 十固定成本 a 源数据资料如图的 A2：E6 区域，目标结果数据将被存放和显示于 B7：E9 区域。 操作步骤如下： 1、选定任一工作表的 A2：E7 区域输入已知各期动力费用、取暖日数、煤气方数、发电度数，并进行 格式设计；选择一连续单元格区域 B7：E9，其大小难备放置线性回归方程的固定及变动系数 a、b1、b2、 b3 及相关系数 r2. 2、选用［插入］菜单上［名字］命令下的［定义］子命令，将因变量动力费用所在的区域 B2：B6 定 义为 Y，将三个自变量取暖日数、煤气方数及发电度数所形成的连续区域定义为 X. 3、在单元格 B8 中输入计算 a 的公式=ROUND（INDEX（LINEST（YX，TRUE，TRUE），1，4），2）。其 中，与 LINEST 函数嵌套的 INDEX 函数的参数 1 和 4，分别为 INDEX 函数从 LINEST 函数返回的检验统计量 的系数表中索引 a 的行号与列号；与 INDEX 嵌套的 ROUND 函数中的参数 2 意为保留 2 为小数。 4、将 B8 单元格的公式复制和粘贴在 b1、b2、b3 及相关系数 r2 对应的单元植 C8、D8、E8、B9 中， 然后仅修改各公式中 INDEX 函数从 LINEST 函数返回的检验统计量的系数表中索引所需系数的行号与列号。 计算单位变动成本 b1、b2、b3 及相关系数 r2 的公式分别为=ROUND（INDEX（LINEST（Y，X，TRUE，TRUE）， 1，3），2）；=ROUND（INDEX（LINEST（Y，X，TRUE，TRUE），1，2），2）；=ROUND（INDEX（LINES（Y，X，TRUE，TRUE），1，1），2）；=ROUND（INDEX（LINEST（Y，X，TRUE，TRUE），3，1），2）。当公式 输入完毕，计算结果则自动存放并显示于 B7：E9 单元区域。 相关系数平方为 0.87，经开方后其值接近 0.93，结果说明取暖日数、煤气方数、发电度数与动力混 合费用高度相关。取暖日数、煤气方数、发电度数与蒸汽混合费用关系数学模型则表达为： y=＋0.08X2＋0.31X3＋ 用以上方法进行多元混合成本费用分解，函数运算结果（目标数据）和源数据区域建立了自动链接关 系。当源数据变更时，目标数据将根据输入的公式函数自动重新计算得出新的成本费用分解结果。 Excel 小技巧 也许你已经在 Excel 中完成过上百张财务报表，也许你已利用 Excel 函数实现过上千次的复杂运算，也许 你认为 Excel 也不过如此， 甚至了无新意。 但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是 Excel 全部技巧的百分之一。本专题从 Excel2002 中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于 Excel 的别样风 情。 一、建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个 分类下拉列表填充项。 1.在 Sheet2 中，将企业名称按类别（如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等）分别输入 不同列中，建立一个企业名称数据库。 2.选中 A 列（“工业企业”名称所在列），在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车” 键进行确认。 仿照上面的操作，将 B、C??列分别命名为“商业企业”、“个体企业”?? 3.切换到 Sheet1 中，选中需要输入“企业类别”的列（如 C 列），执行“数据→有效性”命令，打 开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下 面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”??序列（各元素之间用英文逗 号隔开），确定退出。 再选中需要输入企业名称的列（如 D 列），再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在 “来源”方框中输入公式：=INDIRECT（C1），确定退出。 4.选中 C 列任意单元格（如 C4），单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后 选中该单元格对应的 D 列单元格（如 D4），单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的 企业名称填入该单元格中。 提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏” 选项，将该列隐藏起来即可。 二、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。 1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中 “类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。 按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称（如“常用文档”）。 2.再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项），在右边“命令”下面任选一项（如“超链接”选 项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资表”等），建立第一 个工作簿文档列表名称。 重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。 3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项 （如“工资表”等） 右击鼠标， ， 在弹出的快捷菜单中， 选“分 配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应 的工作簿（如“工资。xls”等）文件夹，并选中该工作簿文档。 重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。 4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的 相应选项即可。 提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链 接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。 三、让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中，如果想让大于等于 2000 元的工资总额以“红色”显示，大于等于 1500 元的工资总额以 “蓝色”显示，低于 1000 元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。 1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格 式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值 “2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。 2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于 1500，字体设置为“蓝色”；小于 1000，字体设置为“棕色”）。 3.设置完成后，按下“确定”按钮。 看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。 四、制作“专业符号”工具栏 在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己 的“专业符号”工具栏。1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名?如“fuhao1”?并将宏 保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然 后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。 仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。 2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框， 输入名称――“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。 切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专 业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮）。 3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第 2 个秘技的第 1 点对它们进行命名。 4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框， 选中相应的宏（如 fuhao1 等），确定退出。 重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。 5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中 快速输入专业符号了。 五、用“视面管理器”保存多个打印页面 有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。 1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随 后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行（或列）隐藏起来。 2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视 面”对话框，输入一个名称（如“上报表”）后，单击“确定”按钮。 3.将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。 4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮， 工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就 OK 了。 六、让数据按需排序 如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔 画顺序，怎么办？可采用自定义序列来排序。 1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下 面的方框中输入部门排序的序列（如“机关，车队，一车间，二车间，三车间”等），单击“添加”和“确 定”按钮退出。2.选中“部门”列中任意一个单元格， 执行“数据→排序”命令， 打开“排序”对话框， 单击“选项” 按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回， 所有数据就按要求进行了排序。 七、把数据彻底隐藏起来 工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。 1.选中需要隐藏内容的单元格（区域），执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框， 在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；；；” （三个英文状态下的分号）。 2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。 3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返 回。 经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用 Excel 的透明功能也不能让其现 形。 提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以防止别人删除你 隐藏起来的数据。 八、让中、英文输入法智能化地出现 在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便， 何不设置一下，让输入法智能化地调整呢？ 选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到 “输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。 以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法（输入法列表中的第 1 个中 文输入法）自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。 九、让“自动更正”输入统一的文本 你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢？那就往下看吧。 1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。 2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”（也可以是其他字符，“pcw”用小写），在“替换为”下面 的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。 3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的大小写?，然后 确认一下就成了。 十、在 Excel 中自定义函数Excel 函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的 运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数： 1.执行“工具→宏→Visual Basic 编辑器”菜单命令 （或按“Alt+F11”快捷键） 打开 Visual Basic ， 编辑窗口。 2.在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块――模块 1. 3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码： Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function 4.关闭窗口，自定义函数完成。 以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。 提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。 十一、表头下面衬张图片 为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢？ 1.执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的图片后，按 下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。 2.在按住 Ctrl 键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域）中拖拉，同时选中这些单元格（区 域）。 3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮， 在随后出现的“调色板”中， 选中“白色”。 经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）下面就没有衬图片了 （其实，是图片被“白色”遮盖了）。 提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。 十二、用连字符“&”来合并文本 如果我们想将多列的内容合并到一列中， 不需要利用函数， 一个小小的连字符“&”就能将它搞定 （此 处假定将 B、C、D 列合并到一列中）。 1.在 D 列后面插入两个空列（E、F 列），然后在 D1 单元格中输入公式：=B1&C1&D1. 2.再次选中 D1 单元格，用“填充柄”将上述公式复制到 D 列下面的单元格中，B、C、D 列的内容即被 合并到 E 列对应的单元格中。 3.选中 E 列，执行“复制”操作，然后选中 F 列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘 贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E 列的内容（不是公式）即被复制到 F 列中。 4.将 B、C、D、E 列删除，完成合并工作。提示：完成第 1、2 步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除 B、C、D 列，公式会出现错误。 故须进行第 3 步操作，将公式转换为不变的“值”。 十三、快速打印学生成绩条 常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或 VBA 的方法来实现，这对于初学 者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。 此处假定学生成绩保存在 Sheet1 工作表的 A1 至 G64 单元格区域中，其中第 1 行为标题，第 2 行为学 科名称。 1.切换到 Sheet2 工作表中， 选中 A1 单元格， 输入公式： （MOD =IF （ROW ， =0， （） 3） ″″， （0MOD?ROW IF （），3（=1，sheet1！A$2，INDEX（sheet1！$A：$G，INT（（（ROW（）+4）/3）+1），COLUMN（））））。 2.再次选中 A1 单元格，用“填充柄”将上述公式复制到 B1 至 G1 单元格中；然后，再同时选中 A1 至 G1 单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到 A2 至 G185 单元格中。 至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。 3.调整好行高和列宽后，同时选中 A1 至 G2 单元格区域（第 1 位学生的成绩条区域），按“格式”工 具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边 框（如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作）。 4.同时选中 A1 至 G3 单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按住鼠标左键，自 A4 拖拉至 G186 单元格区域，为所有的成绩条添加边框。 按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。 十四、Excel 帮你选函数 在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel 的“搜索函数”功能可以帮你缩小 范围，挑选出合适的函数。 执行“插入→函数”命令， 打开“插入函数”对话框， 在“搜索函数”下面的方框中输入要求 （如“计 数”），然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下 面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。 十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据 有时，我们编辑某个工作表（Sheet1）时，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3??）某个单元 格的内容，可以利用 Excel 的“监视窗口”功能来实现。 执行“视图→工具栏→监视窗口”命令， 打开“监视窗口”， 单击其中的“添加监视”按钮， 展开“添 加监视点”对话框， 用鼠标选中需要查看的单元格后， 再单击“添加”按钮。 重复前述操作， 添加其它“监 视点”。 以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关 信息。十六、为单元格快速画边框 在 Excel 2002 以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel 2002 对此功能进行了 全新的拓展。 单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项， 或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。 单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可 为相应的单元格区域快速画上边框。 提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一 下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按 钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的 斜线。 十七、控制特定单元格输入文本的长度 你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输 入了数字的时候，Excel 就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊！要实现这一功能，对 Excel 来说，也并不难。 例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年 份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有 效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长 度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停 止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法！”和“请输入四位数年份。”字样。 很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel 就会弹出示的警告对话框，告诉 你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧？其实，在 Excel 的“数据有 效性”判断中， 还有许多特殊类型的数据格式可选， 比如“文本类型”啊， “序列大小”啊， “时间远近” 啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的 Excel 展示出与众不同的光彩呢。 十八、成组填充多张表格的固定单元格 我们知道每次打开 Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出 Excel 除了拥有强大的单张 表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因 此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。 那么如何对表格进行成组编辑呢？首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按住 Shift 键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”（如果我们想关联的表格不在一起，可以按住 Ctrl 键进行点 选）。此时，我们看到 Excel 的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑 工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同 一位置都显示出相应内容了。 但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎 么办呢？首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。 这时， Excel 会弹出“填充成组工作表”的对话框， 在这里我们选择“格式” 一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。 十九、改变文本的大小写 在 Excel 中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数。不要以 为 Excel 中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Excel 都有对它编辑的特殊函数。例如 改变文本的大小写。 在 Excel 2002 中， 至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。 它们分别是： “=UPPER （源数据格） ”， 将文本全部转换为大写：“=LOWER（源数据格）”，将文本全部转换成小写：“=PROPER（源数据格）”， 将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，我们在一张表格的 A1 单元格 中输入小写的“excel”， 然后在目标单元格中输入“=UPPER A1） 回车后得到的结果将会是“EXCEL”。 （ ”， 同样，如果我们在 A3 单元格中输入“mr.weiwei”，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER（A3）”， 那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。 二十、提取字符串中的特定字符 除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特别 是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。 如果我们想快速从 A4 单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT（源数据格，提取的字符数）”函 数，它表示“从 A4 单元格最右侧的字符开始提取 2 个字符”输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的 话，则要使用“=LEFT（源数据格，提取的字符数）”函数了。还有一种情况，我们不从左右两端开始， 而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从 A5 单元格中提取“武汉”两个字时，就只须在目标 单元格中输入“=MID（A5，4，2）”就可以了。意思是：在 A5 单元格中提取第 4 个字符后的两个字符， 也就是第 4 和第 5 两个字。 二十一、把基数词转换成序数词 将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数 字在变成序数词都是使用的“th”后缀，但大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、 “nd”和“rd”结尾的。而且，“11”、“12”、“13”这 3 个数字又不一样，它们却仍然是以“th”结 尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松 转换了。不信，请看：“=A2&IF（OR（value（RIGHT（A2，2））={11，12，13}），″th″，IF（OR（value （RIGHT（A2））={1，2，3，}，CHOOSE（RIGHT（A2），″st″，″nd″，″rd″），″th″））”。该 公式尽管一长串，不过含义却很明确：①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的，则加上“th”后 缀；②如果第 1 原则无效，则检查最后一个数字，以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以 “3”结尾使用“rd”；③如果第 1、2 原则都无效，那么就用“th”。因此，基数词和序数词的转换实现 得如此轻松和快捷。 二十二、用特殊符号补齐位数 和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”，那就是将金额中的空 位补齐，或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其实，在 Excel 中也有类似的输入方法，那就是 “REPT”函数。它的基本格式是“=REPT（”特殊符号“，填充位数）”。比如， 我们要在中 A2 单元格里的数字结尾处用“#”号填充至 16 位， 就只须将公式改为“= （A2&REPT （″#″，16-LEN（A2）））”即可；如果我们要将 A3 单元格中的数字从左侧用“#”号填充至 16 位，就 要改为“=REPT（″#″，16-LEN（A3）））&A3”；另外，如果我们想用“#”号将 A4 中的数值从两侧填 充，则需要改为“=REPT（″#″，8-LEN（A4）/2）&A4&REPT（″#″）8-LEN（A4）/2）”；如果你还嫌 不够专业，要在 A5 单元格数字的顶头加上“$”符号的话，那就改为：“=（TEXT（A5，″$#，##0.00″ （&REPT（″#″，16-LEN（TEXT（A5，″$#，##0.00″））））”，一定能满足你的要求。 二十三、创建文本直方图 除了重复输入之外，“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文本组成的直方 图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的 比较效果。 比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E 列”作为直方图中“预算内”月份的显示区，将 “G 列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D 列”的数值，用“Wingdings” 字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下： 在 E3 单元格中写入公式“=IF（D3&0，REPT（″n″，-ROUND（D3*100，0）），″″）”，然后选中 它并拖动“填充柄”，使 E 列中所有行都能一一对应 D 列中的结果；接着在 G3 单元格中写入公式“=IF （D3&0，REPT（″n″，ROUND（D3*100，0）），″″）”，也拖动填充柄至 G14.我们看到，一个没有动 用 Excel 图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方便直观，简单明了。 二十四、计算单元格中的总字数 有时候， 我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣， 需要计算单元格中的总字数。 要解决这个问题， 除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外，还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在 A1 单元格 中输入有“how many words？”字样，那么我们就可以用如下的表达式来帮忙： “=IF（LEN（A1）=0，0，LEN（TRIM（A1））-LEN（SUBSTITUTE（TRIM（A1），″，″，″″））+1）” 该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串，并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的 空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出“空格”的数量，最后将空格数+1，就得出单元 格中字符的数量了。 二十五、关于欧元的转换 这是 Excel 2002 中的新工具。 如果你在安装 Excel 2002 时选择的是默认方式， 那么很可能不能在“工 具”菜单中找到它。不过，我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元 工具”选项，“确定”后 Excel 2002 就会自行安装了。 完成后我们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币 转换的窗口就出现了。 Excel 的其他函数窗口一样， 与 我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目 标区域”，然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的就是“100 欧元”分别转换成欧盟成员国其他货 币的比价一览表。当然，为了使欧元的显示更显专业，我们还可以点击 Excel 工具栏上的“欧元”按钮， 这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。 二十六、给表格做个超级搜索引擎我们知道，Excel 表格和 Word 中的表格最大的不同就是 Excel 是将填入表格中的所有内容（包括静态 文本）都纳入了数据库的范畴之内。我们可以利用“函数查询”，对目标数据进行精确定位，就像网页中 的搜索引擎一样。 比如在所示的表格中，从 A1 到 F7 的单元格中输入了多名同学的各科成绩。而在 A8 到 A13 的单元格 中我们则建立了一个“函数查询”区域。我们的设想是，当我们在“输入学生姓名”右边的单元格，也就 是 C8 格中输入任何一个同学的名字后，其下方的单元格中就会自动显示出该学生的各科成绩。具体实现 的方法如下： 将光标定位到 C9 单元格中，然后单击“插入”之“函数”选项。在如图 18 弹出的窗口中，选择 “VLOOKUP”函数，点“确定”。在随即弹出的“函数参数”窗口中我们设置“Lookup_value”（指需要 在数据表首列中搜索的值）为“C8”（即搜索我们在 C8 单元格中填入的人名）：“Table_array”（指数 据搜索的范围）为“A2∶B6”（即在所有学生的“语文”成绩中搜索）：“Col_vindex_num”（指要搜索 的数值在表格中的序列号）为“2”（即数值在第 2 列）：“Range_lookup”（指是否需要精确匹配）为 “FALSE”（表明不是。如果是，就为“TURE”）。设定完毕按“确定”。 此时回到表格，单击 C9 单元格，我们看到“fx”区域中显示的命令行为“=VLOOKUP（C8，A2∶B6，2， FALSE）”。复制该命令行，在 C10、C11、C12、C13 单元格中分别输入：“=VLOOKUP（C8，A2∶C6，3， FALSE）”：“=VLOOKUP（C8，A2∶D6，4，FALSE）”：“=VLOOKUP（C8，A2∶E6，5，FALSE）”：“=VLOOKUP （C8，A2∶F6，6，FALSE）”（其参数意义同 C9 中一样，不再赘述）。 接下来，我们就来检验“VLOOKUP”函数的功效。试着在“C8”单元格中输入某个学生名，比如“赵 耀”，回车之下我们会发现，其下方每一科目的单元格中就自动显示出该生的入学成绩了。 二十七、Excel 工作表大纲的建立 和 Word 的大纲视图一样，Excel 这个功能主要用于处理特别大的工作表时，难以将关键条目显示在同 一屏上的问题。如果在一张表格上名目繁多，但数据类型却又有一定的可比性，那么我们完全可以先用鼠 标选择数据区域，然后点击“数据”菜单的“分类汇总”选项。并在弹出菜单的“选定汇总项”区域选择 你要汇总数据的类别。最后，如图 19 所示，现在的表格不是就小了许多吗？当然，如果你还想查看明细 的话，单击表格左侧的“+”按钮即可。 二十八、插入“图示” 尽管有 14 大类 50 多种“图表”样式给 Excel 撑着腰，但对于纷繁复杂的数据关系，常规的图表表示 方法仍显得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本 Excel 2002 中加入了“图示”的功能。虽然在“插入” 菜单的“图示”窗口中只有区区 6 种样式，但对于说明数据之间的结构却起到了“四两拨千斤”的效果。 比如要显示数据的层次关系可以选择“组织结构图”；而要表达资金的流通过程则可以选择“循环图”； 当然，要说明各种数据的交*重叠性可以选择“维恩图”。你看，如图 20 所示的维恩图多么漂亮。而且你 还可以右击该图示，调出“图示”工具栏。随心所欲地设置“图示样式库”甚至还可以多添加几个圆环。 二十九、熟悉 Excel 的“从文本到语音” 这是 Excel 2002 中的一个抢眼的新功能。它就是让 Office 软件不仅能写、能算，还要能看、能说。 尽管目前已经有许多软件都致力于文本的机器朗读，但微软的 Office 不论从语音的柔和度和语气的抑扬 顿挫都是其它同类软件不可比拟的。按照 Office 的默认安装，你可能还不能在 Excel 的菜单中找到它，在我们确认安装了“从文本到语 音”的选项后，就可以在 Excel 的“工具”菜单中看到“语音”项目了。如图 21 所示，打开一个表格， 随便选择其中的内容，然后单击“从文本到语音”工具栏上的“朗读单元格”按钮，此时一个带有磁性的 声音就开始一字一句地朗读了。值得一提的是，当碰到标点符号时，Excel 的朗读会自动停顿一会儿，然 后再接着朗读，这一点和其他软件完全不同，笔者认为这样的处理更加自然。 还有一点需要说明的是，如果你想调整 Excel 2002 中语音朗读的速度，可以在“控制面板”中双击 “语音”图标，然后在“文字到语音”卡片上调整即可 三十、Excel 中“摄影”功能的妙用 这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入，因为它的作用竟然是 ――“抓屏”！而且还不是像“PrintScreen”按钮那样“一把乱抓”，而是允许让你通过鼠标进行选择， “指哪抓哪”。 要找到这个功能还不太容易， 我们点击 Excel“工具”菜单的“自定义”选项。 在“命令”卡片的“类 别”中点“工具”，再在命令栏中找到“摄影”按钮，并将它拖到工具栏的任意位置。如果我们想要对表 格中的某一部分“照相”， 只须先选择它们 （图 23） 然后按下“摄影”按钮， ， 这时该选定区域就被“拍” 了下来。然后将鼠标移动到需要显示“照片”的地方（当然，也可以是另一张表格），再次按下“摄影” 按钮，这样刚才被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。当然，和“照片”一同出现的还有“图片”工 具栏。很显然，Excel 是将它作为一幅图片来对待了，我们可随意将它进行旋转、缩放处理。 不过，请各位一定要注意：这可不是一般的照片！你可以试着改动原来被我们“拍摄”下来的表格数 据看看――刷新一下“照片”，结果“照片”中的数据竟然也被同步更新了！ 三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用 也许我们会奇怪，为什么每次打开 Excel，软件总是打开了一个由 3 张空白表格组成的文件组呢？如 果你是专业的会计师、统计师或者谙熟于此的表格高手，就一定会明白，由于计算项目的名目繁多、数据 信息的头绪复杂，单*一张表格往往解决不了所有的问题，多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当 十的制胜法宝。 比如我们首先制作“Sheet1”为“一班学生成绩表”，“Sheet2”为“二班学生成绩表”，然后来到 “Sheet3”，想进行“一班”和“二班”各科成绩的比较以及“年级平均分”的计算。此时我们就可以将 光标定位到目标位置，选择好相关函数。然后在 Excel 弹出的函数对话框中，利用数据列表右侧的“”按 钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了。你看，如图 24 所示，这时函数窗口中就会出现“×班学 生成绩表！××单元格”的字样了。此后，不管我们在源单元格中进行怎样的修改，在“Sheet3”的目标 位置都会适时进行重新计算。 三十二、“驯服”Excel 2002 的剪贴板窗口 Excel 2002 极大地改进了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能，最大可以支持容纳 24 个项目（而 Excel 2000 只能容纳 12 个）。而且，这个剪贴板可以在任何 Office 应用程序之间来回拷贝，所以对于经常需要 拷贝和粘贴的用户来说，确实更加方便。但每次当你连续使用两次“复制”或“剪切”命令时，剪贴板就 会弹出来，和你争夺有限的文档显示空间，让人讨厌。好在，“驯服”剪贴板的方法非常简单。笔者建议，如果你不希望剪贴板总是出其不意地蹦出来，只须点击剪贴板菜单底部的“选项”，清除 “自动显示 Office 剪贴板”复选框上的钩。如果你不希望剪贴板的图标出现在系统任务栏上或随时弹出 来，只须清除掉“在任务栏上显示 Office 剪贴板的图标”和“复制时在任务栏附近显示状态”两个复选 框上的选择。只保留“收集而不显示 Office 剪贴板”复选框前面的钩即可。 当然，在取消剪贴板自动显示功能之后，你还可以随时恢复这个功能。比如我们可以自定义一组快捷 键， 以便随时迅速调出剪贴板。 从菜单中选取“工具”之“自定义”选项， 点击弹出对话框下部的“键盘” 按钮，在弹出对话框的“类别”列表中选取“编辑”，然后，在对话框右上方的“命令”列表中选取 “EditOfficeClipboard”；将光标置于“请按新快捷键”对话框中，并按下 Alt+Shift+C（或者你喜欢的 其他组合），“关闭”对话框。现在，我们只要一按下 Alt+Shift+C，Excel 2002 的剪贴板就会立刻出现 在你面前了。 提示：此秘技也适用于 Word 2002、PowerPint 2002. 三十三、利用公式审核工具查看数据出处 Excel 2002 有一秘密武器――“公式审核”工具，它可以将任一单元格中数据的来源和计算结果的去 处显示得清清楚楚、明明白白。 让我们单击“工具”菜单的“公式审核”选项，并点击“显示公式审核工具栏”。我们仍然借用“给 表格做个超级搜索引擎”一招中的例子，用鼠标选择 C12 单元格。从图 25 中我们可以看到，该单元格中 的结果是通过函数“=VLOOKUP（C8，A2∶C6，3，FALSE）”得出的。因此，数据来源有 3 个：C8、A2 和 C6.所以，当我们单击“公式审核”工具栏上的“追踪引用单元格”按钮后，Excel 立刻用箭头和蓝点指明 了这 3 个单元格的所在（图 25）。当然，如果我们表格中某个数据无效或语法不当的话，也可以点击“公 式审核”工具栏上的“圈释无效数据”按钮来让 Excel 自动帮我们检查纰漏。 三十四、巧用 Excel 2002 的“智能鼠标” 我们知道，滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的“标配”，但当我们滚动鼠标滚轮上下翻页时，你是否想 过我们还可以利用它完成一些其他的功能呢？ 点击 Excel 2002“工具”菜单中的“选项”命令，然后在“常规”选项卡中选中“用智能鼠标缩放” 复选框，点“确定”后，我们再来看看现在的鼠标滚轮都有些怎样的功能： 在“智能鼠标”的默认状态下，上下滚动鼠标滚轮，工作区中的表格会以 15%的比例放大或缩小，而 只有当我们按住 Ctrl 键，再滚动鼠标滚轮时，工作表才会像往常一样上下翻页。另外，如果我们使用了 Excel 的“分级显示”，那么当我们按住 Shift 和滚动鼠标滚轮时，又可以控制各级条目的显示或隐藏了。 当然，还有更多的特殊功用需要各位在实践中慢慢摸索。 三十五、Excel 2002“监视”窗口的应用 如果你创建了一个较大的电子表格，并且该表格具有链接到其他工作簿的数据时，Excel 中的“监视 窗口”可以为你提供很大的帮助。通过它你可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何影响 当前数据的。在“工具”菜单中单击“公式审核”子菜单，然后单击“显示监视窗口”按钮。右击我们想跟踪的单 元格，并在快捷菜单中选择“添加监视点”。这时，“监视窗口”的列表中就出现了被 Excel 监视的单元 格及其公式了。 以后，只要我们双击“监视窗口”中的该条目，被监视的单元格就会不请自来了。 提示： 当包含有指向其他工作簿的单元格被监视时， 只有当所有被引用的工作簿都打开时， 才能在“监 视窗口”的列表中显示出来。 怎样在 Excel 电子表中计算农业投资项目 中央财政在不断加大“三农”资金投入的基础上，对特大防汛抗旱资金、农业救灾资金、农业税灾情减免 补助、农业基本支出等（应急性）资金或（经常性）经费以外的所有农业专项资金逐步实行项目制分配和 管理。近几年来，我们襄樊市级财政预算安排的农业专项资金的绝大部分也已采取了项目制分配和管理形 式。 因此， 农业项目资金管理工作将成为农业财政工作的重要组成部分， 贯穿到农业财政工作的全部过程。 众所周知，某个项目选定后，要组织相关专家对其进行可行性研究论证。中央财政对农业投资项目的 可行性研究报告设定了规范的格式，项目单位申报项目时，须按照这个格式编制项目标准文本。然而，无 论是撰写项目可行性研究报告，还是编制项目标准文本，都涉及到诸如财务净现值、投资回收期、财务内 部收益率等指标的计算、测算问题。用传统的手工方法计算项目的这些财务指标，不仅费时费力，而且还 不准确，误差很大。笔者在这里介绍利用 office 办公软件中的 Excel 电子表函数公式来计算这些财务指 标的简捷方法，过去需要几个小时才能完成的计算量，在这里只需要几分钟即可完成，而且计算结果还十 分精确。 一、两个前提条件 1、编制出项目投资估算表、资产负债表、损益表、流动资金估算表、折旧与摊销表、销售收入及税 收表、财务现金流量表等基本报表。按常规，这些报表应附在项目可行性研究报告或项目标准文本之后一 并上报。 2、在 Excel 电子表中编制以上各种表格，以便运用软件设定的函数公式进行相关财务分析指标的计 算。 二、主要财务指标的计算操作方法 本文以某农业投资项目财务现金流量表的数据为实例，介绍与该表密切相关的净现值、财务内部收益 率、静态投资回收期三个指标的计算操作方法。运用电子表的加、减函数公式，先在该表内计算出净现金 流量、累计净现金流量、所得税前净现金流量三行分年度的数据（详见附表）。在电子表中，该表净现金 流量行第一个年度的净现金流量位置显示为 C21（C 栏 21 行），以次至第十三个年度的净现金流量位置为 O21（O 栏 21 行）。 1、净现值（NPV）的计算。 净现值是指一项投资所引起的现金流入量现值与现金流出量现值的差额， 是反映项目在计算期内获利能力的动态评价指标。它包括项目年度净现值和项目净现值两个基本层次。按 照计算公式，项目年度净现值（P）等于项目当年净现金流量（F）乘以按要求的贴现率（i）计算的相应 年度贴现因数（1/（1+i） n ），这个贴现因数值要到复利现值系数表中去查找。这样，只有在每个年度 （包括项目建设期、寿命期或生产期）的净现值求出来后，才能进行加总求出项目净现值。一般情况下， 项目可行性论证报告或标准文本只要求反映项目净现值，而在电子表中利用 NPV 函数式可以把这一数据一步计算到位，勿需计算年度净现值。当然年度净现值也可通过 NPV 函数式计算。这里着重介绍项目净现值 的计算操作方法： ①在 Excel 中打开财务现金流量表，鼠标点击净现值计算空白行； ②鼠标点击电子表页面上方的“fx”（粘贴函数）按钮，在出现的对话框左方“函数分类”中选“财 务”，在右方“函数名”中找选 NPV，确定； ③在出现的对话框中 Rate 行内输入贴现率 12%（i=12%），点击 Value1 行后的左斜红色箭头按钮，当 前的对话框变成条形框放在页面的左上方； ④鼠标选定净现金流量行 C21 至 O21，条形框内自动显示为：C21：O21； ⑤鼠标点击左上方条形框的左斜红色箭头，条形框还原为对话框，鼠标点击“确定”，净现值计算行 计算结果为 4070.28（万元）。 2、财务内部收益率（或内部报酬率）（IRR）的计算。 财务内部报酬率是财务分析中的另一种方法，它与净现值不同之处，在于它并不是事先选定贴现率， 而是通过计算，找出使项目净现值等于零的贴现率，或者使项目的寿命周期内各年总利润现值之和与总成 本现值之和相等的那个贴现率，因此，它是一个特别的贴现率。其理论计算公式为： ∑nt=1 NBN/（1+i*）n =0 式中：i* 表示某一未知贴现率（即所要求的财务内部收益率），NBn 表示 某项目年度净现值。财务内部收益率表明农业项目能够承受的最高贷款利率，利率大于内部收益率，则项 目亏损；利率小于内部收益率则项目盈利。所以财务内部收益率是评价项目优劣的重要指标。 传统的财务内部收益率计算方法比较繁琐，一般用试算法与插值法相结合求得。具体做法是：先试算 出正、负净现值都是比较接近零的两个贴现率，那么内部收益率一定在这两个贴现率之间。然后用插值法 求得。其计算公式是：内部收益率=偏低贴现率+两个贴现率之差×（低贴现率的净现值/两个贴现率净现 值绝对值之和） 例如：某项目按 25%的贴现率计算得到净现值为 2，按 26%的贴现率计算得净现值为-3， 则该项目的内部收益率为： IRR=25% +（26%―25%）[2/（│2│+│―3│）] = 25.4%；* 这种算法计算 量大，而且不精确。 在电子表中的计算操作方法是： ①在 Excel 中打开财务现金流量表，鼠标点击财务内部收益率计算空白行； ②鼠标点击页面上方的“fx”（粘贴函数）按钮，在出现的对话框左方“函数分类”中选“财务”， 在右方“函数名”中找选 IRR，确定； ③鼠标点击对话框 Values 行后的左斜红色箭头按钮，对话框变成条形框放在页面的左上方； ④鼠标选定净现金流量行 C21 至 O21，条形框内自动显示为：C21：O21； ⑤鼠标点击左上方条形框的左斜红色箭头， 条形框还原为对话框， 在对话框 Guess 行内输入贴现率 12%， 确定，IRR 计算行内计算结果为 27.47%. 将每期的净现金流量加上当期上缴的所得税，计算出所得税前净 现金流量，然后，用同样的方法计算出所得税前财务内部收益率为 33.43%.3、投资回收期的计算。 投资回收期又称投资返本期，通常是指项目投产后，以每年取得的净收益累计后将初始投资全部回收 所需的时间。其一种计算公式是： 投资回收期= 累计净现金流量开始出现正值的年份数-1+上年累计净现金流量绝对值/ 当年净现金流 量 从现金流量表可知，该农业项目投资回收期=7-1+ |-721.01|/ .32 年（包括 3 年建设期）。 投资回收期还有其它计算方法，当然计算起来又很麻烦了，这里不再赘述。 用 EXCEL 计算银行还贷 现如今，从银行贷款购车买房，已经是很多人实现自己梦想的一种流行做法，特别是有较相对稳定收入的 工薪一族，只要交了首期，每月定期等额付银行一定的款项，就可以拥有自己的私家车和房子，提前拥有 高质量的生活水平。 购买者每月等额付款，都知道这个款项里包含了部分本金和利息，从付款的第一个 月起到最后一个月，这个数字都相同，但对大多数人来说，并不太清楚每个月的还款额是怎么得来的。如 果想提前还贷， 就更加搞不清楚了。 其实我们很多人正在使用的 OFFICE 套件中的 EXCEL 中， 就提供有 PMT、 IPMT 和 PPMT 函数来计算银行还贷，利用它们你可以很容易计算出自己的还贷款额，每月还给银行的利息 以及本金等内容。 1 计算每月等额还款额 EXCEL 中提供的 PMT 函数是基于固定利率及等额分期付款方式， 返回投资或贷 款的每期付款额。利用 PMT 函数可以计算出每月偿还的款额。 1.1 PMT 函数的使用格式 PMT（rate，nper， pv，fv，type） Rate 为各期利率，是一固定值。 Nper 为总投资（或贷款）期，即该项投资（或贷款） 的付款期总数。 Pv 为现值，即从该项投资（或贷款）开始计算时已经入账的款项，或一系列未来付款当 前值的累积和，也称为本金。 Fv 为未来值，或在最后一次付款后希望得到的现金余额，如果省略 fv， 则假设其值为零（例如，一笔贷款的未来值即为零）。 Type 只能用数字 0 或 1，用以指定各期的付款时间是在期初还是期末。如果省略 type，则假设其值 为零。 1.2 说明 PMT 函数返回的支付款项包括本金和利息，但不包括税款、保留支付或某些与贷款有关 的费用。 应确认所指定的 rate 和 nper 单位的一致性。例如，同样是四年期年利率为 12% 的贷款，如 果按月支付，rate 应为 12%/12，nper 应为 4*12；如果按年支付，rate 应为 12%，nper 为 4. 1.3 银 行还贷计算示例 假如你购一套 200，000 元的房子，首付 30%后，你的贷款本金是 140，000 元，10 年按 揭付清（至 0），按目前银行商业住房贷款利率，10 年是月利率是 4.2?。 在 EXCEL 电子表格的某单元中， 输入： =PMT（0.，，0） 回车确认后，所得的值 1487.66 元，就是你每月等额还 款的数字，它包括了本金与利息。 输入公式中的 0.0042 是月利率，如果是年利率，要将年利率除以 12 转换为月利率；10*12 是还款的总月数；140000 是贷款的本金；第一个 0，指还完所有本息后其最后值就 是 0；第二个 0 表示期末付，银行多设置为期末付。 除了用于贷款之外，函数 PMT 还可以计算出别的以 年金方式付款的支付额。例如，如果需要以按月定额存款方式在 10 年中存款 ￥50，000，假设存款年利 率为 6%，则函数 PMT 可以用来计算月存款额： PMT（6%/12， 10*12， 0， 50000） 等于 -￥305.10 即 向 6% 的存款帐户中每月存入 ￥305.10，10 年后可获得 ￥50，000. 2 计算各月偿还的利息 EXCEL 中的 IPMT 函数是一个基于固定利率及等额分期付款方式， 返回投资或贷款在某一给定期次内的利息偿还额的函 数，利用 IPMT 函数可以计算各月偿还的利息额。 2.1 IPMT 函数的使用格式 IPMT（rate，per，nper，pv，fv，type） Rate 为各期利率，是一固定值。 Per 用于计算其利息数额的期次，必须在 1 至 nper 之间。 Nper 为总投资（或贷款）期，即该项投资 （或贷款）的付款期总数。 Pv 为现值，即从该项投资（或贷款）开始计算时已经入账的款项，或一系列未来付款当前值的累积和，也称为本金。 Fv 为未来值，或在最后一次付款后希望得到的现金余额。如果 省略 fv，则假设其值为零（例如，一笔贷款的未来值即为零）。 Type 只能是数字 0 或 1，用以指定各期的付款时间是在期初还是期末。如果省略 type，则假设其 值为零。 2.2 说明 应确认所指定的 rate 和 nper 单位的一致性。 例如， 同样是四年期年利率为 12% 的 贷款，如果按月支付，rate 应为 12%/12，nper 应为 4*12；如果按年支付，rate 应为 12%，nper 为 4。 在所有参数中，支出的款项，如银行存款，表示为负数；收入的款项，如股息收入，表示为正数。 2.3 各月利息计算 按以上例子（即贷款 140000 元，10 年还清，月利率 4.2?）来计算各月的利息。在 EXCEL 的 A1 填上“第 N 月”，B1 填上“第 N 月偿还利息”，然后在 A2 到 A121 分别填上 1～120，表示第 1 个月 到第 120 个月。 B2 单元中输入： =IPMT 在 （0.0042， 10*12， A2， 140000， 0） 回车确认即可得出-588.00， 0， 即第 1 个月的利息为 588.00 元。 如何用 Excel 和银行对账 在对账前，首先，应加计累计银行存款余额；然后，检查银行存款收支凭证的完整性；最后，准备好上月 银行存款余额调节表和空白的银行存款余额调节表、银行对账单等。 一切就绪后，把银行对账单导入 Excel，按需要整理好数据。按 Ctrl 键选定日期栏、支票号码栏、凭 证号栏、借方发生额栏（单位支出）、贷方发生额栏（单位收入），依次“点”选数据→筛选→自动筛选 （本文所述“点”、“选”均指左键单击）。完成以后，选定栏后都添了一个“三角符号”。 “点”支票号码栏后的“三角符号”， “选”“自定义”选项，弹出自定义筛选方式窗口，选“包 含”选项，输入支票号码后四位，“点”确定会自动筛选出其对应的支票金额，然后在对应凭证号栏输入 其记账凭证号：“点”贷方发生额栏后的“三角符号”，会发现下面有许多数据，根据记账凭证的银行收 款金额“选”定数据，然后在对应凭证号栏输入其凭证号；同理，“点”日期栏选定其中任一时间，可以 筛选出当日的全部银行存款收支。显然，支票号码栏是用于筛选银行支票发生额的，贷方发生额栏是筛选 单位收入的，借方发生额栏是筛选单位支出的，而日期栏是按日期筛选单位收支的。 理解以上用法后，可以根据完整的银行存款记账凭证，灵活运用上述方法将凭证号输入对应的对账单 发生额前的凭证号栏内。 为便于理解，现举例说明如下：银行记账凭证 1 有三笔业务都发生于 2005 年 6 月 1 日，现金支票（支 票号码 ）付款 10000 元、财政拨款 50000 元，购买支票 120 元。 对于第一笔现金支票付款 10000 元，“点”支票号码后的三角符号，“选”“自定义”选项，在弹出 自定义筛选方式窗口中选“包含”然后输入支票号后 4 位（4712），“点”确定，所有发生额随之消失， 只剩下 4712 号支票发生额，在凭证号栏输入“1”。需要说明的是，之所以只输入后四位，是因为输入后 三位有可能筛选出两笔以上的发生额，而输入后五位或六位会加大工作量。 对于第二笔财政拨款 50000 元，“点”贷方发生额栏后的三角符号， “选”50000，将 50000 元的业 务筛选出，或“点”日期栏后的三角符号，选 6 月 1 日，筛选出 6 月 1 日的银行业务。如果收支业务复杂 可以综合运用上述两种方法， 即在筛选出日期的基础上， 再筛选出 50000 元的贷方发生额， 或在筛选出 50000 元贷方额的基础上，再筛选出 6 月 1 日发生的 50000 元贷方收入。 对于第三笔购买支票业务，可参照第二笔业务，在此不再详述。根据以上方法，我们可以较省时省力地将银行存款收支筛选一遍。 这里，要强调几点注意事项： 1.利用支票号码筛选时一定要选“包含”，因其最省时省力； 2.在“方法”与“方法”转换前，一定要还原为全部业务（“点”选全部），否则，就只会形成在第 一种方法的基础上再运用第二种方法的综合法； 3.一定要有凭证号栏， 每筛选一笔业务都要输入相应的凭证号， 并根据相应的凭证号与银行进行对账。 4.在完成检查并改正了错漏之后，再次“点”凭证号，“选”空白。这些空白的就是未达账项，把上 期的未达账项剔除，剩下的就是本期的未达账项。 鉴于单位间的差异，在实际工作中不应对上述方法照搬照套，而应具体情况具体分析，在理解的基础 上不断创新，不断发展。 excel 快速录入小数的技巧 在工作中笔者要经常录入大批保留三位小数的数据表，数据范围为 0.001～100.000，由于大部分数据集中 0.001～0.010 之间，这样输入一个数据就需要击键 5 次，录入速度比较慢。能不能提高输入速度呢？经过 研究， 笔者发现通过对数据格式进行重新定义可大大提高录入效率， 如输入“0.001”只需输入“1”即可， 下面是具体的实现方法和步骤： 方法一：自动设置小数点 1. 选定需要输入数据的单元格； 2. 在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“编辑”选项卡； 3. 选中“自动设置小数点”复选框； 4. 在“位数”框中，输入小数位数，本例中输入“3”； 5. 单击“确定”按钮，开始输入数据。 编辑提示：“位数”框中可输入正数，也可以输入负数。例如，如果在“位数”框中输入“3”，然 后在单元格中键入“1”，则其值为“0.001”。如果在“位数”框中输入“－3”，然后在单元格中键入 “1”，则其值为 “1000”；在选择“自动设置小数点”选项之前输入的数字不受小数位数的影响。 方法二：自定义数据格式 1. 选定需要输入数据的单元}