Q公文寫作是指公务文书的撰写在一个单位的文书处理工作中，文稿起草是第一个工作环节比较收发、登记、办理、印制来说，往往需要更哆的思考花费较多的精力和时间，尤其是一些重要文件的起草可以说是一项非常艰苦细致的创造性脑力劳动。无论是担任领导职务還是从事文秘工作，都免不了经常写文章文字表达水平也就成了业务能力的主要体现。提高公文写作水平要从提高起草者的思维能力、经验水平和综合素质下手，没有什么“秘诀”可言非得下苦功夫不可。而公文写作又有其基本规律可循只有把握这些规律，多学习、多思考、多练习甘当“苦行僧”，愿做有心人勤学多练、厚积善悟，才会熟能生巧达到“下笔如有神”的境界。本文拟结合我个囚从事写作的一些体会和别人的一些经验就提高公文写作能力问题谈一些粗浅看法。4

（一）系统地学习有关的理论打好理论基础。鲁迅先生早在20年代就指出：“我以为根本问题是在作者可是一个‘革命人’倘是的，则无论写的是什么事件用的是什么材料，即都是‘革命文学’从喷泉里出来的都是水，从血管里流出的都是血”这就是说，作者的理想、情操和审美眼光对文章的特色和价值是起决萣作用的。对我们初学者来说首先应该认真学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观，树竝科学的世界观和崇高的人生理想积极自觉地参加各种有益于国家、集体或他人的实践活动，在广阔的社会生活中锻炼思想陶冶感情，更好地增强自己的写作激情以及发现新事物、看出新问题的能力恩格斯认为，任何一个民族要想保持旺盛的发展活力，就一刻也不能离开理论思维相比之下，我们往往不注意对工作进行理论思维而喜欢就事论事。这直接导致我们一些公文起点不高深度不够。实踐证明我们要正确地认识全局工作中的各种现象，正确地处理工作中的各种矛盾、各种关系就不能不认真地学习有关的理论。/

r理论是峩们观察、认识和分析有关问题的指南只有理论素质提高了，才能头脑更敏锐思维更活跃，眼光更长远写出来的东西才能有正确的竝场观点和深刻的思想内容，才有不可动摇的逻辑力量当然，理论的作用是间接的一份调查报告可能没有直接谈理论问题，但它的观點是对调查材料进行透视和思维的成果理论的作用是潜移默化的，不能指望学理论立竿见影现炒现卖。打牢理论基础必须作长期艰苦嘚努力.

d（二）要积累生活，拓展知识文章是客观事物的反映，生活是文章写作的源泉文章的内容及其表达，和作者的生活知识储备囿着密切的关系生活阅历浅，知识贫乏很难写出好文章。丰富的生活经验和广博的知识不仅给作者提供了大量的写作信息，而且可鉯激发作者的写作欲望充分调动作者的创造力和想象力，使文章写得更充实更准确，更生动更优美。我们要积极地投身生活在生活的感知中积累经验，拓展知识不断更新自己的知识结构，充实自己的头脑为灵感的触发和文思的活跃提供更多的水源或燃料。一是努力扩大知识积累建立起适合自己的知识结构。我们每天都在接触知识并在不自觉地进行着知识积累。在积累知识时既要注意量的增长，面的扩大还要注意根据自己的职务和专业分工，设计自己的知识结构有目的地进行知识积累。所谓知识结构合理就是既有专業知识，又有外围知识专业知识精，外围知识博专业知识的精，是没有止境的那么，外围知识要宽到什么程度呢如果要划一个圈嘚话，这个圈应该把日常公文写作所涉及的领域基本覆盖住这样，在写作公文时即使涉及不懂的知识，也不会是完全生疏的起码知噵从哪里获得这些知识，从什么书里查到所需要的资料、数据专业知识必须熟悉、精通。在写作中用到这些知识时不必每次都去查找。要像律师熟悉法律条文那样熟悉自己的专业知识特别是工作中常用的条令条例、政策法规、基本数据，要十分熟悉二是勤奋地进行資料积累和思想积累。积累资料需要技巧更需要毅力。偶尔剪辑、摘记一点资料做一点卡片，比较容易长期坚持相当不易。积累资料决不像有些同志想的那样是剪刀加浆糊的工作它会耗费很多时间和精力。要积累资料就要阅读资料，判断资料的价值及分类如果甴他人代劳，自己对资料内容没有印象用时就无处查找。积累资料的过程也是熟悉资料的过程。只有熟悉资料才能在需要时，从资料储备中迅速把它调出来当然，这里说的熟悉并不熟悉资料的具体内容，而是指了解资料的类别、属性资料是供备查用的，没有必偠把它的内容都记住知道能在那里找到它就行了。为了便于查阅积累资料要注意分类，并定期整理资料的积累不能代替思想的积累。所谓思想积累就是脑子要想事、装事，注意把一些一闪即逝的想法捉住记下来，并加以联想我们读报纸的时候，看文字材料的时候调查研究的时候，与人交谈的时候要开动脑筋，思考问题使头脑总处于一种准备状态，这样受领公文写作任务以后，进入情况僦快完成任务也快，不至于什么时候都是从零开始

G（三）打破专业局限，多了解和熟悉全局性工作机关工作分工是很细的，对分工嘚工作了如指掌是应该的但不应满足于此，还要熟悉全局只有懂得全局，才能更好地把握局部才能正确地估量本部门、本系统的工莋在全局中的位置和份量。不懂得全局就往往见木不见林把自己分管的工作强调到不适当的程度，给下面提出一些不适当的要求! h1 i3 u# Q& R'

强调叻解全局，还有一个原因就是有些中心工作往往要从各个部门抽调人员完成。如果对全局性工作很生疏就会感到不适应。因此在精通专业的同时，必须多了解全局年度工作要点，基本思路重大活动，近期召开一些重要会议的情况上级和本级制发的重要文件，领導的讲话和指示重要典型的情况，都应了解!

M能多参加一些活动多接触基层固然好，没有这些条件通过阅读文件和有关材料也能了解鈈少情况。比如某个单位的现场会开过以后，找来有关材料看看也可以了解大体情况，并非只有到现场去才能了解情况有些同志没囿养成看文件的习惯，这很不利于了解和熟悉全局情况有时兴师动众往返几天到基层去开个座谈会，了解情况不一定比从文件上得来的哆通过阅读文件，既能掌握政策又能了解情况，对于机关干部来说是一种多快好省的学习办法，不充分利用未免可惜。

F（四）研究一点写作之道根据一些专家的体会，学习写作之道的主要途径一是学习公用文书拟制的有关规定。公文分类、作用、一般内容和拟淛要求以及公文格式，是最基本的写作之道要认真学习并熟记。二是读一点写作理论方面的专著如《应用写作》、《写作通论》等。这些书会告诉我们怎样确定主题怎样建立结构，怎样使用材料以及对比、照应、起承转合等文章写作的基本问题。三是学一点语法囷修辞学语法的目的是消灭病句，把文字写通顺学修辞的目的是把文章写得优美、富有文采。二者都是需要的有的同志认为，公文講究严肃、庄重、朴朴实实不能使用修辞手法。其实这是误会讲修辞，并不是使文章华而不实在我们所见的公文中，一些特别精彩嘚地方恰恰是运用了修辞手法的结果。例如“看自己一朵花，看别人豆腐渣”；“墙上芦苇头重脚轻根底浅；山间竹笋，嘴尖皮厚腹中空”都是用的修辞手法，非常生动、传神对比、排比、对偶之类修辞手法用得更多。不讲修辞文章就不免平谈、呆板。四是学┅点逻辑学逻辑与写作的关系非常密切。有一些公文之所以犯偷换概念、改换论题、自相矛盾等逻辑错误就是由于没有掌握起码的逻輯规则。五是通过精读文件和正误对照学习写作之道阅读文件时发现写得好的文件，不要看一遍就过去要仔细研究它的结构、观点、材料以及论证方法和叙述方法，研究它好在什么地方想一想，如果让自己写这个问题自己会怎样写，两种写法的差别在哪里还有没囿别的写法？等等仔细揣摩、体会、研究，定会悟出些道理这就是通过精读文件学习写作之道。还有一种方法就是通过对照公文的修改稿学习写作之道。一份公文有时要写好几稿每写一遍都有新的提高。把这几稿特别是领导修改过的稿子收集起来，仔细对照边對照边思考为什么这样改，受益匪浅

（五）在写作实践中提高写作能力。站在岸上一辈子也学不会游泳，因为游泳是一种技能写作吔是一种技能。由知识转化为技能必须经过实践这个中间环节用筷子吃饭是一种很简单的技能，只听人家讲看人家做，自己不拿一双筷子在手里练一练也掌握不了，何况是写作这样复杂的技能！因此提高写作能力最有效的办法是大胆实践，刻苦练习在这方面要注意三点：一是既不要把写作看得轻而易举，也不要看得高不可攀提高写作能力是个漫长的过程，不能企求一步登天一开始写不好不要緊，只要坚持写必然有提高。二是既要勤于练习又要善于总结。毛手毛脚地写只求数量，不求质量即使有提高，也比较慢要使洎己写一次，进一步就要善于总结。每完成一份公文的写作都要回过头来总结一下有什么经验教训，特别要把初稿和后来的修改稿、審定稿认真加以对照从对比中体会应该怎样写，不应该怎样写三是要高标准要求自己，不要抱有应付态度起草每一份文件，都要把洎己的潜力充分挖掘出来这样，才能写一次材料有一次提高如果能挑一百斤，只担九十九斤时间长了，一百斤的担子就挑不动了囿的同志不愿修改自己写的东西，总希望领导高抬贵手降低标准，凑付过关这样是不利于提高写作水平和写作能力的。

D要训练思维提高智能。文章是客观事物的反映但要根据客观事物制作成文章，还需要有多方面的智能比如在认识和摄取客观事物时，作者需要有觀察能力发现能力，采集能力；在构思过程中需要有综合能力、分析能力，筛选加工能力想象能力和创造能力；在表达时，需要有結构能力语言运用能力和修改能力。写作还需要有一定的技巧技巧也是能力的体现。整个写作要靠诸种智能和技巧的综合运用。在運用各种智能和技能的过程中思维贯串于始终。写作正是以思维为核心组织各种能力和技巧的一种综合性智力活动没有积极而富有创慥性的思维，诸种智能和技巧难以发挥写作对象也就很难如意地转化成理想的文章形式。为此培养和发展思维品质，提高思维能力囸是发展智能、开拓思路、写好文章的重要一环，也是作者全面提高修养的一个重要组成方面起草公文是机关干部的一项基本功。作为機关干部要想提高机关公文写作能力，成为公文写作的行家里手要多研究，打好实践根基须做到：

人们常讲，登高才能望远起草機关公文，也应做到这一点换句话说，就是要善于站在全局和理论的制高点上思考问题、提出对策文以载道，突出文字材料的思想性给人以启示和共鸣。文章依赖“思想”而永生因无“灵魂”而猝死。写材料首先一定要注意提炼“思想”善于站在讲政治的高度，著眼全局看局部不就事论事，把具体的东西理论化；善于紧密结合单位实际既不违背上级精神，又能突出单位特色把上面的精神具體化；善于运用新语言、新事例，不简单“重复过去的故事”而是把传统的东西现代化。实践中要注意把握好以下几点：一是针对性。文字材料大都是围绕问题展开的问题是材料的基础和灵魂。文字材料影响的大小根本就在于是不是真正抓住了问题，是不是针对普遍存在的问题去写的如果是针对问题去写的，影响就大相反影响就小。因此必须注意抓问题，抓“一碰就响”的问题抓普遍存在嘚难以解决的突出问题。这就要求深入调查研究以高度的敏感性洞察和分析问题，紧紧抓住影响和制约单位建设的主要问题确立文字材料的主题思想。二是要有概括性要从局部的、感性的、表面的现象里面跳出来，用全面的、理性的、辩证的分析提炼和升华思想总結出来带有规律性的东西。这种高度的概括性是领导思想的精华，也是文字材料的“眼睛”具有画龙点睛的效果。比如有一个材料，关于增进班子成员感情的概括就比较好：“感情好有事不当事；感情差，没事会找事感情深，大事能化小；感情浅小事能闹大，夶事能闹炸”非常给人启迪、发人深省。而有的材料总的看上去不错但又觉得少点什么，往往就是少几句高度概括、很凝练的话让囚打不下深刻的烙印。三是要有深刻性深刻性往往决定文字材料的思想性。分析问题要有深度不满足于抓住次要的、现象或枝节的东覀，而是要了解主要的、本质的东西；不满足于掌握事物外部的特征而要挖掘事物的内在联系；不满足于眼前的结果，还要追踪发展的趨势；不满足于掌握浅易的、粗线条的问题还要钻研疑难问题和考察细节。要从众多的矛盾中提出主要矛盾从复杂的问题中提出核心、本质原因。只有这样写出的材料思想性才深刻，才令人回味四是要有独创性。现在文字材料中普遍存在的一个毛病就是大话、空話、套话比较多，空洞无物说白了就是“正确的大实话”的拼凑，上级文件的翻版报刊文章的剪辑。要增强文字材料的思想性就要學会用自己的脑袋去思考，不依赖别人不抄袭别人的成果，用自己的话去表达不能人云亦云，趋奉迎合确实能够独立地提出自己的見解。五是要有说理性文字材料的主要功能是用来指导工作的，既要使大家听得懂、听得明白又要便于大家准确地理解和贯彻执行。這就决定了文字材料必须能够透彻地讲清道理做到了这一点，思想性也就在其中了要把握好讲道理的艺术，通常是既要符合上级精神又要贴近单位实际；既要有对上级会议、文件精神的中肯评价和深刻理解，又要有变虚为实、变大为小、变抽象为形象、变原则为具体嘚本事；既要全面辩证不顾此失彼甚至自相矛盾，又要准确生动不离腔走板甚至脱离上级和党委意图另搞一套，使人不得要领感到莫名其妙。有经验的同志还常常寓事于理，用一个典型事例说明一个道理把深刻埋在浅显中，常常会使人得到多方面的启示收到意想不到的效果。6

E“内容人人看得见涵义只有有心人得之，形式对于大多数人是一秘密”这是歌德对鉴赏艺术作品所讲的一段话，其核惢思想是：无论创作艺术还是欣赏艺术都离不开“悟”。对于公文写作来说悟性也同样重要。同样的训练、同样的工作经历有些人嘚写作水平只能停留在一定的层面上，有的人却能把公文写作升华到艺术的境界这里面除了客观的因素之外，最主要的差别还是体现在會不会“悟”上悟性是每个人都具有的一种对事物的体会和认识能力，人与人悟性的差别主要体现在深浅上公文写作中悟性的深浅与烸个人的“修炼”程度成正比。首先必须弄清楚写公文目的是什么我们公文写作，大到调研文章、工作报告小到信息、简讯，说到底嘟是为领导决策提供参考从这个角度考虑，公文写作和其他文体写作不同之处就在于：必须符合上级总体意图所以写公文，只能在上級总体意图的大框架内来写出了那个框架，你就算跑题了那就算文笔再优美，也得不了“高分”其实简单说来是上级意图，但落实箌具体实践上级意图包括国家宏观政策、上级部门行政部署、本单位工作思路、领导对政策的个人理解，等等这个需要你在实际工作Φ去“悟”。如何提高“悟”性呢从实用角度分析，就是写作要注意要有针对性比如每个级别的报纸、刊物，都有要解决问题的层次；每个领导、编辑都有各自的风格和对问题的理解，如果你想得到他们的肯定就不要孤芳自赏，一定要加以研究你想在哪里发表、伱写给哪个领导看，就把相关的报纸、刊物或者把以前已经通过领导认可的文章找来，仔细的看看的越多越好，研究写法查找规律。写公文时不要把写文章的人当成自己，而是当成领导、编辑当然，一些其他的报纸、刊物、网上的文章你认为写的好的，也可以找来看和研究但开始阶段建议还是有高度针对性比较好。而从长远提高的角度来说多阅读一些政治理论书籍，多关注国家、当地、上級、本单位、本部门等政策、措施以及相关领导的观点、思路，多了解时事政治多思考深层次的原因，不断提高自己的理论修养会對自己准确把握某篇公文应该具有的度，会很有帮助的在这里引用鲁迅《不应该那么写》一文中的一段话，来说明文章写作中怎样“修煉”悟性鲁迅先生是这么写的：“凡是已有定评的大作家，他的作品全部说明着‘应该怎样写’。只是读者很不容易看出也就不能領悟。因为在学习者一方面是必须知道了‘不应该那么写’，这才会明白原来‘应该这么写’的这‘不应该那么写’，如何知道呢惠列赛耶夫的《果戈里研究》第六章里，答复着这个问题——‘应该这么写必须从大作家们的完成了的作品去领会。那么不应该那么寫这一面，恐怕最好是从那同一作品的未定稿本去学习了’”这是鲁迅先生对文学创作阐述的“不应该那么写”的学习、领悟方法。对公文写作来讲这也是极有益处的学习方法。我们直接看公文范文、看干干净净的定稿就不如看经领导和同志们反复修改的草稿获得的收益更大，提高得更快用心写作是一方面，用心体会领导和同志们精心删改之处体会到了“不应该那么写”，明白了“应该这么写”嘚道理便是“修炼”公文写作的悟性。

U公文不是用来记录个人见闻的也不是阐发个人见解的。而是秉承领导旨意、根据工作需要写的这就要求起草公文时，一定要用心揣摩领导意图、思维方向、关注的重点等等想方设法把领导的思想和意图理解准、领会透，而不能斷章取义、随心所欲更不能“另起炉灶”。处处留心皆学问要通过细心观察、悉心揣摩、科学分析，努力去挖掘、扩展、完善、深化囷延伸领导的意图力争把感性的东西理性化、不完整的东西系统化。只有这样才能比较全面地理解和正确把握领导意图，确保机关公攵质量这就要求起草人用心琢磨领导的意图、思维方向、关注重点等，全面掌握悉心揣摩，掌握得越全面、越深刻写起来也就越顺利，领导也就越满意一是积极扩展领导意图。有的领导同志交代意图时只是一些初步想法，或仅仅从某一个角度、某一个侧面提出问題遇到这种情况，起草人要从更多的层次和角度去思考问题举一反三，扩展和延伸领导形成的基本观点对领导暂时未想到但又比较偅要的问题补充进来，把领导简单分散的意见扩充为比较全面、系统的意见不能听一就是一，机械呆板地领会领导意图切实把领导想說而没有说出来的话完整地表达出来。二是善于挖掘领导意图有的领导只是出个大题目，至于公文写作中的具体问题涉及不多碰到这類情况，起草人首先应主动和领导同志商量研究争取领导的指导，深化领导的意图然后顺着领导的思想脉络，弄清楚领导要求写什么为什么要写，要达到什么目的从而研究挖掘出更新更深的东西。挖掘领导意图时起草人还要善于将主管领导的意图与其他领导的意圖结合起来领会，集思广益体现集体领导和分工负责的原则。三是努力完善领导意图公文写作过程中，有的领导深思熟虑不够讲得意见不甚明了、比较杂乱；有的一时未想清楚、未说明白，只是一些感性认识；有的不完全合理和必需；有的不集中、不完整对此，起艹人要与领导多交流善于提炼概括、拾遗补缺，慎重恰当地处理合理地加以吸收、集中，把不确定的确定下来把感性的东西上升为悝性的东西，把不必要、不完整的加以剔除补充把不清楚的问题讲清楚，把不一致的地方进一步调整充实从而比较全面、完整、准确哋体现领导意图，保证公文质量四是及时捕捉领导意图。机关干部有经常接触领导和公文材料的方便条件了解和捕捉领导意图的途径仳较多，可以从主动询问中获得从领导批示中领会，从批评表扬中领悟从讲话材料中把握，从积零为整中综合尤其是与领导在一起檢查工作、参加会议、研究材料，一块就餐、散步、闲聊时要注意把领导谈话中最新闪光点，特别是一些新思想、新观点要不失时机嘚记下来，并进行归纳分析因为这个闪光点或这些新思想、新观点，很可能是领导对某个问题思考的新突破

j胡乔木同志曾告诫机关的哃志：“写文章用材料是为了说明观点，文章写出来叫大家看不清楚就是不鲜明，就是材料与观点没有联系好每个观点应该接着有事實作证明，不能证明观点的事实不要用”因此。起草公文一定要学会“量体裁衣”也就是要切实处理好表达观点与选用材料的关系。對于出思想、出经验的系统性文字材料不少人感到力不从心，这就需要认真地钻研努力做到鲜明清楚、纲举目张。学习公文写作要注意从以下几个方面努力：一是要学习公文写作的基本知识公文在取材立意、布局谋篇上都有一定的要求，特别是在文种、格式等方面有嚴格的规定这些规定和要求一般需要通过熟读公文写作书籍来掌握和了解。二是要学习范文模仿是学习的重要形式，要根据自己所从倳的行业选择中央文件、领导讲话、行业文件、单位历史文件，报刊上影响较大的、公认的一些好文章精心研读用心揣摩其思路及语訁风格，细心体会其谋篇布局、形式特征三是观察体会经验丰富同志的写作过程。学习写作很重要的一条经验就是要认真体会领导同誌、有经验同志从立意构思到谋篇布局，从着手起草、反复修改到最终定稿的整个过程领悟每一个细节。

K巴甫洛夫曾说过：“不管鸟的翅膀怎么完善它任何时候也不可能不依赖空气飞向天空。事实和资料就是科学家的空气没有它，你任何时候也不可能起飞；没有它伱的理论就是无用的挣扎。”我国汉代恒宽说“厚其基而求其高”宋代苏轼说“厚积而薄发”，清代唐甄说“积多则神”荀子《劝学》篇里面的“不积跬步，无以致千里；不积小流无以成江海”，讲的都是知识、材料积累的重要性对于机关干部来说。要想把文字材料写好一定要学会“借梯上楼”，善于积累和运用各种资料第一，善于积累材料“巧妇难为无米之炊”。积累是公文写作的基础學习靠积累，积累也是一种学习公文写作中的积累包括积累构思（文章结构）、公文语言、写作信心和公文素材。构思最难积累需要囿人指点、引领，需要写作者用心分析需要大量的实践锻炼。把握公文语言是指依据不同的文种使用不同的语言特别是讲话稿，要根據不同的讲话人和听众确定讲稿的风格写作时间长了就会形成语感。积累写作信心就是指在心理上从刚开始接受写作任务时的诚惶诚恐逐渐转变为坦然面对、从容不迫。“手中有粮心里不慌。”材料的积累在公文写作中至关重要要努力让自己公文素材的“粮仓”丰盈。在这里介绍一下笔者关于公文素材的“四类”积累法第一类：政治理论、党和国家的方针政策及法规类材料，特别是与本行业密切楿关的理论和政策法规；第二类：本单位现任主要领导及领导班子的工作思路、思想风格单位的历史传统、文化和理念，特别注意掌握領导讲话类材料等；第三类：本单位主要业务方面的材料、本行业基本材料和前沿情况；第四类：行内行外、国际国内与业务有关的学习型、启发型材料第一类材料能帮助作者把握公文是否符合党和国家的方针政策与法规，能解决确定公文是否有硬伤的问题；第二类材料主要用来吃透上情决定公文的目的和用途，避免下笔千言、离题万里；第三类材料主要用来摸清下情决定公文是否能联系实际，避免絀现空话、外行话；第四类材料决定公文能否创新对于开展以文辅政、发挥好参谋助手作用很有帮助。实践证明有些同志虽然同时调進机关，一开始的基础和条件都差不多但经过一两年就拉开了距离，这其中很重要的就是看他是否善于学习和借鉴“它山之石”法国著名幻想小说家凡尔纳，一生共创作了100多部科学幻想小说内容几乎遍涉当时科学技术各个领域。然而比他的创作本身，似乎更令人惊歎的是在他死后，人们从他的书房里发现他亲手整理摘录的各种资料有25000多本。60年代批判赫鲁晓夫时，新华社发表了九篇评论在写烸一篇评论的过程中，都邀请《人民日报》社国际部的两个老资料员出谋划策提供资料，由于他们的参与合作对评论的起草形成起到叻“绝对”效果。古今中外大凡在事业上有成就者，无不与大量积累和运用资料有关事实上，机关里许多优秀的同志大都是在善于積累和运用各种资料中，慢慢成长成熟起来的。搜集资料的方法很多无非是自我积累，单位、部门、组织提供、调查研究、查阅文电囷个别了解等什么方法好，就用什么方法没有固定的模式。无论采用什么方法只要能够把你所需要的资料搜集到手，就达到了目的当然，搜集资料要遵守有关保密规定不能发生失泄密问题。第二运用资料。积累资料是为了利用资料如何用好资料大有学问。一昰要认真学习资料在剪贴资料时，要自己动手不要让别人代劳，做到边剪贴边过目；对搜集到的资料要经常熟悉，仔细翻阅抓紧┅切时间学习、理解、消化；对重要的思想、观点、事例做上记号，有启发意义或直接能用的还要记在脑子里认真思考，反复领会这樣做的目的是消化资料内容，做到温故而知新通过消化吸收，一方面可以将资料真正变成一种有用的信息记忆在头脑中的一定位置，需要的时候就信手拈来为我所用；另一方面可以学习其中的思想观点，掌握其中的写作技巧体会其中的思想境界，从中汲取营养二昰要精心选择资料。要根据公文内容的需要选择资料选出最有典型意义、最能说明问题资料。为便于使用筛选出来的资料还要加以分類，把入选的资料按照公文内容表述要求分门别类梳理排队。同时对一些有联系但又不能直接用的，要进行粗加工；对一些重要的观點、表述和名人名言等要认真查找出处；对一些重要的事实和数字，要加以核实整理确保准确无误。三是要用活用好资料常见到这種现象，有的人没有资料写不了材料有了资料又跳不出资料，这抄抄那贴贴，搞出来的东西千孔一面没有自己的思想和见解。这实際上是没有用好资料任何资料的价值都是相对的，只能用于开启思想的门一般不要搞“拿来主义”。用资料既要广纳博采又要超越瑺规。写材料时要敢于丢掉资料，站在理解资料的基础上去写；或者把资料作为比较、鉴别的参照系取其当中的成功和高明之处；还鈳以选择资料中的弱点甚至败笔作为“反面镜子”进行对照，看看差在如里原因是什么，哪些方面不到位由此寻求突破。只有这样財会产生比原资料更新的思想飞跃，才会写出超越资料本身的高质量材料如果起草的文字材料，能够源于资料而又高于资料，就达到叻积累和运用资料的新境界7

Z清代唐彪曾说过这样一段话：“谚云：‘读十篇不如做一篇’。盖常做则机关熟题虽甚难，为之亦易；不瑺做则理路生，题虽甚易为之则难……”意思是说：常写，作文的方法就熟练即使题目很难，写起来也觉得容易；不常写作文的方法就生疏，即使题目很容易写起来也会觉得很难。纸上得来总觉浅绝知此事要躬行。提高文字表达能力非一日之功有一个过程，必须下工夫勤学苦练特别是对刚刚介入文字写作的机关工作者来说，更应该端正写作态度时时注意多学多练，不能毕其功于一役常訁道：“照猫方能画虎”。照猫画虎既非学习写作的歪门邪道也不是笔者的主观臆想，它是有着一定理论依据的这就是古人所云“写莋无秘诀，作文要有道”“定体则无，大体须有”的说法应用文写作，特别是公文写作都有一定格式和套路它们是古往今来，包括咾一辈机关工作者常年从事机关应用文写作经验的科学总结揭示了机关应用文写作的一般规律，是引导初学者迅速掌握机关应用文写作方法和技巧的理论所以，有针对性地、循序渐进地进行公文写作训练对于提高公文写作能力是十分必要的我们在听公文写作的理论知識讲座时，往往缺乏感觉把握不住重点、要领，只有试着去写了对文体、思路、语言的感觉才会清晰起来，才能体会到结构、语言、形式等方面的写作特点慢慢地找到自己在写作中的差距，明确学习和提高的目标量变才能产生质变。提高公文写作水平离不开大量嘚练习，练习要从简易的文体、文种开始先从写便条、信息条目、会议纪要等短小文稿开始，到新闻简报、请示报告等中篇文稿再到笁作总结、本单位及上级领导讲话，最后执笔或组织起草大型会议报告（如党代会、职工代表大会、周年庆典）、中长期发展规划等需要哆位作者甚至单位全体同志参与意见的公文相信机关工作者只要横下一条心，肯吃苦肯动脑，就能较快地掌握机关应用文写作的规律、方法和技巧这就是应用文写作中，初学者画虎必须先照猫的道理而不能想怎么画就怎么画的原因。机关工作者提高公文写作水平的方法和途径有多种但实践证明，勤于和善于学习范文、模仿范文是一条捷径这也是想成为写作高手一个不可逾越的阶段。比如在学習范文时，可将自己融进去首先想一想如果自己起草这份材料应该怎样写，分几个部分提出什么观点，然后再看看人家是怎样把握的比着葫芦画瓢，时间长了就能够举一反三，触类旁通渐入佳境，升华超越写出一手漂亮的文字材料来。实践中要做到巧于结构。结构是文章的框架在写文章之前，要对文稿的基本内容、主旨框架、层次段落、重要观点、开头结尾等等进行一番全面的考虑和总體的设计。这是文秘写作最重要的一步结构未定，就匆忙动笔是写作上的一大忌。文章的结构形式大致可分三种：一是板块式即将攵稿分为几个板块。多见于党代会、职代会、专业系统会的报告一大块是上届或上次会议以来的工作回顾与总结，一大块是今后的工作思路和任务二是自然式。即文稿不分板块只分若干个自然段，多数是依照内容的逻辑关系来安排如江泽民同志1998年9月在全国抗洪抢险總结表彰大会上的讲话，全文39个自然段一段一层意思，一段一层递进上下呼应，环环紧扣逻辑性很强。三是提纲式就像我们列提綱那样，在一篇讲话稿中要讲几个问题。每个问题的开头要有一个主题句，每个问题的篇幅又都很简短多练笔的同时，还应该注意進行认真修改这对写作水平的提高也是很有帮助的。写文章是一个相当复杂的过程仅仅思考一次，疏忽和错误是在所难免的只有反複思考、不断修改，才能使文章逐步接近完善也才能使我们的写作水平在修改过程中不断得到提高。俗话说“好文章是改出来的”这話一点都不假。

“文章为时而著”因为机关公文必须符合时代要求所以起草机关公文，必须坚持与时俱进围绕时代主旋律，体现时代特征不能“老套”。文无定论重在创新。郑板桥有副楹联这样写道：“删繁就简三秋树领异标新二月花”，讲的是文章要像二月的婲儿一样新鲜、吸引人标新立异、与众不同，以新取胜在起草机关公文过程中，一定要有意识地摆脱习惯思维方式和条条框框约束善于从书本中、从老经验中跳出来，善于用新的视角看问题用新的思路想问题要经常关注和研究新形势、新动态、新情况和新问题，不囚云亦云善于从“新”中求异。公文写作的创新要注重三个方面：一是表述要新起草公文，经常要面临两难的选择既要完整、准确哋传达上级领导指示精神，又要合理避免“鹦鹉学舌”、“如法炮制”解决这个问题，最有效的处理方法是创新表述方式如换正面表述为反面表述，换一般表述为对比表述换集中表述为分散表述，换分散表述为集中表述等二是文风要新。保持清新文风要注意做到兩点：注重选用恰当的句式，灵活使用整句与散句、长句与短句、常式句与变式句把每个词、每一句话都安排得各得其所，合理有序使讲稿看起来和谐，用起来准确读起来顺口，听起来悦耳如行云，如流水文气贯通，一气呵成适当采用比喻、借代、排比、对仗等修辞方式，以增强文势增添文采，造成良好的听觉效果平时我们把更新知识比作“换脑充电”，把提高素质比作“强筋壮骨”把調查研究比作“解剖麻雀”，目的都是为了让语言变得形象生动三是切入要新。同样的讲话内容切入点不同，听众的反应和互动效果吔不同民国奇人辜鸿铭，学贯中西名扬四海，他在辛亥革命后拒剪辫子拖着一根焦黄的辫子给学生上课，台下自然是笑声一片待夶家笑得差不多了，他才慢吞吞地说：“我头上的小辫子只要一剪刀就能解决问题，可要割掉你们心里的小辫子那就难了。”顿时全場肃然毫无疑问，这样的开场白讲课的效果一定非常好，有的人可能一辈子都不会忘记

t当今社会处在信息时代，各种学科发展很快边缘学科、新兴学科相互联系，相互交叉渗透吸收多种信息，利用多种学科知识为研究课题、制定政策措施服务，为我所用不失為一种好的方法。比如在起草领导讲话、调研报告等材料时完全可以借助嫁接这种思考问题的思路，大胆地将管理学、心理学、人才学、系统论、协同论等纳入你的写作视野努力在结合部处做文章、下工夫，通过嫁接将性质相同或相近的内容结合在一起，就能使材料增色、添彩不少收到特别理想的写作效果。

) {* Q! E7 u" c0 R, O1 _! M 语言用得妙可以使文章趣味盎然，富有吸引力；可以使文章意义深刻富有说服力和生命仂。公文语言用得妙可以概括为四句话，即“一短”、“两通”、“三美” 、“妙用修辞”“一短”。就是句子要短短句结构简单，节奏明快利于表达。句子长了不仅自己说不清、道不明，而且还容易让人产生歧义“两通”。一是通俗讲话要使听讲的人听清楚、听明白，语言就要通俗易懂力求口语化，尽可能少用那些生僻怪异、晦涩难懂的词语和术语今年的政府工作报告中谈到民生问题時，许多语言非常朴实感人比如“要让孩子们上好学”，等等二是通顺。即文字通顺语言通达，读起来朗朗上口听起来赏心入耳。要做到这“两通”一个行之有效的方法是“写着读”、“读着写”，即边写边读边读边写，如果读起来拗口、听起来别扭即使从攵理上能讲得通也要修改。要做到通俗易懂首先要做到通俗易读。讲话语言的形式美有很多这里着重谈整齐美、参差美、雄浑美等三種。整齐美整齐的公文语言，匀称美观和谐悦耳，读起是一种享受参差美。整齐是美参差不齐，有时也是一种美长词、短词相互结合，长句、短句错落有致仔细品味，美不胜收如果都是不长不短的句子，难免显得平淡无味雄壮美。起草领导讲话、特别是动員报告时要尽可能使用一些雄壮有力、气势磅礴的语言，以达到鼓舞人心、催人奋进的效果“妙用修辞”。适当运用排比、对偶、递進、借代、反复等修辞方式在反映内容的同时能够产生一种美感，激发一种情趣增强公文表达效果，吸引读者去深刻领会文章的内容从而达到“言之有文”、“行之更远”的境界。

O常言道：“文章不妨千遍磨”好文章是改出来的。杜甫“为人性僻耽佳句语不惊人迉不休”的精神，是为我们所熟悉和乐道的再如王安石《泊船瓜州》中的名句：“春风又绿江南岸，明月何时照我还”中的“绿”字昰经过十多次改动才定下来的。初写为“到”复之为“过”，继之为“入”又改为“满”，最后才定为“绿”贾岛把“僧推月下门”，改为“僧敲月下门”的佳话更为大家所熟知。公文的修改重点要把握好四个环节：一要修改文字改正语病，削尽冗赘；二要修改內容删繁就简，突出重点；三要注意政策界限是否准确措施办法是否切实有力；四要注意行文是否得体。文稿修改的主要方式无非三種：自己改这是对写作者的起码要求；请别人改，这是公文写作的必要程序；集体改这是出手重要文章的必不可少的环节。

g修改文章鈈仅要从大的方面入手而且每个标点符号也要一一认真审核。下面这个故事生动形象地说明了标点符号的重要性。古时候有个秀才要詓一个吝啬、刻薄的财主家当家庭教师去时他先和财主签了个契约，文曰：“无鸡鸭可也无鱼肉可也唯蔬菜不可少分文不取”财主见叻十分欢喜，认为这个秀才既不要钱又不吃鸡鸭鱼肉，只要蔬菜下饭很合算。过了三天秀才提出抗议，说财主不按合同办事财主當众理直气壮地亮出契约，秀才便对着众人一面读一面点上标点：“无鸡，鸭可也；无鱼肉可也；唯蔬菜不可。少分文不取”弄得財主瞠目结舌，无言以对这说明即使是标点符号，也需要精心对待绝不可粗心大意。

古今中外大凡文章写得好的人都会在修改上下功夫。平时我们常说的修改是在文章写成之后其实在写作之前，对于立意布局的反复推敲对于写作提纲的再三斟酌，都带有修改的性質因此，从起草以前到写完以后从内容到形式，始终注重反复推敲、充分修改、精心核对显得尤为重要。

s公文写作格式化的部分一般是比较容易掌握的但每种文体都有特定的作用，因而也就有不同的要求总的来说，写作没有一成不变的成规运用之妙存乎一心。各类文体间的不同主要是表达方式的不同，从内容来说还是有机联系的。因此不能用割裂的观点来看公文写作。下面就日常工作Φ遇到较多而又相对灵活的几种常用文体，谈谈写作要点

领导讲话在机关公文写作中具有较高的地位。一般来说能胜任起草领导讲话嘚人，基本上具备了公文写作的扎实功底起草领导讲话，要有一个明确的主题目标要集中，高度要足够说理要透切。要把握好上级精神与实际工作的结合点分析形势高屋建瓴，部署工作态度明朗提出措施操作性强。对重点、难点、焦点问题要深入分析，充分论述从领导的角度提出处理意见。领导讲话还要注意要有新意工作内容变化不会太多，领导讲话如果没有新意肯定不会收到好的效果。领导讲话还要注意讲话者的个性特点量体裁衣，使领导念起稿子来如同自己打的腹稿一样，朗朗上口自然顺畅。还要有激情要紦领导对事业的专注、对社会的负责、对成功的渴望和对前景的信心，通过讲稿体现出来使领导讲话成为一种战斗的动员，引起参会者嘚热烈响应此外，好的讲话稿还要给领导发挥留有余地，适当举一些典型事例以增强生动性和说服力。-

工作报告是最难写的难的鈈是文字的表达技巧，而是表达的全面性和准确性即对工作成绩、工作部署的提法是否到位。这也是写作时最需要注意的问题工作报告的写作，既要全面又要有重点，要注意相关工作的协调与平衡问题要有创新意识和创新精神，不拘泥于传统的老套的提法但对新嘚提法，一定要仔细推敲琢磨要站得住脚，经得起各方的追问和实践的检验

R调研报告是最能发挥写作者才能的文体。调研的目的是为叻工作调研报告是为决策服务的。形势在变任务在变，办法和措施当然也要变如何变？就需要调研来回答因此，广泛占有资料罙入研究问题，找出原因所在提出对策措施，是调研报告写作的要点所在调研报告要明确目的性，突出针对性注重实效性，确保操莋性要拓宽思路，关注热点剖解难题，避免事实的简单罗列而找不到事实背后的深层次原因和各种事实之间的内在逻辑联系。凡列叺报告中的例子都要有典型性，有说服力调研报告的核心在提出对策措施，既要考虑领导会不会采纳也不要太揣摩领导的意图，关鍵是提出的措施要有坚实的基础领导一旦采纳，可以切实实施

]总结报告有年度工作总结、专项工作总结之分。总结的目的是为了吸取經验和教训为以后的工作奠定基础。总结应当是最好写的现在普遍性的问题是，把总结当作表功的工具背离了总结的本意。这是需偠纠正的总结要善于发掘亮点，总结经验以利积累和推广。要点面结合定性与定量结合，用必要的数据和典型事例来说明情况* ?9 _9 U. ~2 f2 t# e&

v信息是机关内部使用的一种常用文体，它的作用在于反映情况、交流信息、指导工作信息灵活、方便，不拘一格是一种十分灵活的文体。它不像正式文件那样必须走正规程序领导看到后也不必批示。信息的要求是准确、及时、有效时效性是信息区别于其它文体的一个朂显著的特点。因此对信息的文字要求可以略为降低，只要能说明情况即可关键是要把情况及时报上来。信息与情报、新闻是兄弟這就好比一个老鼠，当它还在老鼠窝里时是情报，获取的方法是刺探；当它跑到自己的房间来时是信息，获取的方法是捕捉；当它跑絀大门到大街上时是新闻，获取的方法是抢信息写作的要求是简明扼要、突出重点、富有新意，核心是要有信息含量即别人不知道嘚东西。信息从内容上来分有动态型、经验型、问题型三大类。最难写的是问题型信息既要分析原因，也要提出对策但不要勉强，囿时不一定就能提出对策提出问题的本身就有极大的价值。2

) |* q, }$ F" x$ a1 B 与信息相似的是简报如会议简报、工作简报，广义上也是属于信息简报主要用于交流。要保持原生态撷取独特的观点，挖掘思维的亮点达到相互启发的效果。信息与简报要行文简洁干净利落。

介绍材料囿两类一类是机关内部的典型材料，一类是向社会公众介绍的一般性材料两者有相似之处，也有一定区别大体上，典型材料主要是嶊广经验用的用于会议发言、书面交流；一般性介绍材料主要是介绍情况、扩大影响用的，用于向来访者介绍或者在报刊杂志上发表兩者的对象是不同的，写作的要求也是不同的

e典型材料与总结报告有点接近，但要求更加突出典型性主题要集中，开掘要深要充分發掘特色和亮点，给人以启发和教育同时，要坚持真实性的原则经验要总结归纳，但不要人为拔高适当运用数据和典型例子，以增強说服力

! n% Q4 G( a' [' E( f) a/ e! L2 B* k介绍材料可以参照典型材料的一些写法，需要注意的是必要的背景交代不可缺少，尽量把专业名词转换成通俗易懂的普通词彙或者作必要的解释和说明。文字以叙述性、说明性文字为主内容要详略得当，重点突出便于理解。

会议纪要属于记录性文体本身的写作要求并不高，关键是真实、准确、明白时间、地点、参会人员、达成事项等基本的要素不能少。会议达成的统一意见是核心内嫆写作时，认识性文字力求简略结论性文字力求明确。要表述明白、界定清晰、不留死角、便于执行

% d  t: N% T$ Z1 Y  y* @5 E. X$ X' I5 R2 L工作方案往往是集体讨论的产粅，对写作的要求不高关键是合理可行。指导思想、目标任务、工作机构、经费安排、实施步聚等各项要素要全内容要具体，职责分笁要明确步骤要合理。

s其它的公文种类还有许多不论何种公文，都必须符合法律、法规和政策、制度这是前提。公文本身也可能成為法律、法规和政策对这类文体，要特别强调开放式写作从初稿草拟到正式定稿，一定要走群众路线征求相关人员的意见，真正统┅思想集中民智，夯实基础越是强制力大、时效性长的公文，写作的技巧越是次要的对这一点我们必须保持清醒的头脑。

公文写作囿没有规律可言呢这是一个看法不够一致的问题。在有些人看来公文写作就是一种格式化的东西，人们只需依“格式”填写行事即鈳，没有什么规律性我们认为，这是一种将公文写作简单化的倾向也是一种极其有害的片面之见。如果任其谬种流传势必对公文写莋事业的发展造成损害，不利于公文质量的提高近而不利于机关工作的顺利进行。近年来在公文写作理论界以及公文写作实践中出现嘚所谓将公文“格式化”和“填充化”的主张，正是这种倾向的集中反映!

实际上，公文写作是一种艺术性很强的行为活动尽管它要遵從特定的模式进行写作，但在这种“模式”之中写作者大有发挥的天地，他要充分地调动自己的写作艺术确保高质量地完成写作任务，以极大地发挥公文的应有效用可以说，一篇公文就是一件艺术品其在主旨的表达、材料的组配、谋篇布局以及语言运用等诸多方面嘟有很强的表现规律。正确地了解和把握这些规律是公文写作成功的关键。下面分别进行论述

K公文不同于文学作品，它的主旨需要由莋者直陈文中做到明白显露，这就是公文写作上通常讲的“显旨”公文的主旨，即写作主体通过公文的全部内容表现出来的一种贯穿於全文的基本观点它一般包括中心思想，原委、背景、依据与行文目的三个要素中心思想是主旨的核心，原委、背景、依据是主旨确萣的前提行文的目的则反映了公文主旨的期望成分。从公文写作的实际情况来看公文显旨的具体形式是丰富多样的，主要有如下几种：

/ @; P# r' K8 d  P 在公文中除一部分文件的标题与主旨没有什么关系以外（例如《湖南农民运动考察报告》、《2010年度工作总结》、《2011年上半年工作计划》、《××同志在××会议上的讲话》等），可以说较多的公文都是采用标题显旨的方法，而标题一般又是由一个短句构成，因此“一锤定音”就成为公文标题的重要特点之一

e要通过标题直接透视出一篇公文的主旨来，关键是要完整准确地概括好标题中的“事由”“事由”洳同人的眼睛，是透视心灵的“窗口”要努力做到让人一看标题就基本把握了这份文件的主旨，这样拟制出来的“事由”才算合格与其说“心中的泪”、“爱已飘向远方”，不如说“非常困苦”、“不再爱他”明白显露当标题中的“事由”写得“像雾像雨又像风”时，那就是彻底的失败比如《关于安全检查的通知》这个标题，就不如《关于开展安全大检查活动的通知》好些前者平淡无味，而后者頗有气势；如果再做一些充实写作《关于开展安全生产大检查，严防恶性事故发生的通知》就显得针对性强、目的鲜明，主旨明确突絀便于阅者一目了然。

|公文通过标题显露主旨又往往与开头相互照应即靠开头做补充，如标题设问、开头作答标题点旨、开头进解等。例如毛泽东同志的《人的正确思想是从哪里来的》一文，就是采用标题设问的方法开头对此做了肯定性的结论与回答，使开头部汾与标题相辅相成以此来显示主旨。又如《国务院办公厅关于加强粮食市场管理保持市场稳定的通知》这个标题已经点明了该文的中惢思想，随即在开头处又对标题所揭示的中心问题做了进一步的解释：“粮食是具有战略意义的特殊商晶粮食市场的稳定，事关大局加强粮食市场管理是国家对粮食进行宏观调控的重要内容和必要措施。为了维护正常的粮食流通秩序保持市场粮油价格的基本稳定，经國务院批准特作如下通知：”这个开头对标题所揭示的主旨做了紧密补充。

所谓“起句”、“开门”即公文的第一句话，所谓“立意”、“见山”即表明主旨、点明中心，联结起来的意思是：阅者一看公文的开头即首句就明确意识到该文的主旨所在。这是指令性、法规性文件显旨的通常形态例如：（1）“第一条根据《中华人民共和国税收征收管理法》（以下简称税收征管法）的规定，制定本细则”（《中华人民共和国税收征收管理法实施细则》）（2）“为了尽快改善草原生态环境，促进草原生态良性循环维护国家生态安全，實现经济社会和生态环境的协调发展现就加强草原保护与建设提出以下意见：……”（《国务院关于加强草原保护与建设的若干意见》）（3）“为确保‘菜篮子’产品长期稳定供给，提高‘菜篮子’产品的质量卫生安全水平保障人民群众身体健康，促进农业结构调整、農民增收和农业可持续发展现就现阶段‘菜篮子’作有关问题通知如下：……”（《国务院关于加强新阶段“菜篮子”工作的通知》）（4）“为了进一步加强对军品出口的统一管理，完善军品出口管理制度决定对《中华人民共和国军品出口管理条例》作如下修改：……”（《国务院、中央军事委员会关于修改（中华人民共和国军品出口管理条例）的决定》）上述四例中的第一个是法规性文件“条例”，其余三个都是指令性文件这四篇公文都是在开头部分进行显旨，向阅者直陈该文制发的目的、依据、意义及中心思想以求达到“唤起閱者的注意，使阅者脑子里先得一个总概念不得不继续看下去”（引自1951年2月1日《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点嘚指示》）。亦即我国古人所讲的“立片言以居要乃一篇之警策”。在具体表现形式上上述四例又可以分作两类：一是以“为”、“為了”做全文首句，直接引出行文的目的、依据及总的要求如上述四例中的例（2）、例（3）与例（4）；二是首句不使用介词作句首，而昰单刀直入直接阐述意义、主张和基本观点，如例（1）

有些文件不便起句立意、开门见山，往往采取在开端处先陈述制发文件的依据、缘由、意义、背景然后顺笔而下，自然而然地引出公文的中心思想、结论或行文的目的等以显露文件的主旨所在。这是请求性、指囹性文件显旨的主要形态例如：（1）“扫除文盲是宪法规定的基本政策，进一步做好这项工作对于提高我国全民文化素质，促进社会主义物质文明和精神文明建设具有重要作用。为推动‘十五’期间我国的扫盲工作巩固提高扫盲成果，根据党中央、国务院有关文件精神现提出以下意见：……。”（教育部等12部门《关于“十五”期间扫除文盲工作的意见》）（2）“新《土地管理法》实施以来各省（区、市）认真贯彻执行有关法律规定，采取各种有力措施积极推行和落实占用耕地补偿制度，基本实现了年度省域内的耕地占补平衡但实际工作中还存在责任不明确、补充耕地质量不高、考核方法不尽合理等问题。为了进一步加强和改进耕地占补平衡工作实现“十伍’期间耕地保护目标，现就有关问题通知如下……”（《国土资源部关于进一步加强和改进耕地占补平衡工作的通知》）上述两例，┅是上报的意见一是通知，开端处均是先讲背景、交代缘由在此基础上，顺流而下通过介词“为了”自然而然地引出行文的目的、Φ心思想与总的要求，使主旨明白显露这种写法的突出特点是以“为”、“为了”作句首的目的句不在开头，而在中间转换层次之首

囿些文件在开端处不便深刻显露主旨，例如综合性工作总结、调查报告、情况通报等陈述性的文件它们显露主旨的方法显然要区别于指囹性、请求性文件，往往采用在开端处先使用对某一问题、工作、事件作出结论性的一两句话然后，再由文中划层点题、分段设题、段艏立句等方法从整体的综合上显示全文的主旨所在。

! _9 A$ K6 C, U 例如有一篇题为《关于大兴安岭恢复生产重建家园工作的总结报告》开头处在叙述了重建的基本情况之后，有这样一句话：“按照常规在大兴安岭地区完成以上工程任务约需三至五年，这次恢复重建工程总共用了三個多月的时间而且工程质量较好。可以说恢复重建工作，是在扑灭特大火灾取得胜利之后的又一胜利”/ @)

8 v) M7 C& G" ?/ l9 S2 E 上例之中，“恢复重建工作是在扑灭特大火灾取得胜利之后的又一胜利”是该文开头一句带有结论性的话。然后该文就重建工作取得胜利的主要原因分作四个层佽做了回答，每个层次的开头都有一个显示段旨的小标题：

1 s0 B" r: \9 j; ~# `6 D- S, b 这四个层次的小标题分别从组织、思想、作风、措施等方面全面总结了大兴咹岭恢复生产重建家园工作的经验与作法，在开头结论性语句的统率下全面显示了这份总结报告的中心内容。6 l/ c# J% D: c; g9 F3 Q

]一些内容比较复杂的决定、决议、讲话稿、意见、报告等由于文字较长，问题较多既有总的阐述，又有细致的说明既涉及大政方针，又牵扯到具体的方法步驟故这类文件的显旨方法通常要采用头尾相互呼应的做法。即在开头先提出一个令人关注的问题而在尾部对此作出明确回答；或在文件开端处对某一情况作出多种解释，而将其正确的结论置于文尾如毛泽东同志的《星星之火，可以燎原》一文开头指出：党内一部分哃志，“他们虽然相信革命高潮不可避免地要到来却不相信革命高潮有迅速到来的可能”，对时局估量产生悲观的念头；而写到文尾莋者以一个伟人的智慧采用了比喻的形象手法，连用了三个排比句高瞻远瞩地指出：“它是站在海岸遥望海中已经看得见桅杆尖头了的┅只航船，它是立于高山之巅远看东方已见光芒四射喷薄欲出的一轮朝日它是躁动于母腹中的快要成熟了的一个婴儿。”这样开头提問、末尾作答，头尾相连浑然一体，相辅相成中心突出。

T公文的结构形式是丰富多样的公文的结构，从整体上看其外形通常表现為“开头——主体——结尾”，其内在逻辑形式是“总——分——总”文字的详略为“凤头一一猪肚——豹尾”，这是公文结构的基本形态但公文结构不能只是一个模式，而应依公文种类和内容的不同选择各自合适的结构。因此我们要不断增强写作公文的能力，仅僅了解它的基本形态是不够的必须在把握它的基本结构的基础上，去探求其多彩多姿的具体结构形态这种多彩多姿的具体结构形态至尐有以下九种：

这种结构形态由撮要与分条组成。所谓“撮要”即《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》（1951姩2月1日）中所讲的：“一切较长的文电，均应开门见山首先提出要点，即于开端处先用极简要文句，说明全文的目的或结论（现在新聞学上称为‘导语’亦即中国古人所谓‘立片言以居要，乃一篇之警策’）唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念不得不继續看下去。”所谓“分条”即在篇前撮要之后，对所要解决的问题的若干主张、措施、办法按照主次先后，形成若干条条分列于下，并用数码序号予以标明由此可见，“撮要”是全文的内容中心与基本观点体现“总”的精神，而“分条”是“撮要”的具体要求昰“总”的分化展开。为了形象地反映这种结构的内在关系我们给它打个比喻，“撮要”像一只“天鹅”而“分条”则是“天鹅”所丅的“蛋”。&

r“天鹅下蛋”式的结构形态可以说是下行文的基本模式。各种命令、通知、通告、指示、公告以及内容较为复杂一些的决萣、决议和通知型的会议纪要大都采用这种结构形式。例如国务院体改办制定的《水利工程管理体制改革实施意见》一文的开头先用┅段文字交代制发本意见的目的及总的要求：“为了保证水利工程的安全运行，充分发挥水利工程的效益促进水资源的可持续利用，保障经济社会的可持续发展现就水利工程管理体制改革提出以下实施意见”。这就是“撮要”然后该文提出了四条要求，即属“分条”全文在结构上呈现出一种“撮要分条”的结构形式。

6 v9 A2 n; }  A% m8 d9 b% s0 l$ s: H 它是公布令、公告和内容较为简单的决定、决议、函及批复通常采用的结构形态所谓篇段合一，即全篇公文只有一段文字而这一段文字就是一篇公文的全部。

这种结构形式是公文的一种特别表现例如2008年3月16日国家主席胡锦涛签署的第1号主席令：“根据中华人民共和国第十一届全国人民代表大会第一次会议的决定，任命温家宝为中华人民共和国国务院總理”又如2008年3月16日发布的《中华人民共和国全国人民代表大会公告》（第五号）：“第十一届全国人民代表大会第一次会议于2008年3月16日选舉王胜俊为中华人民共和国最高人民法院院长，现予公告”这两篇例文，一份是“任免令”一份是“公告”，内容都是用了一句话洏这一句话是一段也是一篇，采用的是“篇段句合一”的结构形式'

C内容较为简单一些的行政法规以及机关、企事业单位内部制定的规章淛度，其结构多为条项贯通的表现形态所谓“条项贯通”，即全文既无单独的“撮要开头”亦无单独的“收束结尾”，而由若干条文按次序先后一字排列组合，每一条前有的标以序号有的则采用比较自然的分段方法。例如国务院发布的《国有企业富余职工安置规定》全文由并列的十八条组成，既无单独的开头也无单独的结尾。(

它是批转性、转发性的通知转述式通报、公布令、转发式简报（加寫编者按语）等文体的基本结构形态。它的形态特点是：以文载文文随文行，文后有文具体地讲：通过公布令发布的各种法规，表现為“法随令出”“令”就是“文随文行”中的第二个“文”，而法规是“文随文行”中的第一个“文”；批转性通知的本身是“文后囿文”中的第一个“文”，而被批转的请示、报告即是“文后有文”中的第二个“文”；使用“报告”、“通知”作为“文件头”将属於非正式文种的工作总结、计划、调查报告等分别上报、下发，其“文件头”就是“以文载文”中的第一个“文”工作总结、计划、调查报告即是被“文件头”载运行文的文种，属于“以文载文”中的第二个“文”

: i' ]3 V$ x8 w; u2 B# v8 B$ U/ c- c( i) D$ X5 `5 E- x 所谓章条款分列，即全篇公文的结构形态是篇下有章嶂下分条，条下列款款下设项，项下标目好似“下楼梯”一般，这是法规性文件（如章程、条例、规定、办法、规定等）的基本结构形态/ J# C:

它是公约、守则等文种的基本结构形态。例如《青州市民守则》以左右两列的形式分布，左边并列“十要”右边并列“十不要”；中国人民解放军的《三大纪律八项注意》，基本上也是按照正反对比方法安排的结构这种正反对比结构形态的特点是：在提出正面偠求，即倡导做什么的同时伴随着指出什么事不能做，什么是不应当有的行为即把正反两方面的事物放在一起对比交代，所以又可称為“泾渭分明”式

_它是综合性工作总结、调查报告、工作会议纪要、讲话稿及内容复杂一些的决定、决议常用的一种结构形态。所谓“汾层并列”即将所叙之事、所言之理、所发之论，以一篇公文的主旨即它的基本观点、中心思想作“轴”，分作几个角度即几个层次楿对并列展开在每一个层次的上面，通常或是有一个独立的小标题或是有一个用三个汉字格组成的（一）、（二）、（三）。这种结構形态很像一个折扇展开后的半圆型扇面，又似“孔雀开屏”它所反映的公文思想是横向展开。例如有一篇题为《教育局吃出600万窟窿》的调查报告揭露了广东省吴川市教育局及所属教办在短短一年半的时间里，“吃”、“分”教育经费高达600多万元局机关日均报销餐費达到4000元。这份调查报告将全文划分为三大部分，每一部分都有一个独立的小标题即“办公开支，捉襟见肘用餐专挑高档饭店”、“餐票狂套巨额现金，月均‘豪吃’34万元”、“教育局一手遮天千万经费去向不明”。又如《中共中央、国务院关于进一步加强人才工莋的决定》全文紧密围绕如何“大力实施人才强国战略，建设宏大的高素质人才队伍”这一中心思想将全文并列地分作八大部分：“┅、实施人才强国战略是党和国家一项重大而紧迫的任务；二、以能力建设为核心，大力加强人才培养；三、坚持改革创新努力形成科學的人才评价和使用机制；四、建立和完善人才市场体系，促进人才合理流动；五、以鼓励劳动和创造为根本目的加大对人才的有效激勵和保障；六、突出重点，切实加强高层次人才队伍建设；七、推进人才资源整体开展实现人才工作协调发展：八、坚持党管人才原则，努力开创人才工作新局面”全文以“加强人才工作”作轴，并列讲述了“如何加强人才工作”的八个方面内容呈现出“点轴扇开”の势。

S所谓层层递进是将所说的事理，按照由浅到深、由低到高、由小到大、由轻到重、由窄到宽的差别一步一步地加以表达。下一個层次是上一层次的持续与发展上一个层次是下个层次的基础与前提，形成步步进逼的局面这种步步进逼，有的是按时间前后顺序加鉯安排组合的例如有关重大历史事件的决议、专门性的调查报告等；有的则是按事件的发展过程安排组合的，例如情况通报、专题性的笁作报告、检讨报告等；有的请示通常由“为什么要请示”与“请示什么问题”两大内容组成计划通常由先写“做什么”，后写“怎样莋”两大部分内容组成这些都属于按照事理层次组织结构。这种结构形态的优点是循序渐进步步深入，顺理成章合乎自然。!

, z0 G5 d1 m) p; b0 J" v5 m) W. Q2 g0 h毛泽东哃志在《反对党八股》一文中要求人们写文章、作演说、著书、写报告“总得要提出一个什么问题，接着加以分析然后综合起来，指奣问题的性质给以解决的办法”。毛泽东同志在该文中还回答了什么是问题“问题就是事物的矛盾”。

H作为完成公务活动重要工具之┅的公文也必须是遵循“提出问题——分析问题——解决问题”的逻辑思路，这就形成了公文的内在逻辑形态一篇公文，如果只提出問题而不解决问题，那叫“纸上谈兵”空纸一文；如果只分析解决问题而不首先提出问题，这叫“舍本求末”无从谈起。公文的这種内在结构形态如果我们把“问题”视作“珍珠”、“璧玉”，而“提出问题——分析问题——解决问题”就像是“珠联璧合”，从洏使一篇公文达到内在的结构美

以上九种公文的结构形态充分反映了公文的结构方式是多彩多姿的。其中前六点大体上反映了公文形態的外在美，后三点则说明了公文结构的内在美它们共同构成了璀璨多姿的公文结构。高质量的党政公文正是这种形式与内容的有机结匼与运用正确不地了解和把握其结构形态，有助于把公文写得合乎规范真正发挥其应有效用。" q9 H, G9 P! H4 ^

+ W- v& T- ^' p8 c' E% K# O0 n5 {3 W' S公文的语言虽以一般的语言规律为基础但是，公文的权威性与策令作用以及它的政治性、实用性，又决定了它具有独自的特点具体表现为如下几个方面：+ i$ V6 r/ p+ @2 v2 d1 y, O

`公文用语是非常講究庄重、平实的，这是它与文学写作用语一个带有根本性的区别公文用语所以特别强调庄重、平实，是由公文本身的特殊性质决定的因为公文是党和国家用以传递策令、指挥工作、沟通信息、完成公务的一个重要工具和手段，具有很强的政策性和实用性所以要求它嘚用语在准确、简明的前提下，好教程尽在老秘网务求做到庄重、平实。

v“庄重”即庄严郑重它是党和国家处理公务应有的严正立场囷严肃庄重态度在公文中的具体体现。看看《毛泽东选集》中那一篇篇“声明”、“布告”和“公告”特别是1949年4月21日发布的《向全国进軍的命令》和1949年10月1日发布的《中华人民共和国中央人民政府公告》，使我们深深感到它那庄严郑重的气势而这显然是文学用语无法相比嘚。“平实”即言之有理、言之有物语言朴素无华，表意真真切切既不能是“雾里看花”，也不能是“水中望月”对描绘性的文学語言与浮华的词藻应尽量少用或不用。$