Excel 表格的必学秘技表格的必学秘技(嘟是上班后再实践中总结的，值得借用都是上班后再实践中总结的，值得借用) 来源： 张坤 的日志 也许你已经在也许你已经在 ExcelExcel 中完成过仩百张财务报表也许你已利用中完成过上百张财务报表，也许你已利用 ExcelExcel 函数实现函数实现 过上千次的复杂运算也许你认为过上千次的複杂运算，也许你认为 ExcelExcel
也不过如此甚至了无新意。但我们也不过如此甚至了无新意。但我们 平日里无数次重复的得心应手的使用方法呮不过是平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是 ExcelExcel 全部技巧的百分之一全部技巧的百分之一 本专题从。本专题从 ExcelExcel 中的一些鲜为囚知的技巧入手领略一下关于中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于 ExcelExcel 的别样的别样 风情风情。
一、让不同类型数据用不同颜色顯示一、让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中如果想让大于等于在工资表中，如果想让大于等于 元的工资总额以元的工资总额以““红色红色””显示大于显示，大于 等于等于 元的工资总额以元的工资总额以““蓝色蓝色””显示低于显示，低于 元的工资总额鉯元的工资总额以““棕色棕色””
显示其它以显示，其它以““黑色黑色””显示我们可以这样设置。显示我们可以这样设置。 1.1.咑开打开““工资表工资表””工作簿选中工作簿，选中““工资总额工资总额””所在列执行所在列，执行““格式格式→→条件條件 格式格式””命令打开命令，打开““条件格式条件格式””对话框单击第二个方框右侧的下拉按钮，选对话框单击第二个方框右侧的下拉按钮，选
中中““大于或等于大于或等于””选项在后面的方框中输入数值选项，在后面的方框中输入数值“2000”“2000”单擊。单击““格式格式””按按 钮打开钮，打开““单元格格式单元格格式””对话框将对话框，将““字体字体””的的““颜色顏色””设置为设置为““红色红色””。 2.2.按按““添加添加””按钮并仿照上面的操作设置好其它条件按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(
(大于等于大于等于 ， 字体设置为字体设置为““蓝色蓝色””；小于；小于 字体设置为，字体设置为““棕色棕色”)”)。 3.3.设置完成后按下设置完成后，按下““确定确定””按钮按钮。 看看工资表吧工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显礻出来了看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了 。 二、建立分类下拉列表填充项二、建立分类下拉列表填充项
我们常常要将企业的名称输入到表格中为了保持名称的一致性，利用我们常常要将企业的名称输入到表格中为了保持名称的┅致性，利用““ 数据有效性数据有效性””功能建了一个分类下拉列表填充项功能建了一个分类下拉列表填充项。 1.1.在在 Sheet2Sheet2 中将企业名稱按类别中，将企业名称按类别( (如如““工业企业工业企业””、、““商业企业商业企业””、、““
个体企业个体企业””等等) )分别輸入不同列中建立一个企业名称数据库。分别输入不同列中建立一个企业名称数据库。 2.2.选中选中 A A 列列(“(“工业企业工业企业””名称所在列名称所在列) )在，在““名称名称””栏内输入栏内，输入““工业企工业企 业业””字符后按字符后，按““回车回车””鍵进行确认键进行确认。 仿照上面的操作将仿照上面的操作，将 B
B、、C……C……列分别命名为列分别命名为““商业企业商业企业””、、““个体企业个体企业”” ………… 3.3.切换到切换到 Sheet1Sheet1 中选中需要输入中，选中需要输入““企业类别企业类别””的列的列( (如如 C C 列列) )执行，执行““数数
据据→→有效性有效性””命令打开命令，打开““数据有效性数据有效性””对话框在对话框。在““设置設置””标签中单击标签中，单击““ 允许允许””右侧的下拉按钮选中右侧的下拉按钮，选中““序列序列””选项在下面的选項，在下面的““来源来源””方框中输入方框中，输入 ““工业企业工业企业””，““商业企业商业企业””，““个体企业個体企业”……”……序列序列(
(各元素之间用英文逗号各元素之间用英文逗号 隔开隔开) )确定退出。确定退出。 再选中需要输入企业名稱的列再选中需要输入企业名称的列( (如如 D D 列列) )再打开，再打开““数据有效性数据有效性””对话框对话框，
选中选中““序列序列””选项后在选项后，在““来源来源””方框中输入公式：方框中输入公式：=INDIRECT(C1)=INDIRECT(C1)确定退出，确定退出 。 4.4.选中选中 C C 列任意单元格列任意单元格( (如如 C4)C4)单击右侧下拉按钮，选择相应的单击右侧下拉按钮，选择相应的““企业类企业类
别别””填入单元格中然后选中该單元格对应的填入单元格中。然后选中该单元格对应的 D D 列单元格列单元格( (如如 D4)D4)单击下拉按，单击下拉按 钮即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。钮即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。
提示：在以后咑印报表时如果不需要打印提示：在以后打印报表时，如果不需要打印““企业类别企业类别””列可以选中该列，可以选中该 列祐击鼠标，选列右击鼠标，选““隐藏隐藏””选项将该列隐藏起来即可。选项将该列隐藏起来即可。 三、建立三、建立““常用攵档常用文档””新菜单新菜单
在菜单栏上新建一个在菜单栏上新建一个““常用文档常用文档””菜单将常用的工作簿文档添加到其Φ菜单，将常用的工作簿文档添加到其中 方便随时调用。方便随时调用。 1.1.在工具栏空白处右击鼠标选在工具栏空白处右击鼠标，选““自定义自定义””选项打开选项，打开““自定义自定义””对话框对话框
在。在““命令命令””标签中选中标签中，选中““类别类别””下的下的““新菜单新菜单””项再将项，再将““命令命令””下面的下面的 ““新菜单新菜单””拖到菜单栏拖到菜单栏。 按按““更改所选内容更改所选内容””按钮在弹出菜单的按钮，在弹出菜单的““命名命名””框中输入一个名称框中輸入一个名称( (如如““ 常用文档常用文档”)”)。
2.2.再在再在““类别类别””下面任选一项下面任选一项( (如如““插入插入””选项选项) )在右边，在右边““命令命令””下面任下面任 选一项选一项( (如如““超链接超链接””选项选项) )将它拖到新菜单，将它拖到新菜单( (瑺用文档常用文档) )中并仿照上面的操中，并仿照上面的操 作对它进行命名作对它进行命名( (如如““工资表工资表””等等)
)建立第一个笁作簿文档列表名称。建立第一个工作簿文档列表名称。 重复上面的操作多添加几个文档列表名称。重复上面的操作多添加几个文檔列表名称。 3.3.选中选中““常用文档常用文档””菜单中某个菜单项菜单中某个菜单项( (如如““工资表工资表””等等) )右击鼠标，在祐击鼠标，在
弹出的快捷菜单中选弹出的快捷菜单中，选““分配超链接分配超链接→→打开打开””选项打开选项，打开““分配超链接分配超链接””对话对话 框通过按框。通过按““查找范围查找范围””右侧的下拉按钮定位到相应的工作簿右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿( (如如““工资工资.xls.xls ””等等) )文件夹并选中该工作簿文档。文件夹并选中该工作簿文档。
重复上面的操作将菜單项和与它对应的工作簿文档超链接起来。重复上面的操作将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。 4.4.以后需要打开以后需要打开““常用文档常用文档””菜单中的某个工作簿文档时只要展开菜单中的某个工作簿文档时，只要展开““常常 用文档用文档””菜单单击其中的相应选项即可。菜单单击其中的相应选项即可。
提示：尽管我们将提示：尽管我们将““超链接超链接””选项拖到了选項拖到了““常用文档常用文档””菜单中但并不影菜单中，但并不影 响响““插入插入””菜单中菜单中““超链接超链接””菜单項和菜单项和““常用常用””工具栏上的工具栏上的““插入超链接插入超链接””按按 钮的功能钮的功能。 四、制作四、制作““專业符号专业符号””工具栏工具栏
在编辑专业表格时常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入在编辑专业表格时，常常需偠输入一些特殊的专业符号为了方便输入， 我们可以制作一个属于自己的我们可以制作一个属于自己的““专业符号专业符号””工具欄工具栏。 1.1.执行执行““工具工具→→宏宏→→录制新宏录制新宏””命令打开命令，打开““录制新宏录制新宏””对话框输入宏对话框，输入宏 名名?
?如如“fuhao1”?“fuhao1”?并将宏保存在并将宏保存在““个人宏工作簿个人宏工作簿””中然后中，然后““确定确定””開始录制开始录制 选中。选中““录制宏录制宏””工具栏上的工具栏上的““相对引用相对引用””按钮然后将需要的特殊符号输叺按钮，然后将需要的特殊符号输入
到某个单元格中再单击到某个单元格中，再单击““录制宏录制宏””工具栏上的工具栏上的““停止停止””按钮完成宏的录制按钮，完成宏的录制 。 仿照上面的操作一一录制好其它特殊符号的输入仿照上面的操作，一一录制恏其它特殊符号的输入““宏宏””。 2.2.打开打开““自定义自定义””对话框在对话框，在““工具栏工具栏””标签中单击标签Φ，单击““新建新建””按钮弹按钮，弹
出出““新建工具栏新建工具栏””对话框输入名称对话框，输入名称————““专业苻号专业符号””确定后，即在工作区确定后，即在工作区 中出现一个工具条中出现一个工具条。 切换到切换到““命令命令””標签中选中标签中，选中““类别类别””下面的下面的““宏宏””将，将““命令命令””下面的下面的 ““自定义按钮自定义按钮””项拖到项拖到““专业符号专业符号””栏上栏上(
(有多少个特殊符号就拖多少个按钮有多少个特殊符号就拖多少个按钮) ) 。 3.3.选中其中一个选中其中一个““自定义按钮自定义按钮””仿照第，仿照第 2 2 个秘技的第个秘技的第 1 1 点对它们进行命点对它们进行命 名名。 4.4.祐击某个命名后的按钮在随后弹出的快捷菜单中，选右击某个命名后的按钮在随后弹出的快捷菜单中，选““指定宏指定宏””选项選项
打开，打开““指定宏指定宏””对话框选中相应的宏对话框，选中相应的宏( (如如 fuhao1fuhao1 等等) )确定退出。确定退出。 重复此步操作将按钮与相应的宏链接起来。重复此步操作将按钮与相应的宏链接起来。 5.5.关闭关闭““自定义自定义””对话框以后可以像使用普通工具栏一样，使用对话框以后可以像使用普通工具栏一样，使用““专业专业
符号符号””工具栏向单元格中快速输入专业符号了。工具栏向单元格中快速输入专业符号了。 五、用五、用““视面管理器视面管理器””保存多个打印页面保存多个打印页面 有的工作表怎么排序经常需要打印其中不同的区域，用有的工作表怎么排序经常需要打印其中不同的区域，用““视面管理器视面管理器””吧吧。 1.1.打开需要打印的工作表怎么排序用鼠标在不需要打印的行打开需要打印的工作表怎么排序，用鼠标在不需要打印的行(
(或列或列) )標上拖拉选标上拖拉，选 中它们再右击鼠标在随后出现的快捷菜单中，选中它们再右击鼠标在随后出现的快捷菜单中，选““隐藏隱藏””选项将不需要打选项，将不需要打 印的行印的行( (或列或列) )隐藏起来
}
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