合同管理软件
合同管理软件
合同管理软件
合同管理软件是什么？合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。随着法律意识的提高，合同也在越来越多的合作场景中被运用。大到商贸合作，小到兼职都需签署合同，以维护双方权益。这也直接导致了合同数量的剧增，沿用以往的合同管理模式已不能满足发展需要，得用上这些合同管理软件了！
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合同管理系统
客户需求分析
&&& 随着企业业务的快速发展，合同数量及合同涉及的金额都迅速增加，同时外部的法规对内控提出了更具体的要求，在合同管理业务上出现以下问题：
&&& 1、审批效率低：由于合同审核、审批工作量快速增长，传统的手工作业模式审批效率低，已经不能适应业务的快速发展的需求。
&&& 2、缺乏履行监控：在企业的合同业务管理实践中，往往是重订立、轻履行，导致合同未全面履行或监控不当，可能导致企业诉讼失败、经济利益受损。
&&& 3、查询统计费时费力：合同数量的增多，导致各种合同信息资源迅速膨胀，查询统计需要耗费大量的人力物力，很难方便的获取有用的各种统计分析结果。
&&& 4、风险管理体系缺失：重大合同管理过程中缺少风险预警机制，没有办法将内控要求落实在业务管理流程中。
&&& 慧点科技根据多年合同管理系统建设的经验，提出了针对大中型企业客户的合同管理解决方案，从系统咨询、规划、建设各个层面为客户解决上述问题，有效提升企业效率，强力支持企业的管理和决策。
产品理念及定位
&&& 长期以来，慧点科技一直致力于推动GRC的管理信息系统应用，在全社会、各行业高度关注合同管理的大形势下，慧点科技通过与政府监管层、行业龙头企业及独立咨询机构的充分沟通与探讨，提出了一整套合同管理的思想。通过合同管理信息系统的建设，实现集团公司及其成员企业从合同的录入登记、审批、履约管理、监控执行、评估、查询、统计等全生命周期的自动化作业模式，实现了企业合同 “统一授权，归口把关，分工负责”的规范化管理目标，逐步由传统的手工书写合同管理模式转变为网络化、专业化、现代化的管理模式，最大限度地降低成本，提高工作效率和工作质量，规避法律风险。同时通过合同管理系统建设，提供灵活、适用、安全的系统管理功能，实现对系统功能模块、数据信息和用户界面的个性化配置管理，为不同岗位、不同单位或部门的用户提供不同系统功能的使用权限和数据对象的操作权限。
&&& 合同需要加强全生命周期管理
&&& 合同管理业务包括了订立前、签署中、执行中与执行后的完整业务环节，缺乏贯穿全过程、覆盖所有相关部门的整体管理视角。
&&& 合同管理必须加强制度规范的落实
&&& 为避免法律风险与业务风险，合同管理过程需要遵循既定的业务规范，包括流程规范、内容规范以及法律合规性要求等等。
&&& 合同的履行过程需要加强风险监控
&&& 打通合同管理签署与执行过程，建立执行过程监控及执行风险跟踪应对体系，通过主动性工作规避合同执行中的风险。&
产品的功能特性
&&& 根据对合同管理系统系统分析合同管理由以下模块组成，相对方管理、合同文本管理、合同审批管理、合同履行审批、风险事件管理、合同查询、合同统计、系统提醒、系统管理。
1、相对方管理
&&& 有“相对方录入权限”的用户添加相对方信息并提交，该信息需要合同管理员审查直接进入相对方信息库。具体要求如下：
&&& 1）相对方信息中能够关联到已经发生的合同。
&&& 2）相对方的查看：所有相对方信息对有权限的员工公开。通过查看相对方信息，能够清晰看到该相对方所有相关合同的执行情况，以及对该相对方的评价。
2、合同文本管理
&&& 合同文本管理完成对合同文本审批、发布管理。
&&& 合同文本管理由总部法律事务部在总部端合同管理系统中统一发布，发布在合同文本数据库中；发布后企业用户可根据合同文本名称查询合同文本，在起草合同时从合同文本目录列表中选择相应合同文本进行起草。
&&& 权限要求：只有总部法律事务部具有发布合同文本岗位用户有权限维护合同文本内容，企业用户只能浏览、查询，在选择合同文本起草时只能编辑合同文本中可填空处，其他固化内容不能修改。
&&& 合同文本要求满足以下功能和安全性：
&&& 1)&根据文本生成的文档，只有有编辑权限用户才能修改，其他没有此权限用户只能阅读
&&& 2)&有编辑权限用户只能编辑可编辑部分，对于不可编辑部分也不能编辑
&&& 3)&生成的文档中的部分内容是存放在Domino数据库，能够从系统中获取数据
&&& 4)&只有有打印权限用户才能打印文档，其他没有打印权限用户不能进行打印
3、合同审批管理
&&& 完成合同创建审批和合同修改审批流程管理，合同管理完成企业所有类别合同网上审批管理，包括从合同起草、各部门会签审批结束。
&&& 1) 流程设定：
&&&&a) 系统审核的流程可以根据业务需要，进行设定。
&&&&b) 手工对设定审核流程进行调整。
&&& 2) 合同审核
&&& 要求系统设置以邮件或短信的方式自动提醒功能，在完成合同文本起草，提交到相关审核部门审核后3个工作日内还未有进行审核的合同，系统应自动提醒合同审核人及时审核合同。
&&& 任何一个审核部门的审查情况及意见参与该合同审查的其它审查部门都可以看到。
&&& 3) 审核的驳回
&&&&各审查部门可以将经审查不通过的合同驳回合同经办部门。
对合同文本内容，可统一由经办部门负责修改，其它部门可以提出修改意见交由经办部门修改。
&&& 4) 合同的撤回
&&& 合同审核过程中，上一环节审核人，在下一环节审核人还没有处理之间，可以撤回合同。
&&& 5) 流程跟踪
&&& 所有环节的审核人，可以跟踪流程的流转状态，了解流程路径和处理情况。
&&& 6) 合同修改保留痕迹
&&& 对于合同文本的修改，系统自动保留痕迹，并记录修改人和修改时间。
4、合同履行管理
&&& 由合同经办人填写合同履行情况报告单，将合同相对方及我方履行合同情况的重要信息逐一填写，形成合同履行情况报告单。管理者可以及时方便的查看合同的履行情况。
5、风险事件管理
&&& 履行过程中的风险不确定，可以在实际履行情况中填写或选择“风险事件”，标识为合同有风险。系统自动将根据合同类型将新增的“风险事件”记录到风险事件库中。以下是关于风险处理部分：
&&& ◇ 根据不同的合同分类，建立风险事件库，标识风险点。
&&& ◇ 根据合同是否超期，系统自动给出相关提醒。
&&& ◇ 经办部门根据提示存在针对超期合同，填写“合同风险处理”情况。
6、合同查询
&&& 完成对合同查询，可按单条件和组合条件分别进行查询。
&&& 1)&查询人根据自己的权限输入要查询内容的关键字，可查询相关内容。如承办人输入自己的姓名，即可查询自己承办的合同的相关情况。每一笔合同的基本情况应该有：合同编号、对方单位名称、我方单位名称、标的名称、金额、履行期限、履行情况（正在履行、履行完毕）、承办人姓名等。文本内容可点击合同编号进行查询。
&&& 2)&合同审批人可查询自己审批过的合同的基本情况，具体内容见上。
&&& 3)&合同业务部门负责人可查询自己部门承办的合同；
&&& 4)&专职合同管理员可查询自己公司内部的所有合同情况；
&&& 5)&企业专职合同管理员可查询企业系统所有合同；
&&& 6)&企业业务部门可查询自己业务主管范围内所有合同。
&&& 7)&在查询时要根据当前用户查询权限执行查询
&&& 8)&系统可按合同名称、合同类别、合同编号、合同承办部门、承办人、合同金额范围、合同签订日期、合同创建日期组合条件查询
7、合同统计
&&& 可以完成对合同的多维度的统计统计，或者生成合同台帐和合同统计表。
&&& 1)&用户可统计自己经办、审批或权限范围内可查询到的所有合同；
&&& 2)&合同管理员可统计自己职权范围内所有的合同。
8、系统管理
&&& 完成对合同系统的流程管理以及相关系统配置管理，包括流程管理、系统配置：
&&& 1)&流程管理完成对合同会签审批流程的定义，根据合同类别、单位进行定义。
&&& 2)&系统配置完成对合同系统人员、部门、角色、数据库、关键字等信息的配置。
客户价值：&&&&
&&& 提高审核效率
&&& 实现合同管理审核流程的网络化、信息化，有效降低管理成本，提高合同审核效率。
&&& 加强履行监控
&&& 引入里程碑管理理念，将合同的履行计划与实际履行的信息进行对比分析，监控合同的有效执行。
&&& 多维度查询统计
&&& 系统中预设了多种维度查询统计功能，能够提供及时、准确、全面的合同信息及执行情况，为各级管理者的决策服务。
&&& 强化风险管理
&&& 通过固化合同的审核要素、设置履行超期预警、建立履行后的评估等方法，落实内控管理要求，降低合同管理风险。
产品架构：
&&& 该产品前景广阔，随着产品的推广，可以继续深化。可以根据不同行业的客户需求，继续开发出各个行业的版本，比如房地产版、石化版、钢铁版等。
&&& 想了解慧点科技更多业务信息？请即刻致电：，或发送电子邮件：
即刻致电：
友情链接：合同管理信息化解决方案方案咨询热线：400-086-0010&& 中国的市场经济日趋规范，法治经济和契约经济的理念已经逐渐深入市场的每个角落，而合同作为所有经济活动的起点，是企业遵循市场经济规律的重要体现。为了适应市场的变化和业务的快速发展，企业十分有必要加强对合同的规范管理，以不断提高企业经营管理水平和风险把控能力，提升企业的协同作战水平。而随着社会信息化进程不断加快，信息化作为一种提升企业管理效率，加强企业风险把控的有效工具，它发挥的巨大效用正日益显现。因此，建立一套统一的、对整个企业合同体系进行有效管理和监控的合同信息化管理平台十分必要。【合同与企业经营管理】企业与客户和供应商之间的关系是合同关系，为了完成合同，企业以项目为组织形式执行。在项目的执行中，企业员工遵循企业的管理制度，运用所掌握的资源进行各种业务经营活动，达成项目目标。员工在业务活动中离不开与联系人的互动。合同是市场经济条件下过程中经济往来与业务合作的法律表现形式。从单一的合同管理到依据合同进行企业经营管理，对企业完善治理、高效组织、精细运营、控制风险、明晰战略，以提升企业核心竞争力、保障企业稳健运营，有着重要意义。【合同管理难点】拟稿过程复杂：不少企业的合同拟稿没有统一的规范，导致重复劳动量很大，没有充分利用原有的签约起草的知识，各部门协同拟稿的过程冗长低效。审批过程繁冗：合同的审批过程采用纸质方式流转审签时，需要承办人多次往返于不同的审批人间，且只能采取逐个提交的方式进行，办公效率低下，审批人也无法快速方便获取相关资料。档案管理繁琐：传统纸质合同与电子版合同共存，不同的人员想阅读参考合同时，存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解多个相关合同时需要等待很长时间。进度控制困难：由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和普通Word、Excel管理已很难满足公司发展需要，领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。缺少预警机制：缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，帮助公司进行财务规划，掌控现金流，从而影响资金运作效能。信息汇总不便：采用手工或Excel管理时，由于不同部门的数据格式不统一，难以及时、全面、准确地采集和统计数据，数据搜集汇总工作需要耗费大量时间，影响领导的决策时间和效率。【系统体系架构】软件&【系统主要功能】东华合同管理系统以PDCA（计划-执行-检查-处理）为控制手段，在不断深入学习先进企业管理理念的基础上，整体规划设计并不断改进和完善，建立了一套统一的、对整个企业合同体系进行有效管理和监控的合同信息化平台。在业务功能上，提供包括合同签订前的事务管理、合同起草、合同审批、合同文本归档、合同台账管理、合同收付款计划、合同付款审批、实际结款、合同发票记录、合同进度监控、合同变更以及对合同签订履行综合成本效益统计分析的全方位管理。在管理模式上，提供从合同立项、谈判、起草、签订、履行到合同履约结束的全生命周期管理模式。系统以合同管理为主线，贯穿与合同相关的其他管理要素，例如：项目立项、预算控制、签约方管理、询价议价、费用管理、附件管理、预警监控、统计报表等。²合同签订前事务管理对合同签订前期的相关事务进行管理，主要包括对客户/供应商的考察、可行性研究分析、业务谈判、询比价、招投标等事项的管理和阶段结果跟踪。²合同起草系统提供了四种合同起草方式：使用固定模板起草合同、使用参考模板起草合同、自由起草合同、使用对方提供的合同起草。在线起草合同时，系统能保护合同格式、自动提取签约要素、协同编制合同文本、跟踪文本修订痕迹和管理历史修改版本。通过合同模板的运用，可大大降低因起草人条款描述不严谨导致的合同风险；而合同审查人员在进行条款审查时，主要审查合同中填写的合同要素或修改条款的规范性和准确性即可，提高了合同起草和审查效率。²合同审批系统采用新一代工作流引擎，完全以图形的方式呈现工作流配置页面，系统管理员进行审批流程配置非常快捷、简便。在流程审批过程中，系统将实时发送审批提醒消息给相关审批人员，而通过流程图则可直观的查看跟踪整个审批流程的执行情况。²合同台账管理对于签订后的合同形成合同台账，基于合同台账可进行合同检索、信息查阅、履行监控、合同收付款、合同变更、统计报表等合同相关业务处理，是贯穿合同全生命周期管理的主线。²合同收付款管理提供合同收付款计划管理、月度资金计划管理、合同付款审批、合同实际结算、合同发票管理、应收账款等合同资金相关的管理功能。²合同履行管理对合同履行进度进行监控，根据合同约定条款，对节点验收、款项支付等关键节点进行自动预警，方便做好进度协调和财务规划。并对合同变更、合同违约、合同解除、合同索赔等合同异常情况进行状态跟踪。²项目合同管理以项目作为管理中心，基于系统对项目关键过程进行管理，并将项目各阶段执行过程中产生的各类合同与项目建立直接紧密的关联关系。从而使项目管理人员及合同管理人员可以从项目的视图角度，跟踪管理与项目相关的所有合同的签约、履行情况。²合同风险管理合同风险管理包括事前审查和业务风险控制、事中进度监控、事后评估分析三方面。事前审查主要体现在供应商审查、合同草案审批、付款审批等流程控制上；业务风险控制主要包括合同条款起草、合同文本修改等方面的风险管控。事中进度监控则主要是合同履行过程中针对合同付款、合同执行进度的预警提醒。供应商评价和合同评价则是事后评估分析两种重要的手段，通过供应商评价和合同评价机制的建立与有效执行，为后续的合同签约和履行提供强有力的参考依据，提高合同风险管控能力。²系统集成合同管理系统基于开放的数据库平台和主流软件技术构架设计，能够与企业门户、OA、ERP、财务等其他异种系统进行相关业务集成，使信息充分共享。²移动应用系统支持使用智能手机或平板电脑（IOS、Android、WindowsPhone等）进行业务审批、查看业务数据和审批历史等。&【系统功能特色】ž采用全程一体化动态建模，架构灵活，随需应变，能快速响应业务需求；ž系统界面及各业务模块风格统一，简单易用，贴近用户习惯；ž真正基于集团级企业组织架构及管理模式，实现分组织、分部门、分岗位、分人员、分业务管理模块的系统权限控制；ž基于新一代工作流引擎技术，实现多分支工作流平台，能按照不同的组织部门、业务类型、单据属性等流程约束条件配置审签流程，并以图形化方式监控流程审签过程，实时提供审批待办提醒，清晰直观的留存审批历史记录等；ž能与前端的招投标或商务谈判等过程相结合，为合同签订及履行提供依据；ž支持Word电子合同文本打印二维码或水印功能；ž可实现电子签章功能，可采用携带硬件KEY签章、或网络签章方案；ž基于系统接口平台，以插件式技术实现与外围系统业务集成接口，实现接口即插即用；ž提供丰富的数据统计分析能力，能以Excel报表、柱状图、曲线图、饼图等图标形式输出统计数据。【系统应用价值】²规范合同起草方式，降低了合同起草风险构建统一的合同信息化管理平台，经办人依据合同模板起草合同，合同条款修改痕迹可追溯，历史版本可调阅，降低了合同起草的风险。合同审查时，只需重点关注文本的修订部分和关键要素信息，提高了审查效率。²提高了合同审批效率，审签过程可把控合同审批电子化，代替由人工进行纸质合同跑签的模式，降低了人工成本，提高了合同审批效率，整个审签过程可实时监控，审批历史可随时查阅追溯。移动审批和短信提醒，更为领导随时随地进行业务处理和信息查阅提供了便捷的手段。²加强了合同履行的过程监控，防范合同履约风险依据合同约定，对合同履行各个阶段进行进度监控，基于系统提供的预警平台，对合同履行的关键节点和收付款进行预警提醒，方便提前做好合同阶段的工作安排协调和资金规划，防范合同履约风险。，保障制度贯彻执行所有业务的处理过程在系统中存档，为企业实际业务案例与经验的积累打下良好的基础，为企业的知识体系构建和知识使用、创新提供了执行的平台。另外，采用良好的信息化管理平台，可以将制度执行和员工日常工作紧密结合，做到制度流程和执行流程一致。²信息集中共享，方便调阅，为领导决策提供准确、及时、广泛的数据支撑数据集中管理，信息充分共享，可以有效地改变企业信息分布比较散乱的现状，为企业实现完整、规范的数据管理提供一个良好的平台支撑，也为领导进行业务决策提供了更加准确、及时、广泛的数据支撑。东华合同管理系统与企业管理咨询相结合，可以为客户提供全面的合同管理解决方案。通过系统的开放性和灵活性，可以有效地固化专业咨询的工作成果，这就为客户合同管理能力及水平的提升提供足够的平台支持。企业合同管理软件是指能够帮助用户将合同从合同起草、合同签订、文本管理、执行进展、合同变更、实际结款以及对合同结款情况等信息进行全面的统计分析，让企业轻松管理合同。因为，企业之间的合作都是通过经合同形式来约束的，因此，一个企业的经营和合同管理有相当大的关系。因此，企业拥有一个好的合同管理软件也是至关重要的。
然而，随着互联网信息时代的不断发展更新，越来越多的企业紧跟时代的潮流发展，利用企业合同管理软件，那么一个好的企业合同管理软件组成主要包括什么呢？让我们往下看。
1、简化合同批准
在减少初始谈判和正式协议之间的时间可以节省组织的资金。项目开始更有效率，双方可以更好地访问合同细节，并且更容易沟通合同的关键组成部分。同时，电子签名功能还有助于简化合同。尽可能使电子签名成为首选方案，减少协调会议或邮寄文件以进行签名的时间。
2、搜索、查询功能：
传统的合同置放形式大多都是锁在柜子里，对于不同的人员想查找存在不方便外，遇到领导急需了解合同文本时需要耗费等待时间。特别是，随着企业的发展，合同越来越多时，利用合同管理软件搜索功能，可以查询帮助你快速找到所需要的资料。无论是使用预制条件还是临时的高级组合查找，都能够让你省心省力，所有的查询条件均可自定义选择。
3、具有移动性：
现在是移动办公时代，拥有移动性是每个企业首选因素。合同管理软件允许不同部门的决策者立即访问文件，从而加快了合同审批流程。管理员可以发布包含标准合同结构指南的模板，以便遵循一致的流程。这样不管领导出差还是员工外出办事，都可以随时随地进行查阅合同文件，确保工作顺利进行。
4、数据分析以提供战略见解
除了搜索、查询、移动性功能外，合同管理软件的核心组成部分是能够深入了解合同管理运营的效率。可以更好为管理者和法律顾问之间如何更和谐地合作。可以快速生成报告，轻松获得合同中的执行情况的分析视图。更深入地了解批准和签订合同的平均周转时间或合同审查时间表等因素，可以确定进一步改进合同管理实践的领域。尽可能自动化和标准化可以帮助处理合同的员工经常限制错误和浪费时间。
以上只是一个好的合同管理软件应该要有的组成部分。就像企微云管理软件除了具有以上组成外，它还可以从合同的签订、执行、开票、回款、归档进行全生命周期过程管理，在微信上，不仅可以随时随地监控合同进展，进行流程审批。更可分期次跟踪管理合同回款计划、实际回款和开票信息，协助各相关同事规划、实现从线索、拜访、商机到合同、维护的全过程客户管理。
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