秘书信息工作的基本要求
秘书信息工作的基本要求
篇一：秘息工作简答
第一章秘书信息工作和档案管理概述 任务一认识企业信息工作和档案管理工作 案例分析题 20世纪90年代，北京市地铁总公司为了扩大地铁的运输能力，准备增加客车数量。但是如果购买新车，每节车厢都在120万元以上费用昂贵。经权衡，地铁总公司决定对20世纪70 代购置的电动客车进行技术改造。地铁总公司的档案部门由于完好地保存了将要改造的电动客车的全部档案资料，因而为技术部门迅速、有效地进行设计改造提供了可靠的信息。经过3年多的努力，地铁总公司技术部门编制出1100多张设计图纸，完成了42辆车的改造任务，每车节约资金98万元，42辆车共节约资金4116万元。 根据上述案例，分析： 1.档案的价值？
2.为什么企业能在短期内完成电动客车改造任务？
企业信息 :主要是与本企业相关的经济信息、科技信息、政治信息、社会信息和生活信息等。 企业信息工作：
企业信息工作，则是为企业的经营、战略、管理、生产等服务而进行的有关信息的收集、加工、 处理、传递、存储、交换、检索、利用、反馈等活动的总称。 简答&论述 企业信息工作的作用（6点）： 一、是企业管理的基础 二、是开发利用新产品、新技术、新工艺的前提 三、是生产过程控制的手段 四、是企业走向市场的关键 五、是提高企业员工素质的阶梯 六、是树立企业良好形象的途径
档案的价值（凭证&参考）： 对于企业而言，档案有两个方面的价值。 一、凭证价值 档案是历史的真凭实据。从档案的形成看，它是由形成者当时、当地、当事直接使用的文件材料转化而来的，是未经任何改动的原件，是令人信服的历史证据。从档案自身特点看，它记录了形成者留下的历史真迹，是确凿无疑的原始文件和历史凭证，可以成为查考、研究、争辩、护权和处理问题的时具有法律效力的依据。 二、参考价值 档案反映企业管理实践活动的正反两面的教训，可为后人提供广泛的借鉴。它对于企业查考既往实践、探索事物的过程及其规律，总结吸取历史的经验教训，开拓创新，是必备的参考材料，具有广泛的情报价值。 任务二进入秘书的信息工作 案例题分析题 某公司举办“中国民营企业发展之路”研讨会，何秘书负责安排会议代表的住宿工作，他从会务组那拿到会议回执后，简单统计共13名女同志，53名男同志，定了34个标准间。参会人员不满意，要求换房间。 从信息意识的角度，谈谈何秘书为何会遇到尴尬，你怎么做？
信息存储 用科学的管理方法，将有保存价值的信息按照分类标准有序存放的过程。 信息传递 将加工整理后的信息通过媒介或载体，把信息从信息发生源传递到信息接收源的过程。 信息反馈 把输出信息的结果返回来，并对信息的再输出发生影响，起到控制和调节的作用。 信息意识 就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力，是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映。
简答&论述如何提升秘书人员的信息意识 一要多看，这是形成敏锐的信息洞察力的基础。 （1）形成习惯性倾向。（2）多接收来自外界的各类信息，以提高认识水平及辨别是非的能力。 二要多思，这样才能培养灵活的信息收集和捕捉能力。 （1）位置准。（2）内容新（3）角度好 三要多练，即培养信息工作人员准确的筛选、整理信息的能力。（1）筛选细致。（2）整理准确。
任务三走进秘书的档案管理工作 秘书档案管理工作的主要内容： 档案的收集档案的整理
档案的鉴定
档案的保管
档案的统计
档案的检索
档案的利用
档案的编研 怎样树立秘书人员的档案意识 ： 一、要有档案概念意识。 二、要有档案价值意识。 三、要有档案业务知识。 第二章信息收集与整理 任务一信息收集 简答&论述题 信息收集的范围 ：
1．组织信息2．社会经济信息3．市场信息4．法律政策信息 信息收集的原则 ：
1、准确2.及时3．完整 4.适用
5. 选优 信息收集的渠道 ：
1 、大众传播媒介渠道。2图书、档案资料。3供应商和客户。4贸易交流渠道。 5信息机构渠道。6关系渠道。7调查渠道。 信息收集的方法及优缺点： 一、观察法。 观察法简单、灵活，能获得较为客观的信息，但得的信息量有限，不易收集到深层次的信息。 二、阅读法。 具有信息量大、信息周转快、阅读比较方便的特点。但报纸、书籍、杂志上的信息可能失真，要注意判断信息的真实性。 三、询问法。 询问法灵活、实用，双方直接沟通，能获得语言信息和非语言信息。但询问法时间较长、费用较高、范围较小。 四、问卷法。 优点是在大范围内对众多对象进行调查；节省人力、费用和时间；便于定量处理和分析。但问卷法的缺点是只能获得书面信息，不能与调查对象直接沟通，问卷的真实性受到一定影响，问卷回复率难以保证。 五、网络法。 不受时间、地域的限制，能收集文字、图表及声像信息。但用网络法收集的信息有大量是未经核实的，所以需要对收集的信息、的真伪进行鉴别。 六、交换法。 获得的信息及时、适用、针对性强，能节省时间。但交换法需建立在自愿的基础上，交换的信息内容范围较窄，要注意信息的保密性 七、购买法。 能获取大量系统化、专业化的信息，信息来源广；但费用高，耗费时间和人力。
任务二信息整理 简答题： 信息整理分类一、名片资料二、贺卡资料三、广告资料四、图书期刊资料五、音像资料 筛选信息的方法 1查重法。2时序法。3类比法。4专家评估法。5老化规律法。 校核信息的方法 1 分析法。2核对法。3调查法。
任务三信息存储 简答题：信息存储的注意事项： 第一，选择质量好的存储载体。第二，加强存储载体的日常保管。第三，注意调节存储场所的温度与湿度。第四，防尘、防磁场，勿折、勿摸磁表面。第五，定期检查、复制。第六，计算机存储应采取必要的保护措施：制作备份；重要信息制作书面份，防病毒。 信息存储的编排方法 ： 一、字母编排法1.主题分类法的资料排列2.“内部机构-岗位（业务内容）”分类法的资料排列3.按地区分类法的 资料排列 二、数字编排法 数字编排法常用的一种是按十进位制数码编排分类， 三、按时间排列
第三章信息传递与反馈 任务一信息传递 案例分析题 某市一家工厂．由于老产品积压，资金亏欠．濒临倒闭。2002年初，这家工厂的生产科长听说一种新产品有发展前途，就提出转产该产品的建议。为此，厂长与门召开了办公会议，对转产问题作初步讨论。可是会上却引来不会者的一违串的提问：新产品经过可行性论证没有？市场预测是怎么说的？是否属于专利产品？投产后几年能扭亏为盈？面对这一违串问号，生产科长一时无语，会议决定暂缓转产。 厂长办公室秘书小林，虽只有中专文化性度．但却有吸钻劲，在征得厂长的同意后，根据《市场信息报》的信息，向某大学技术开发公司发出了函电，请求给予技术咨询．并汇去500元作为咨询资。该公司接后．即安排一位老师加班加点．为工厂查阅了国内外有关资料和专利，并复印成册寄到该厂，生产科长如获至宝，在厂长办公会上，向与会者详细汇报了该产品的性能和发展前景．并提供了某大学开发公司查阅的有关资料。会议经过讨论，同意转产。转成新产品后，该厂以年创收逾百万的利润．引起了有内外同行的注目。秘书小林也受到厂长的表扬。
思考并讨论，在该案例中小林、老师、科长分别采用了何种信息传递方式．为什么他们会选择该种方式？
简答题： 信息传递的基本要求 ：迅速、准确、保密 信息传递的方式方法 ：一、 语言传递，二、文字传递，三、电信传递，四、可视化辅助物传递。
任务二信息反馈 案例分析题 1996年湖北省长江流域发生特大洪涝灾害，省委有关部门到重灾区监利县深入调查，发现特重灾区“后遗症”问题十分严重。这些问题突出表现在以下几个方面：（1）灾后农业生产资金投入严重丌足，来年春耕约需资金6700万元，县乡最多只能解决一半；（2）扶持工业和乡镇企业的资金投入不能到位，受灾惨重的朱河镇28家乡镇企业需要流劢资金七百多万元，至今没有着落；）（3）防汛区间耗费的为欠款到了清理归还的时间，问题突出，成为基础干部群众的心头之患；（4）乡镇村组干部工资缺口大，无力解决，上车镇干部教师已有3个月没有发工资。为此，他们及时地编发了《特重灾区需要特殊政策解决后遗症问题，监利县当前几个突出的问题亟待解决》的信息，反馈给省委，引起了省委书记和省长的高度重视，他们批示要求与题要求，做好政策到位，扶持特大重灾区的工作。
阅读以上材料，回答以下问题： 省委有关部门到重灾区进行调查后，编发汇报材料上交省委、省政府。这属于哪一种形式信息反馈？除此以外信息反馈还有哪些形式？ 信息反馈的涵义是什么？ 信息反馈的方法有哪几种？
简答题 信息反馈的内容 一、 成绩。二、问题三、方法信息反馈的的形式
1）纵向反馈和横向反馈。（2）正反馈和负反馈。（3）前反馈和后反馈。 信息反馈的方法 有连续型、系列型、广角型 信息反馈的具体措施
一、建立健全信息反馈系统
二、简化信息反馈程序
三、建立一套科学的工作制度 第四章开发与利用 任务一信息开发 简答题 信息开发的工作程序 1．确定主题：角度要选准。 2．分析信息材料：题材要挖深 3．选择信息开发方法（选择） 4．选择开发信息的形式（选择） 5．形成信息产品
信息开发方法 （1）汇集法。把关于某一主题的信息按照一定的标准汇集在一起。 （2）归纳法。将关于某一主题的信息集中起来，进行系统综合分析，明确说明某方面的工作动态。 （3）纵深法。把若干具有内在联系的信息或不同时期的有关信息纵向进行比较，形成新信息材料。 （4）连横法。把若干不同来源的信息按照某一主题进行横向连接，做出比较分析，形成新的信息、材料。 （5）浓缩法。压缩信息材料的篇幅，以求主题突出、文字简明精练。 （6）转换法。把不易理解的数字和文字转换为易于理解的数字和文字。 （7）图表法。将有一定规律的数据制成图表。
信息开发的形式
包括剪辑报纸、编制索引、制作简报、编写文摘、编写简讯、撰写调查报告六种。
信息编写的类型 （1）动态型信息。（2）建议型信息。（3）经验型信息。（4）问题型信息。5）预测型信息。 调查报告正文的结构
1）横式结构2）纵式结构3）综合式结构4）逐点式结构 调查报告写作中注意的问题 （1）提炼报告主题。（2）精选基本素材。（3）合理谋划布局。（4）讲究语言的运用 任务二 信息利用 论述题 如何做好信息利用工作？ 一、明确标准，实行规范化管理 （一）完善职责 （二）规范业务 （三）强化考核 二、设定流程，打造精品信息 （一）把好选稿源头关（二）把好信息质量关（三）把好过程控制关（四）把好文稿审校关 三、管控源头，夯实信息工作基础 （一）提升信息员队伍的战斗力 （二）提升报送信息的质量 三）提升信息网络的覆盖面 （四）提升信息报送的针对性 第五章档案的收集和鉴定 任务一档案的收集
各机关、企业、事业单位在工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕由文书或业务部门整理立卷后，定期移交给档案室，通常称为归档。 帐外档案“账外”文件指的是未经收发登记的机关内部文件或外部文件。 简答&论述 档案收集的要求： 一、加强档案馆（室）外的调查与引导工作 二、保证归档档案的齐全完整 三、积极推行入馆（室）档案的标准化 四、维护全宗和全宗群的完整性 档案收集的措施一、严格执行文件的收发文登记制度和归档制度 二、加强对零散文件和”账外”文件的收集 三、重视对专门文件的收集 档案鉴定的标准 1．来源标准2．内容标准3．形式标准4．相对价值标准5．效益标准 任务二档案鉴定 档案保管期限表：档案保管期限表就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种标准性、指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案管理期限的依据 简答&论述 档案保管期限表的作用：第一，以档案保管期限表为依据和标准，容易统一认识，可以避免个人认识的局限性、片面性，以及由此造成的判定档案价值过宽或过严的偏向，确保档案价值鉴定的准确性，提高工作质量，加快工作进度，提高效率。 第二，档案保管期限表上具体规定何种档案必须保存，何种档案应该销毁，标准准确，界限清楚，再加上有严格的销毁档案的批准、监销、注销制度，就能有效防止有意或无意地错误销毁档案，维护档案的完整与安全。 第三，在立卷时，一般要求适当照顾文件的保存价值，将具有不同保存价值的文件组成不同的案卷，一个案卷内只能有一种而不能有两种或两种以上的保管期限。以档案保管期限表作为参考，文书立卷人员能较容易地区分文件的不同保存价值，比较准确地将它们组成不同的案卷，并且初步确定其保管期限，为以后档案馆鉴定档案的价值打下基础。 档案保管期限表的类型 1.通用档案保管期限表（又称标准档案保管期限表） 2．专门档案保管期限表 3．同系统机关档案保管期限表 4．同类型机关档案保管期限表 5．机关档案保管期限表 档案鉴定的要求 1．制定本部门切实可行的归档范围 2．选择本单位形成的文件材料作为归档重点，即”以我为主”本单位形成的文件材料， 3.充分考虑社会需求对文件价值的影响，即”效益为先”档案的是使用价值是由档案的内容及其满足利用者需要的程度决定的 4．要克服”多多益善”的思想，保存确有永久保存价值的档案。 档案鉴定的工作程序与方法 第一阶段，在单位文件归档时确定归档范围，同时剔除没有保存价值的文件，由单位文书处理部门或业务部门保存一两年后销毁。 第二阶段，确定归档文件保管期限，即确定档案的”生存期”。 第三阶段，到一定年限时进行档案价值复审。 复审主要采取两种形式： （1）移交复审 （2）到期复审 档案销毁的程序(4) （1）编制销毁清册。 （2）严格执行审批制度，履行批准手续。 （3）销毁的方法。无论采取什么方法销毁，必须两人在场监销；销毁完毕，监销人要在销毁清册上写明某日已销毁并签名盖章。 （4）销毁完毕后必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明”已销毁”。 第六章档案整理 全宗就是一个机关、社会组织和个人在执行职责活动中形成全部档案的总和 简答题篇二：浅谈秘书的信息工作 【摘要】：随着社会的发展进步，信息成了现代社会的宝贵资源，世界著名未来学家阿尔温托夫勒预言：&谁掌握了信息，控制了网络，谁就掌握了整个世界。&而企业经营管理的过程,实际上就是取得信息并依据信息做出决策的过程。作为秘书人员，收集、筛选、整理和加工各种有效信息，为领导者提供全面、准确、及时的信息服务是其工作的一个重要方面。因此秘书做好信息工作也变得更重要。作为现代秘书必须努力做好信息工作，学会利用信息技术开展秘书工作，以提高为领导工作服务的效率和质量。 【关键词】：秘书
工作 信息在人类社会中的作用被普遍关注,人们对信息的研究越来越深入,秘书信息工作的地位和作用日显重要.因此有必要对秘书信息工作进行进一步的了解。 一、 秘书信息工作的基本要求可以用&准确、及时、全面、 适用、经济&来概括 （一）、准确 信息的真实性是信息质量的核心，所以收集到信息是一定要准确无误，真实可靠的。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实，而处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性的相互统 一。只有如实的反映情况，才能保证领导机关及决策者依据真实的、准确的信息做出恰当的判断和科学决策。正确的信息无疑对领导决策能够产生积极的促进作用;反之，错误的信息对领导决策会产生误导作用，造成的损失和影响也很大因此，准确，应是秘书信息工作的灵魂。 （二）、及时 信息的收集、处理、传递、反馈不仅准确还要要及时迅速。社会主义市场经济对秘书工作的时效性提出了更高的要求，不仅传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重的损失。全面即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，做出正确的判断和决策。 （三）、全面 全面就是反映的问题，收集的信息要全面，还要听取各种意见；对一个问题如果有不同的看法应该都反映给领导者，信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，做出正确的判断和决策。 （四）、适用 收集信息时要弄清本地区本部门本单位的工作进展情况和急需解决的问题；要及时摸清领导者的思想脉搏，做到心中有数；还要突出重点，帮助领导者集中主要精力考虑重点问题，还应该同时兼顾一般，以免发生不应有的疏漏。更要根据不同领导机关和领导者的不同要求提供信息。一条有价值的信息对于不同层次不同部门的领导者，其参考价值并不相同。秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象的不同要求，在信息的投向上有针对性，区别对待，注意适用对路。 另外还要特别注意，只要是新发生的带有重要动向的性、导向性、苗头性、政策性、突发性的问题，就应该及时采报。 （五）、经济 企业信息工作可以帮助企业在扩大生产规模的同时保证效率与效益的提高，从而实现企业信息工作的价值。由于生产要素客观存在的不可分性和生产经营在组织、流程与技术上的要求，成本节约与效益提高要达到一定生产规模才能得到体现。在规模经济性的层面上，企业信息在企业多样化经营和广泛合作中就能起到有效的导向、调节和控制作用，使原来未能充分利用的“信息资源剩余”（包括经验、技术、商誉和商标、市场信息、管理技能等信息资源）得到共享和充分利用并大幅度地节约信息成本。所以秘书在收集信息时，还考虑信息成本，使收集的信息有一定的经济性。 二、 秘书信息工作的重要性 （一）、辅助领导者做出正确决策 企业的领导班子，要对各方面工作做出决策，掌握大量的信息是至关重要的。办公室作为领导的直接服务机构，承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议的任务。在企业生产经营工作中遇到很多实际需要解决的问题，企业必须要深入研究解决工作中面临的这些困难和问题。在这种情况下，办公室作为企业信息部门就要为领导及时了解企业的生产情况和职工的心理动态和出现的新情况、新问题，及时采取措施加以解决。这就需要办公室灵敏地捕捉信息，充分地利用信息，在对信息进行分析研究的基础上找出问题的原因和症结，确定解决矛盾的最佳方案。可以说，决策的过程，就是信息的输入、处理、输出的过程。决策的形成需要借助信息进行判断，决策的实施需要借助信息进行控制，决策执行终结后，需要借助信息进行总结，为新的决策创造条件。办公室所做的信息工作做得好不好，提供的信息及时不及时、真实不真实、全面不全面，将直接影响到企业领导的决策和对全局工作的把握。因此，办公室人员紧紧围绕企业经济中心工作，深入群众之中调查，收集各种信息向领导反馈，为领导正确决策发挥好参谋助手作用。 （二）、协助领导者做好科学管理 管理信息化是指企业广泛利用现代信息技术，开发信息资源，把先进技术、管理理念引入到管理流程中，实现管理自动化，提高企业管理效率和水平，从而促进管理现代化，转换经营机制，建立现代化企业制度，实现有效降低成本，加快技术进步，增强核心竞争力。信息化的实现，会使企业的生产经营模式发生深刻的变化。对信息的快速反应能力是检验工作效率和竞争力的重要标志，建立企业和部门信息网络，实现信息化既是社会需求，也是企业适应市场，促进自身发展的需要。只要管理方式正确，有良好的工作氛围，员工也会全力以赴地工作。 （三）、开阔领导者的思路 好的信息，不仅可以让领导者做出好的决策，还可以让领导者的思路开阔。获取多方面的信息，着力跟踪前沿信息，服务于现实的需要，帮助领导开阔视野、更新观念、提升能力。创新是衡量一个人、一个企业是否有核心竞争能力的重要标志。为领导者提供有效的信息，让领导者不断地从工作中发现问题、研究问题、解决问题。而解决问题的过程，也就是向创新迈进的过程，这也提高了领导者的执行力。 （四）、促进办公室工作职能转变 加强企业信息工作，是促进办公室工作职能转变的需要办公室是重要的综合协调、信息处理、反馈部门，是企业机关的枢纽、窗口和门面，是领导重要的参谋和助手。在新形势下，办公室要适应电子办公的需要，积极推动自身职能的转变。在工作内容上，要由以往主要做事务性工作，向事务和政务相结合、以政务性工作和辅助决策为主、当好参谋助手的方向转变；在工作重心上，要由以往主要服务领导，向服务领导与服务部门、服务车间班组、服务职工相结合，促进综合协调、确保政令畅通方向转变；在工作方法上，要由以往主要依靠行政手段，向多种手段综合运用、加强信息服务和信息引导方向转变。做好信息工作，是办公室实现上述三个转变的重要载体。信息工作既是上下级机关进行工作联系和沟通的必要环节和重要纽带，是上情下达、下情上达、左右通达的快速、便捷的通道。它便于下级向上级汇报工作，便于向上级及时反映工作中的问题，求得支持，便于下级及时与上级沟通工作思路，创造性地开展工作。从这个意义上讲，做好政务信息工作，对于促进办公室职能转变有着无可替代的作用。办公室要加强与领导和上级部门的协调，加强与业务部门的协调，加强与基层的协调，加强与社会各界的协调，把信息工作贯穿到各项业务工作中去，做到“健全制度，畅通渠道，讲求质量，提高效率” 三、 如何做好秘书的信息工作 现代秘书应具备和强化信息意识，提高信息工作能力，给领导者决策和管理提供优质高效的信息辅助。新形势下秘书人员该如何做好信息工作呢？我认为要做好信息工作，应该从四大方面去下功夫。 （一）、要有四种意识 信息是领导者管理和决策的基础，领导者的决策离不开信息活动。秘书担当的是领导者信息活动的灵敏触角和聪明耳目之角色，为领导者提供好的信息服务，秘书人员应该树立信息、政治、创新和全局等四种意识。 1、信息意识 秘书人员信息工作做得好与坏，在某种意义上来说决定了领导者决策的正误和领导水平的高低。在经济工作中，经济信息、商务情报甚至是企业和组织的生命。信息、物质与能源已成为现代社会的三大经济支柱。在这样一个充盈着信息的环境中，可以说秘书工作归根结蒂就是信息工作，游离于信息之外的秘书工作是没有的。秘书人员只有具备强烈的信息意识，深刻认识信息社会的特征，从信息的高度来对待繁多的秘书实务；这样才能及时化解隔阂、消除矛盾，提高秘书工作效率，保证领导者的工作效率。 2、政治意识 现实社会生活中与政治是分不开的，政治是经济的集中表现。因此，信息工作要为经济建设服务，要保持高度的政治敏锐性。而且在信息工作的思路、信息内容的取向、信息网络的布局、信息活动的方式等方面都要以坚定的信心、高昂的热情、旺盛的斗志、科学的态度，积极研究新情况、解决新问题、探索新途径，努力提高信息工作水平。 3、创新意识 为领导者决策提供信息是秘书的重要职能。在铺天盖地的信息海洋中捕捉到领导者最需要的信息，为领导者决策提供最有价值的资讯，就要求秘书人员必须具备创新意识。它不是对外界信息的简单模仿剪辑，而是要经过头脑加工厂的分析综合，创造出新的更有价值的信息，为领导者的决策服务。21世纪是以知识与信息为发展动力的时代，秘书工作的改革和发展，必然要求作为秘书工作主体的秘书人员具备较强的创新能力。 4、全局意识 全局意识主要体现在三方面：一是要站在全局的高度，判别一切事物的是非、真伪、善恶，正确把握事物发展的走向，提高信息工作的预测水准。二是围绕“改革、发展、稳定”的大局，密切关注党的建设、政权建设、经济建设等重大问题，提高信息工作的预测能力。三是牢固树立群众观念，深入基层，多视角、全方位审视社会不同群体信息，提高信息工作的预测效应。 (二)、要提高信息质量 决策是领导者工作的核心，而信息是决策科学化的基础和依据。领导者决策的过程，实际上也是一个信息处理的过程。在做出决策前，要掌握各种信息，找出问题与矛盾，从而确定决策目标；进行决策时，要依据所掌握的信息，研究制定可供选择的方案，做出正确的决断；决策实施后，还要及时掌握反馈信息，对决策进行评估、调整。由此可见领导者决策过程都离不开秘书人员信息工作的有效服务。由此可知，提高信息的质量是做好信息工作的关键。提高信息质量，应准确把握报送内； 广泛开拓信息渠道充分利用文书、书刊、会议、调研、信访、档案网络等各种渠道快速获取有价值的信息；坚持实事求是原则，秘书人员要以认真负责的态度，把群众的真实想法、愿望、意见和建议如实地反映，不欺瞒领导者；着力挖掘特色信息， (三)、要加强信息开发 信息是可以不断再生的资源，人们可利用失去原有价值的信息经过加工而得到新的信息。对信息进行增值开发，是进一步丰富信息资源的重手段。信息的增值开发可通过下面途径获得。 1、控制潜在信息 我们应该立足微观、着眼宏观，抓住对全局有一定借鉴作用的微观信息，挖出潜藏的、对宏观有指导价值的信息进行细整理、精加工，努力使其上质量上档次。使原有的信息大幅度增值。 2、发现超前信息 苗头信息的价值大部分是潜在的，往往被遮盖而不受重视。为使信息不断增值，秘书人员不仅要主动去发现和捕捉苗头性信息，还要进行深入分析和研究，多发现有倾向性的信息，以更能够好地发挥参谋助手作用。 3、实现信息的多次利用 信息不只是有一次价值，好好利用会出现多次增值。所以要求秘书对内涵容量大的信息要进行系列开发和连续开发。不但要抓住对全局有较大影响的重要问题，使信息在连续开发过程中不断增值。还要围绕领导者决策的实施过程，开发相关信息，及时掌握热点、难点、亮点问题，不断进行更大范围和更深层次的开发，使一次性信息发展成为多次性信息。 4、开发预测信息 要想在诸多信息中发现未知的事物发展规律，并根据这一规律去预测未来，就需要通过艰苦细致的努力，在总结过去和现在的事物发展中，去描述事物前进的直线或曲线轨迹，从中发现事物本质的运动规律，为准确预测未来的发展趋势寻找信息依据 (四)、提高秘书的信息素养 现代秘书的信息素养，是秘书人员在工作实践中根据组织内外信息环境的发展要求，自觉接受教育训练而逐步形成的对待信息活动的修养与能力，信息素养作为一种高级技能，具有很强的实践应用性。信息素养的培养教育就应受到高度重视，秘书可以通过制定明确的培养目标，创建良好的培养环境，突出信息技能的教育和训练等方式来提高秘书的信息素养。了解信息科技的发展动态，掌握必需的信息技能，提高驾驭依靠的本领是秘书人员必须具备的。我们应大力倡导和热情支持秘书人员学电脑、用电脑和使用计算机网络，营造浓厚的提高信息素养氛围。秘书要充分发挥院校信息教育的职能和作用。在日常的工作中，不断的学习，不断的提高信息素养。
【参考文献】：1、《第一次当秘书》廖小鸥2005年10月第二版第126页起 2、《秘书学术论文：论现代秘书人才的信息素养》王守福2009年2月 3、《新形式下秘书人员如何做好做好信息工作之我见》精华区―家园 4、《秘书工作综合流程解析》主编张小慰、冯俊伶7页起篇三：秘书如何做好信息工作 秘书如何做好信息工作 在当今信息时代，信息的资源价值日益突出，信息业倍受社会重视，在信息领域也出现了许多素质高和能力强的秘书信息工作人员，怎样才是一个合格的秘书呢？怎样才能做好秘书信息工作呢？这是我们所面临的问题。接下来，我将从5个方面来阐述与之有关的问题 一、信息 要想做好信息工作，首先，我们就必须知道，什么是信息，信息的特点与分类，只有这样，我们才能做接下来的工作 ㈠ 信息有许多种不同的定义: 美国科学家维纳《控制论―动物和机器中的通讯与控制问题》解释：“信息就是信息，不是物质，也不是能量”而后，他又提出“信息是人和世界相互作用的过程中互相交换的内容的名称”① 《牛津字典》解释：信息就是谈论的事情、新闻和知识； ② 《韦氏字典》解释：信息就是在观察或研究的过程中取得的数据、新闻和知识② 《辞海》解释：信息是音讯和消息；通信系统传输和处理的对象，泛指消息或是信号的具体内容和意义；① 信息管理专家霍顿认为：信息是按照最终用户决策的需要，经过处理和格式化的数据，处理可以是自动化的或是手工的，有数据转为信息是由信息处理者完成的① 信息论中的信息是：用符号传递的报道，报道的内容是接收符号者预先不知道的 简单地说：信息就是对客观事物的特征和变化的直接后好似间接的表述 总体来说：信息是对客观事物发展变化的规律和对事物运动状态的客观反映②
㈡分类 依据不同的角度和标准,信息可以有多种分类方法: ⑴按信息的运行方向划分,按照这种分类方法,信息可以分为上行信息、平行信息和下行信息。 织中的信息一般有三个流动方向，即为上行信息，是在组织中按照组织管理关系，下级向上级传递的信息，它可以描述出组织的当前状态；向下流动的信息即为下行信息，是上级向下级传递的各种信息，主要包括最高层制定的战略、目标以及各管理阶层发出的指令；水平流动的信息为平行信息，是在职能业务部门和工作小组以及个人之间进行沟通联络时传递的信息。 ⑵信息的来源划分，按照这种分类方法，信息可以分为内部信息和外部信息。
内部信息是组织内部各项活动所产生的各种信息，如决策管理信息、人力资源信息、财务信息、生产信息、销售信息、物资采购供应、术开发信息；外部信息是指来自组织以外、对组织活动产生影响的信息，如政策法令信息、国内外政治经济形势信息、社会文化环境信息、外部群众情绪意见信息、自然环境信息、科技信息、竞争对手信息、消费需求信息、市场销售信息、金融信息、生产资源分布与生产信息等。对组织而言，内部信息主要描述了组织中特定业务的内容和情况，外部信息描述了组织周围的环境，它们都是组织活动必不可少的。 ⑶管理的层次划分，与管理层次相对应，组织的信息可以分为战略级信息、战术级信息和作业级信息。 战略级信息是供企业的高层管理人员制定长期战略和决策的信息，外部环境信息将在其中发挥重要作用；战术级信息是供企业中层管理人员监督和控制各项业务活动、有效分配资源的各类信息，与中层管理部门的职能活动有关；作业级信息又称为执行级信息，是反映组织中各项工作和具体业务活动执行情况的信息，如企业中的会计信息、库存信息、生产进度信息、质量和废品率信息、产量信息等，这类信息来自组织内部，基层主管人员是这类信息的主要使用者。 ⑷的稳定性划分，按照这种分类方法，信息可以分为固定信息和流动信息。 固定信息是指具有相对稳定性的信息，在一段时间内可以重复使用，不发生质的变化，如、档案、各类定额标准、规章制度等。流动信息又称为作业统计信息，是反映各项业务活动实际进程和实际状态的信息，因此它会随着业务活动的进展不断更新，这类信息时间性较强，一般只有一次性使用价值，但它是控制和评价组织活动的重要信息。一般来说，固定信息约占组织管理系统中周转的总信息量的75%，整个组织管理系统的工作质量很大程度上取决于固定信息的管理。 ⑸组织的活动划分，按照这种分类方法，信息可以分为财务信息、人力资源信息、管理信息、资产信息等，企业中还可以有原材料信息、产品结构信息、客户基本信息、供应商基本信息、营销信息、技术信息、设备基本信息、质量信息、管理考核信息及重要活动信息等。 ⑹按信息的加工程度划分，信息可以分为原始信息和综合信息。原始信息是指从信息源直接收集的信息；综合信息则是在原始信息的基础上，对之进行综合加工后产生的新信息。综合信息往往对管理决策更有用。 ⑺按信息发布的渠道划分，信息可以分为正式渠道信息和非正式渠道信息。正式渠道信息是指由正式组织通过正式渠道，如会议、文件、信件、正式谈话、新闻媒体等发布的信息，这类信息的准确性和权威性都比较高；非正式渠道信息是指从正式渠道以外获取的信息，但需要加以认真分析、鉴别后才能使用。① ㈢信息的特点 ⑴客观性 信息是事物及其变化的客观反映，由于事物的特征和变化是不以人的意志为转移的客观存在,所以反映这种客观存在的信息同样带有客观性。信息不仅其内容具有客观性,而且一旦生成，还具有客观存在性。 ⑵传递性，也叫传输性 信息要借助于文字、图象、胶片、磁带、电波、声波、光波等物质形态的载体，才能为人们所感知、所接受。信息通过载体能进行空间和时间上的传递，从一处传到另一处。信息的传递通过信道（信息的传递通道）进行，也就是说，信源（信息的源泉，即信息的发送者）发出信息后，经由信道传递至信宿（信息的归宿，即收信者）。信源、信道、信宿组成信息系统的有机整体。信息的传递手段和方式多种多样。信息传递的快慢，对信息的效用影响很大。
⑶效性信息作为客观事物的一种反映，总是现有事实，后有信息的。也就是说，信息有一定的滞后性。因此，信息一旦生成，就须赶快传递，尽快减少信息的滞留时间。这种信息的时效性，是由人们获取信息的目的决定的。人们获取信息的目的在于利用，而只有那些及时传递出来并适合需求者的信息才能利用。信息的价值在于即使传递给更多的需求者，从而创造出更多的物质财富。社会需求的时间性带来了信息的时间性。愈是及时的信息愈有价值，过时则价值小甚至没有价值。 ⑷享性 信息借助于载体，即可被传递又可为人们所共享。这是信息不同于一般物质或能量的属性。一个发电厂的电力如果全部输送给四川，就不能同时输送给陕西；一吨钢材用于制造汽车，就不能再用于制造轮船。而任何信息，如一本书或一部电影所传载的信息，人们却是可以反复共享的 ⑸发性 从信息作为一种资源看，有与它取之不尽，用之不竭，因而可以不断 探索和开掘；从信息所载的内容看，由于客观事物的复杂性和事物之间的相互联系性，反映事物本质的非本质的信息常常交织在一起，加上它们难免会受到历史和人们认识能力的局限，因而需要开发；从信息的价值看，利用信息可以开发出新的材料和新的能源。不仅新材料和新能源的开发有赖于信息的利用，而且新材料和新能源要得到充分和有效的利用，也有赖于信息③ 二 、信息工作的要求 了解信息后，我们就要进一步了解信息工作，包括信息工的要求和特点 为了做个好文秘，必须建立先进的信息系统，是信息工作能够做好。实践证明，加强了信息工作，会给文秘的工作注入活力，改变以往陈旧的常规，使文秘工作以信息为核心，变成快速运转的良好形势。看来，高质量的信息工作能促进文秘工作的改革。 文秘从事信息工作的基本要求是：及时，准确，全面，适用。 ㈠及时 不管信息的作用大小，若传递晚了，就失去了效用。上司能在瞬息万变的信息时代快速作出决断，关键在于能不能及时得到信息。 文秘在信息的每个程序，都应突出“快”字。收集快，整理快，传递快，要减少信息传递过程中的迟滞 ㈡准确 只有准确的信息才能使上司的决策建立在正确的基础上。在文秘的信息工作中，文秘应该以高度负责的精神，尊重事物的客观性，，认真的反映和描述。不要为迎合上司的意图而把信息任意夸大或者缩小，造成信息的失真。 ㈢面 某个侧面或者一时的情况，无法真实的反映事物的全貌。比如，重要的动态信息，常常只注意事物的内容和情况，忽视了事物发生的时间，地点，任务等信息。 文秘应多层次去收集信息，想上司提供能够全面反映事物的信息。㈣适用 要根据上司决策的需要，围绕上司关心的“焦点”提供信息。
有的问题尽管没有列入上司的议事日程，可是很重要，要及时向上司汇报。为了做好信息工作，文秘应掌握信息工作的规律，根据上司的需要，为上司的决策提供信息。 上司急需的一般有以下4种信息： ㈠测性信息 事物矛盾变化在没有表露以前，针对各种预兆，证据对事物发展变化的方向，作出预测性信息。事物的发展，筹划阶段的信息也可称为预测性信息。预测性信息包括预料，推断，规划，等等。 ㈡动态性信息 事物在发展的过程中的信息。 ㈢性信息 反馈性信息的专题性比较强，比普通信息要求些。 ㈣性信息 综合性信息要求比较系统全面。 信息时代，瞬息万变，文秘为了做好信息工作，应该做到以下几点 ㈠增强意识 ⑴策意识。政策制定后，应提供政策的反馈信息。 ⑵强全局意识。上司的决策必须从全局出发，文秘在收集，选择，综合和提供信息时，也应从全局出发想上司提供信息。 ⑶强主动服务意识。信息工作是主动性非常强的工作。应主动寻找信息，积极全面掌握 信息，要综合，分析和研究信息，积极想上司提供信息。 ㈡加强信息的开发和利用。 ⑴从全局出发去收集信息。 ⑵努力加强信息的开发。 ⑶加强信息的分析，把信息充分利用起来。① 信息工作的特点表现在如下几方面： ㈠超前性 秘书在信息工作中要有超前意识.社会生活的变化,社会事件的发生、实现总会有某些预兆,预示某种将要发生的变化与变化的方向和幅度.及时获得先兆性、预测性的信息,对于及时做出正确的决策具有重要意义.因此,秘书要善于运用科学的分析手段和思维方法,对事物未来的发展趋势做出科学的预测,及时向领导提供正确的&预测性&信息,使领导能够走在事物发展的前面,在决策时能够做到未雨绸缪. ㈡紧迫性 秘书信息工作要根据领导工作的需要又快又准地提供信息.由于信息的时限性和非消耗性,秘书处理信息的周期要短、速度要快.同样的信息,如果利用地晚,信息就会失去它的价值.因此,秘书的信息工作要有很强的时间观念,领导一旦需要,就要幽快幽准地既是提供信息,这使得领导者耳聪目明,适时地做出正确的决定.这样,不仅使领导科学决策有了重要的保障,而且也使秘书做好辅助管理有了重要的保障. ㈢开拓性 信息具有可开发性,秘书要勇于开拓和善于开拓信息资源.早在20世纪80年代中期,中央领导就提出了&高层次信息&的概念.即信息的开发和处理,可分为两个层次:初级信息是对现有网络上的信息和各地、各部门报送材料的初加工;高层信息是对原始信息的归纳、综合、分析,并在此基础上提出对策意见和处理方案.在实际工作中,两者相辅相成,不可偏废.因此,秘书应重视对初级信息的看法,为领导提供信息,并善于应用现代化的信息载体和信息加工手段.㈣普遍性 不在,也无处不有,因而秘书的信息工作具有普遍性.对秘书来说信息的收集工作没有职内职外之分,一切多工作有用的最新变化信息,都是秘书收集的对象.在别人眼里,秘书的言行也是在发布和传递某方面的信息.所以,对秘书来说信息工作是存在于时时处处的① 三 、秘书做好信息工作的几个重要环节 了解上述后，就到了最重要的一步了，面对信息，秘书因该怎么做？怎样做到既能让领导满意也让自己满意呢？我们要注意如下几方面的内容： ㈠确定信息收集的范围 由于技术的进步，人们每天都面对着无限多的信息，如何从大量的信息中选择有效的信息是每一个人都必须认真对待的问题。确定信息收集的范围可以从以下两方面着手： ⑴据学习和工作需要确定信息收集范围，学习和工作是人们的主要活动之一，在学习和工作的过程中会出现很多问题，我们可以选择几个急需解决的问题作为学习或工作的目标，并为此确定一个明确的信息收集范围。选择目标时应注意力所能及的原则，首先要确定以自己现有的知识和能力水平能否解决，其次要明确自己已知已会之外还需要哪些东西，然后着手收集相关信息。在这一过程中，我们有时会发现自己收集的有些信息在第二次出现时与第一次的内容完全不一样，有些信息只用这一次以后就没有用处了。但只要你是仅仅围绕自己的目标进行的 ，这些都不会是无效劳动，因为一次次的信息收集过程其实就是在实践中学习和训练的过程，只有通过一次次实践活动，我们才能得到一些只属于自己的特别的经验，培养出对信息敏锐的觉察力。 ⑵据自己发展的努力方向确定信息收集的范围。要明确自己的努力方向，必须认真分析自己所拥有的主客观条件。人的发展方向首先受自身生理条件的制约，一个身体瘦小的人不可能成为叱咤篮坛的强力中锋，一个五音不全的人很难成为歌唱家，收集这些相关信息最多是作为茶余饭后的谈资。其次，人的发展方向受自己性格、知识结构的制约，性格内向、腼腆的人不宜做公关工作，没有受过正视、 系统数学训练的人不适合研究歌德巴赫猜想。再次，人的发展方向受环境条件的制约，一是自然环境，生活在山区要发展水产养殖业就很困难，二是社会环境，在一个没有机场的地方以民航服务为发展方向的意义不会太大，当电脑的发相关热词搜索：
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