为了进一步规范学籍档案查阅、复制、翻译工作，按照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《成都理工大学档案管理办法》的有关规定，现将我校往届毕业生和在校学生开展学籍档案查阅、复制、翻译等工作的有关事宜通知如下：
一、办理内容
1．中文证明：招生录取名册、学籍卡/成绩单、学历证明等。
2．英文证明：依据中文证明材料翻译的成绩单、毕业证书和学位证书等。
3．学历证明核查：凡公证处、移民局、大使馆、国内外学校及用人单位回访、核实相关信息和出具证明的，由档案馆信息开发室和办公室相关经办人负责办理并予以回复。
4．代理远程查档和翻译：档案馆通过确认信函、传真或网络提供的有效查档证件，并收到相关费用后，代使用者查阅和翻译其相应档案材料，通过邮寄或网络等形式提供查档结果和翻译材料。
二、办理原则
坚持实事求是的原则。学籍卡/成绩单是学生在校学习阶段课程成绩的证明，严禁修改课程名称、学分、成绩。学籍翻译中的课程名称、学分、成绩及标注应与中文学籍卡/成绩单完全一致。
三、办理程序
1．我校各类往届毕业生（博士、硕士、全日制本专科生以及成人高等教育学生），其学籍档案已移交档案馆的，可直接到档案馆办理学籍查阅、复制与翻译。
2．我校各类在校生由学生所属教学主管部门（研究生院、教务处、继续教育学院）出具中文成绩证明。学生持加盖公章和经办老师签字的成绩单，可到档案馆办理翻译等业务。
3．档案馆办公室负责查阅学籍，档案馆信息开发室负责成绩翻译，档案馆办公室负责收费盖章。
四、办理手续
1．办理本人学籍证明须出示本人有效身份证件；委托他人办理的须出示当事人的有效身份证件或复印件、委托书及被委托人的有效身份证件。
2．查证学历、学位，需出示查证单位介绍信、经办人有效证件及被查人有关材料办理。
3．成绩翻译须采用档案馆标准格式和信笺，经双方核对无误，办理人在翻译材料上签字并加盖档案馆公章后方为有效。需要密封邮寄的由经办双方当面装入档案馆专用信封并密封，封口处加盖档案馆公章。办理周期一般为一周。
4．收费标准按照《成都理工大学二级单位收费项目财务管理实施细则》（成理校计[2008]01号）的规定执行，即“查询学籍卡、档案证明：10元/份.次，增加的2元/份；“双证”及成绩单翻译：160元/套”。
五、责任追究
对在保管或使用学籍档案的过程中涂改和伪造档案的单位和个人，严格按照《中华人民共和国档案法》、《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》及《四川省监察厅关于违法档案法律法规行政处分的暂行规定》等法律法规追究相关责任人的法律责任。
成都理工大学档案馆
2012年5月28日
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本报讯（记者 吴笛）毕业生就业、人才调动，如果想了解相应的档案转移及管理问题该找谁呢？据记者了解，市人社局和市公务员局相关业务整合后，想咨询这些问题可拨打市人才服务中心电话5396688，也可以拨打12333专线。 昨日，市人才服务中心人事代理部部长邱
&&&&本报讯（记者 吴笛）毕业生就业、人才调动，如果想了解相应的档案转移及管理问题该找谁呢？据记者了解，市人社局和市公务员局相关业务整合后，想这些问题可拨打市人才服务中心电话5396688，也可以拨打专线。&&&&昨日，市人才服务中心人事代理部部长邱丽容执掌专线，就“人事代理和档案管理”方面问题接听了读者的。这是市人社局和市公务员局两局合办后，业务整合的一项新举措。人事代理主要包含毕业生就业、人才市内外调动、职称确认与评审、辞职退休等人员档案转移等内容；档案管理主要包括档案接转查阅、材料归档、借用档案材料等内容。&&&咨询问答&&&&问:毕业时，我的随报到证邮寄到当时公司所在地，但公司说没有收到。现在我回厦门工作了，请问能否补档案？&&&&答:请联系原毕业学校，确认档案寄到哪个单位，如果要补学生档案也必须联系学校处理。&&&&问:我们公司有人离职，他的档案怎么处理？&&&&答:根据相关规定，流动人员离职后，人事档案由其户籍所在区人才服务机构管理。离职前人事关系委托人才中心代理的，离职后档案仍然由原所在人才中心保管，无须再办理转递。&&&&问:我毕业后又读了专升本，档案里的学历怎么变更？&&&&答:后续取得的学籍材料必须存入。先办理学历认证（可登录厦门人才网学历认证栏目查看办理流程），然后持学历认证报告原件（审核后退还）和复印件（须加盖与原件相符章）到市人才服务中心人事代理部开函调取学籍档案。收到学籍档案后，市人才服务中心会更新当事人学历信息，同时将学籍材料存入个人档案。&&&&问:已办理就业报到的毕业生，报到证需要存入个人档案吗？&&&&答:已办理就业报到的毕业生，报到证必须存入个人档案。到市行政服务中心办理完报到手续后，持已获市公务员局签章的“报到证”原件到我中心人事代理部开具“毕业生就业介绍信”（办理落户时需要），市人才服务中心经办人员同时收取报到证原件存档，当事人须留报到证复印件（办理落户时需要）。如毕业生档案未到达市人才服务中心，可告知窗口服务人员，领取毕业生调档函。&&&&集中报到期间，市人才服务中心联合市公务员局为代理单位开展一站式报到服务，开具“毕业生就业介绍信”和复印报到证可在办理报到时一站式完成，不用再到市人才服务中心办理。
人力资源师
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长线自考与短线自考的区别是什么？人事档案综合介绍~【学人堂】
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人事档案综合介绍&|&&|&
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。事业单位，人事档案相当重要。人事档案具有以下特点：
（1）全面性人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。
（2）现实性由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。（3）真实性这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。
（4）动态性人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。
（5）流动性人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。
（6）机密性人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。 三、存档方式（1）已成功就业的大学生档案，原则上都由就业单位或其上级相关部门管理。对于就业单位无法解决户口的，可参照下述（2）中办法一或办法二。
（2）目前国家对于毕业后尚未就业（或就业单位无法解决户口）的大学生的档案，一般 采取三种管理办法：
一是把档案转至生源地，由所在地级市的人社局下属人才交流中心接收，并由个人去办理托管手续。这种方式比较适合准 备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生，优点是在生源地就业后办理手续简单方便，而缺点是两年内如离开生源地就业，需重新办理改派手续。
二是把档案转至就业代理或人才交流中心。这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生，优点是易于毕业生解决一些实际问题，缺点是如果毕业生与指导中心交流相对少，则容易造成信息不畅。
三是把档案留在学校，待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。我们建议不要选择这种方式，因为：毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明都不能出具；再者，毕业超过两年认为办理，学校（北京市）将不能再给学生发放就业报到证和派遣证，许多地方都不接受没有派遣证的档案，这不仅影响学生毕业后的工龄核算，更可能影响到此后的档案落实问题。目前，毕业生中有一种比较普遍的现象是对档案不了解，也不关心，甚至已经毕业几年，但档案还放在学校，还有的将档案放在家里，更甚者档案早已丢失。其实不然，在国家公务员的选拔,国有企事业单位的招聘，成熟的民企在招聘时都要审查相关人员的档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据，另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要本人的人事档案。总之，现实生活中，人事档案具有不可替代的作用，应给予足够的重视，在参加工作以后，真正发挥作用的恰恰就是人事档案，如转正定级、职称评定等相关事宜。所以在高校毕业生在毕业的当年一定要在规定的时间内到各地人力资源和社会保障局人事档案管理科去存放档案（或者有人事档案管理权的单位落下档案，这种情况集中在国有企业，国有事业单位，公务员单位，学校基本是把学生档案直接寄送到这些部门），存放之后学籍档案就转化成了人事档案，人事档案在当年没有落下的话会在以后的工作中存在很大的问题，例如有的评定是需要把人事档案落在工作单位所在地几年才可以。
真正能证明学生学习经历的就是该学生的学籍档案，而工作经历的证明就是该档案袋里面的工作档案。
学籍档案里面有本人在各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有本人的党团材料，全部属于原始材料，不可复制。（学籍档案一般是从高中算起，也就是从你的高考档案开始计算，党团关系的一般是由有党组织部门来接收，有的学校是把学籍档案和党员关系档案一起转档，有的学校是分开转档，即学籍档案一个袋交由自己递交于各地的人事档案管理科或者由关部门递交于各地的人事档案管理科，党员关系则是由自己转交在户籍所在地或者工作所在地的党委组织。工作档案就是工作之后的评级、获奖、晋升等这些材料。）所以，保存好自己的档案是一项重中之重的工作。根据有关规定，是要把档案转递给各地人力资源和社会保障局人事档案管理科和有人事档案管理权的单位。
个人档案有八大功能：其一、保留个人原有干部身份；其二、办理工作调动时需要个人档案；其三、参加公务人员招聘考试，需档案确定身份；其四、办理个人退休手续时，要查看档案记录；其五、专业职称晋升的参考依据；其六、出国政审和公证时，需要查阅个人档案及相关证明；其七、办理社保等相关福利需要个人档案；其八、办理法定继承人的财产继承公证等。 五、管理制度（一）、人事档案保管制度
第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。
第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。
2.人事档案保管制度的基本内容
建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。
(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。
(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：取出应转走的档案；在档案底账上注销；填写《转递人事档案材料的通知单》；按发文要求包装、密封。 在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
(4)保卫保密制度。具体要求如下：对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。库房备有必要的防火、防潮器材。库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。
(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量。人事档案材料收集补充情况。档案整理情况。档案保管情况。利用情况。库房设备情况。人事档案工作人员情况。
（二）、人事档案利用制度
第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按 照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。
2.人事档案利用的方式
(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， 以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。
(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
3.人事档案利用的手续 在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。
(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
(2)外借手续。借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。借档单位(部门)盖章，负责人签字。人事档案部门对其进行审核、批准。进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。归还时，及时在外借登记上注销。
(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
六、档案材料分类自传材料；报告个人有关事项的材料考察、考核、鉴定材料；审计材料学历学位材料；职业（任职）资格材料；评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料党、团组织建设工作中形成的材料表彰奖励材料涉法违纪材料招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人专业（复原）安置、退（离）休材料；辞职、辞退，罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料健康检查和处理工伤事故处理材料；治丧材料；干部人事档案报送、审核工作材料；其他材料上一篇：第六届国际档案日专题宣传下一篇：档案小知识&|&&|& &|&&
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第一章总则
第一条学生档案工作是做好学生工作的重要基础工作之一，是学生管理工作的重要组成部分。为了规范学生档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》等相关规定，结合我校实际，特制定本办法。
第二条本办法所称的学生档案是指普通全日制在籍本专科学生的个人档案，内容包括学生在各个学习阶段中的学籍、成绩、考核、毕业等各种登记表，党、团组织材料，奖惩材料等。学生档案实行集中统一管理的原则，确保档案的完整、准确、系统，以便有效地开发利用。
第三条武汉商学院学生档案管理工作实施校、院系二级管理体系，学生工作部（处）是学校学生档案管理的职能部门，学生工作部（处）制定管理办法并统一组织实施管理。各院系具体管理本院系学生档案，接受学生工作部（处）的业务指导和归档。
第四条学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。各院系对学生档案管理工作要高度重视，充分发挥学生档案在学生管理工作的作用，并做到明确到人、落实责任、严格程序，做好该项工作。
第二章学生档案归档内容
第五条学生档案归档内容应包含以下内容：
一、高考录取档案包含:高中毕业生登记表、原高中学生档案材料、入团（党）材料等；
二、武汉商学院新生入学登记表；
三、武汉商学院学生学期评语鉴定表；
四、学生学籍变动材料：包括学生休学、退学、复学等的有关申请材料及文件；
五、学生在校期间的各种奖惩材料：奖励限校级及校级以上（含奖学金及各类先进个人奖励等）；处分为警告以上（含警告）；
六、学生在校期间党团籍材料：包括入团志愿书、入党志愿书、入党申请书、入党积极分子材料、思想汇报、外调材料和转正申请等；
七、武汉商学院学籍卡片；
八、毕业生档案材料：包括高校毕业生登记表、学生成绩表、学生毕业论文（毕业设计）、毕业生就业报到证白联等；
九、其它经学校审定认为有必要归档的材料。
第三章学生档案管理要求
第六条归档的材料不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸等书写，除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。
第七条凡按规定应由个人填写的归档材料，必须由本人如实填写。在署名时必须署本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的姓名相符，不得用同音字或不规范用字代替，不得未经批准擅自更改姓名。
第八条档案整理过程中，要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内，材料名称要求填写完整、规范，并且保持内外名称一致、顺序一致，具体材料以时间先后为序。
第四章学生档案归档时间
第九条新生入学后，院系负责将新生高考档案收齐整理，并归入学校统一印制的档案袋，根据班级、学号等对新生档案进行资格审核、整理、编号。新生档案的建档工作自新生入学之日起一学期内完成。
第十条学生在校期间各级奖惩材料均应填写奖惩登记表及相关材料，于文件下发之日起一个月内归入学校文书档案及学生个人档案。
第十一条学生入团材料，于学校团委批准之日起一个月内由各院系归入学生本人档案；学生入党材料由各院系保管，在学生毕业前归入学生个人档案。
第十二条高校毕业生登记表、学籍卡片、学生学期评语鉴定表、学生成绩表、学生毕业论文、毕业生就业报到证白联等毕业生档案材料按照学校要求于6月下旬归入学生个人档案。
第十三条 其他各类材料要及时收集，及时归档。
第五章学生档案查阅原则
第十四条查阅和借用档案，应遵守的规定和原则：
一、各院系只能查阅本院系的学生档案。查阅学生档案应出具介绍信，由院系党总支书记签字，并加盖所在院系公章方可查阅；外单位人员（特殊情况）需要查阅学生档案的，须持本单位介绍信、院系介绍信和有关身份证明，经主管校领导签字同意方可查阅。在查阅学生档案时，档案管理员必须在场。
二、查阅档案的单位或个人不得擅自拍摄复制档案的内容，确因工作需要利用档案材料取证的，须经主管校领导批准，方可拍摄复制。
三、学生档案，一般不得借出，若有特殊情况必须借出档案使用时，须说明理由，经主管校领导批准，并严格履行借出手续。借出时双方要审核档案中的材料，并签字确认。借出时间一般不得超过7天（含休息日）；借出档案不得擅自转借他人。
四、查借阅学生档案必须严格遵守保密制度，严禁拆卸、涂改、圈划、抽取或撤换档案材料。
五、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
六、依据档案材料中所记载事实，向有关部门出具证明时，不得出具有评论性意见的文字。
七、所有档案的查阅和借用必须进行详细的登记记录，严格审核查阅、借用者资质及审批手续。
第六章学生档案转递要求
第十五条学生毕业（结业、肄业）、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，应当及时办理档案转递手续。
学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，严格密封后通过机要邮局寄送、转递，必要时可派专人送取，不得以普通函件邮寄或交由本人自带。
第十六条在校内跨专业、跨院系转学的学生，学籍管理部门应当在学生学籍变更后，及时将学生学籍变更通知书送达有关院系；有关院系在接到学生学籍变更通知书后，应及时开具证明到学生工作部（处）重新编号整理存档。
第十七条转到其他学校学习的学生，有关院系应当在接到学生转学通知后及时开具证明，在学生工作部（处）办理学生档案转递，填写《档案转递单》，按规定寄发或送交。通过机要邮局寄发的，自寄发之日起一个月未收到回执者，学生工作部（处）应与档案接收单位联系，加以确认。
第十八条 由其他学校转入我校的学生，有关院系在收到学生档案后要认真检查验收，经核对无误后及时将回执寄回对方，并持相关证明前来学生工作部（处）存档。
第十九条 毕业生档案的转递工作，由招生就业处按有关规定组织实施。
第二十条 申请自费出国或主动申请退学的学生，其档案由学校征求学生本人意见后，按规定寄送至有关单位代管。
第二十一条 受退学、开除学籍处分的学生，学生办理离校手续后，其档案由学校寄送至学生家庭所在地人事部门管理。
第二十二条 当年未报到入学的新生，其档案由招生就业处转回生源所在地招生部门。
第二十三条 因故失踪、死亡的学生，或因学生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的，为其保管档案两年，两年后转寄回学生生源所在地。
第七章 附 则
第二十四条院系可根据本办法和自身的实际情况，制订本院系学生档案管理实施细则。
第二十五条 本办法由学生工作部（处）负责解释。
第二十六条本办法从颁布之日起开始实施凡以往规定与本办法相抵触的，以本办法为准。您的举报已经提交成功，我们将尽快处理，谢谢！
人才市场啊，最后单位接收
有报到证就行了，如果是到用人单位，就需要拿协议书。
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