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第三方登录：How to write E-mail
English in the Workplace
Where am I?:
& this page.
On this page:
This page is to help you write good e-mail messages.
Instructions:
Read the guidelines below, then do the activity.
E-mail: Inbox
&All members of staff&
&Jennifer Ranford &j.& &
&E-mail Writing Guidelines&
Please note and follow the guidelines below
concerning the writing of company e-mail messages.
Give the message a subject/title. E-mail messages without a subject may
not be opened because of a fear of viruses and especially note that it is
very easy to forget to type this important information.
Keep the subject short and clear but avoid such headings as:
‘Good News’, ‘Hello’, ‘Message from Mary’. These headings are common in
messages containing viruses. Short but specific
are needed,
Order No. 2348X
Delayed Shipment
Laboratory Equipment Order
Start the message with a greeting so as to help create a friendly but
business-like tone. The choice of using the other name versus the surname
will depend on who you are writing to. If you have communicated with the
receiver previously and he/she is at a similar level to you, then the use of
the other name would be appropriate. If the receiver is more senior to you,
or if you are in doubt, it would be safer (particularly in the first
communication) to use the person’s surname/family name together with a
e.g. Dear Mr Smithson, Dear Ms Stringer.
It is also becoming quite common to write the greeting without a comma,
e.g. Dear Miss Lawson
e.g. Dear KK
Start with a clear indication of what the message is about in the first
paragraph.
Give full details in the following paragraph(s).
Make sure that the final paragraph indicates what should happen next.
e.g. I will send a messenger to your office on Tuesday morning to collect
the faulty goods.
e.g. Please let me have your order by the beginning of the month.
Any action that you want the reader to do should be
clearly described, using politeness phrases. Subordinates should use
expressions such as 'Could you...' or ' I would be grateful if...'. Superior
staff should also use polite phrases, for example, 'Please...'.
Make sure you refer, in the main message, to any attachments you are
adding and of course make extra sure that you remember to include the attachment(s).
As attachments can transmit viruses, try not to use them, unless you are
sending complicated documents. Copy-and-paste text-only contents into the
body of the e-mail. If you use an attachment, make sure the file name
describes the content, an e.g. 'message.doc' is bad,
but 'QA Report
End the message in a polite way. Common endings are:
Yours sincerely, Best regards, Best wishes, Regards,
If you did not put a comma after the greeting at the beginning of the
message, then do not put a comma after the ending either,
e.g. Best wishes
e.g. Regards
Include your name at the end of the message. It is most annoying to
receive an email which does not include the name of the sender. The problem
is that often the email address of the sender does not indicate exactly who
it is from, e.g. 0385915d@polyu.edu.hk
Please follow these guidelines with all e-mail messages that you send.
Kind regards
Jennifer Ranford
Human Resources Manager
Instructions:
Choose the best options from the drop-down boxes below, then press the '' button.
E-mail: Compose
&Jennifer Ranford &j.& &
Click here &
William Wong
W. Wong &w.&
William Wong &w.&
Click here &
Re: E-mail Writing Guidelines
A question
Your message
Request for further information about short forms of English names
Question for J. Ranford
Message from W. Wong
Click here &
Dear Ms Ranford
Dear Ranford
Dear Jennifer
Dear Jenny
Thank you for your message about how to write e-mails. As I am a new member
of staff, it is very helpful to know our company style.
I wonder if you could help me with one aspect of e-mails: English names.
I am confused about short forms of English names. Some staff call me 'Bill'.
I know, for example, that 'Jen' and 'Jenny' are short for 'Jennifer'. I
include a list of names that I am not sure about.
Click here &
Could you tell me what other examples you know?
I hope you can help me with this.
I look forward to hearing from you.
In eager anticipation of your prompt reply.
Thank you.
Click here &
Yours sincerely
Yours faithfully
Faithfully yours
Sincerely,
Click here &
William Wong
Mr. William Wong
Attachments:
Click here &
Short forms of names.doc
None (Add names to message body)
namelist.doc
namelist.txt
E-mail: Inbox
&Jennifer Ranford &j.& &
&Re: E-mail Writing Guidelines&
You can find information on short forms of names at
} // end if
// end hide -->
Kind regards
Jennifer Ranford
Human Resources Manager
hits since
9 March 2005
If you have any suggestions or questions, please e-mail us at浅谈利用E-mail营销的四大基本步骤
&&& 时间：
&&&&&&& E-mail营销可以用于任何的营销组织，将E-mail融合进企业的营销策略有利于建立更强更有力的顾客关系。下面就来谈谈E-mail营销的四大基本步骤。
&&&&&&& 一：制定E-mail营销的目标
&&&&&& &E-mail营销的目标必须和企业整体的营销、品牌策略相一致，因此我们必须评估许可E-mail营销在完成企业营销目标中担任的角色。它的主要目标应是开拓消费市场、维护客户关系、展示企业品牌形象。
&&&&&&& 二：决定目标受众。
&&&&&&& 为了达到目标，我们要决定E-mail营销的目标客户是哪些人。使用已有的理想的受众，同时使用兴趣、人口统计、地理统计等指示定向开发潜在E-mail列表。为了达到保持顾客的目的，我们须对客户数据库进行细分，使它与我们的营销沟通的目标相一致。
&&&&&&& 三：设计较好的创意。
评估我们受众和营销活动目标，以决定应建立哪种形式的E-mail，我们在设计E-mail形式时，建议不用文本形式，而是用HTML及富媒体，这样才能更好的体现品牌的得内涵，从而达到吸引消费者的目的，如缺乏这方面的人才，不妨请专业公司设计制作。
&&&&&&& 四：选择邮件列表服务商。
&&& 选择高质量的邮箱列表就等于许可E-mail营销活动取得了成功。邮件列表质量，提供的服务水准，强大的定向能力，追踪和报告反馈的能力，市场信誉等都是需要考虑的因素。
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