怎么有效控制办公室打印机复印机的使用成本？
作者：李险峰
字体：[ ] 来源：互联网 时间：06-16 09:58:54
怎么有效控制办公室打印机复印机的使用成本？有些单位虽然使用了打印监控软件，管理的仅仅是打印部分，但没有对复印部分进行有效管理，管理并不完整。下面分享接个有效控制成本的小技巧，需要的朋友可以参考下
很多企业的成本管理很细致，可复印机、打印机的管理和成本细分却是笔糊涂账。不能细分到部门甚至是个人。有些单位虽然使用了打印监控软件，管理的仅仅是打印部分，但没有对复印部分进行有效管理，管理并不完整。
1、目前复印机管理采用的方法大约有以下5种：
一、设立复印登记制度，复印进行记录。看起来很正规，可问题是：
月底谁来统计每个人的使用量，尤其是一个单位有多台复印机在不同位置，有多个登记本的时候，谁来合计？没人管的记录，还不如不要浪费那个登记本。
二、每个使用者设一个密码，问题是：
&1、使用者多的时候，设置密码不方便。（设置后要记录，然后再分配给每位使用者？）
&2、变更密码不方便。使用者忘记密码、或离职、或新员工入职时，如何解决密码的设置？（是服务商还是公司的复印机管理者来操作？）
&3、打印统计不方便。另外每台电脑都要设置密码打印，更换电脑时，会产生设置的问题。
&4、复印统计不方便。统计复印时，要到复印机那里一个账户一个账户地查看，公司复印机多或使用者人数多的时候，统计是个大麻烦。
三、每个部门设一个密码，问题是：
& 1、使用量、使用权限无法细分到个人。
& 2、一个员工调换部门，部门密码就需要变更。
& 3、部门密码就真的保密吗？
四、控制空白复印纸，问题是：
& 1、纸是领走了，但打印了什么文件、是否使用了彩色，单位并不知道。
&2、每次复印要自己放纸，一天到晚就听拉推复印机纸盒的声音了，复印机纸盒也容易损坏。
&3、最重要的是为了节省办公，如果花在领纸、管纸上的时间成本、人工成本并不是小数的话，或许不去管还更省钱。
五、专人管复印机，问题是：
& 1、一年的人工成本多少？
& 2、管理员离开位置，复印机无法管理或无法使用。
上述5种方法都不理想，其实解决复印打印统计，并控制使用成本并不复杂，最好的解决方案是：使用复印打印管理系统，实现单位所有的复印机和打印机自动管理和统计。
复印、打印、扫描自动管理的好处是：
一、节省费用：每个人彩色与黑白、复印与打印的使用权限可根据需要个性化配置，比如禁止彩色复印或彩色打印的权限，或限制印量等。刷卡才能打印出来，避免了打印出文件没人取或乱取的浪费，彩色打印还可以强制用黑白输出。
二、漫游打印：不装刷卡的话，发出打印命令后如果复印机/打印机正在使用，要等用完才能输出打印件，去取打印件时，如果发现复印机/打印机故障而换设备打印，容易出现原设备故障排除后，发生重复打印的问题。装了刷卡后，可到其它复印机/打印机（包括不同品牌）刷卡输出，重新打印的麻烦和重复打印的问题，都不会发生。
三、保密打印：打印件刷卡才输出，输出时间可自由掌握，避免输出的文件遗留在打印设备上，造成的泄密。
四、扫描便捷又安全：复印机使用刷卡扫描到邮箱时，不用再在复印机上给每个人设置一个邮箱了，刷卡扫描可自动将扫描件发到软件使用者帐户里预先设定好的1个或N个邮箱，既解决了扫描到共享文件夹时信息不安全的问题，又解决了传统扫描到邮箱时，要在每台复印机给每个人设置邮箱的麻烦，和设置复杂的问题，以及更换复印机要重新设置邮箱的问题。（传统扫描到邮箱，人数多的时候、员工入职/离职的时候，设置或删除邮箱的工作是不是很繁琐？供应商是不是怕麻烦，而没有采用比扫描到共享文件夹安全的扫描到邮箱方式？或者没有全部设置扫描到邮箱？甚至没有介绍出租的复印机可以扫描？甚至说出租的复印机不能扫描？）
五、自动统计：通过刷卡复印、刷卡打印，每个人在不同品牌型号复印机、打印机上的使用量，都自动统计到系统后台的账户，一张都跑不了，可以方便地按部门印量、个人印量、月印量、彩色印量、最大用量等条件进行统计，成本的细分不仅能到部门，还能精确到个人。
六、统计准确：使用量以系统管理后台的记录为准（掌握在用户手里），而不是以复印机的计数器为准（掌握在服务商手里），彻底解决租赁或全包服务中，不良供应商虚增使用量（调高计数器）的问题。
七、内容监控：可监控打印的文件名，甚至打印内容、复印内容，有效控制私用。
八、防网络阻塞：打印采用网络共享方式，打印数据先传到服务器上，刷卡时才传到打印机，不像网络打印，打印数据直接传到打印机上，在打印量大，或瞬间打印量大时，可能会阻塞网络。
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作者：佚名
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很多新手对于传真机怎么使用还是很不了解，其实只要熟悉下方法，相信大家操作起来还是比较简单的，下面我就教大家传真机的使用方法，希望大家以后可以独立的通过传真机发一份传真
很多新手对于传真机怎么使用还是很不了解，其实只要熟悉下方法，相信大家操作起来还是比较简单的，下面我就教大家传真机的使用方法，希望大家以后可以独立的通过传真机发一份传真。（ps感谢老婆拍摄的照片）先秀下我的传真机 步骤/方法 首先是把要传真的内容放入传真机，当然在这儿之前要先把盖子打开的 一般传真机都会提示怎样放置文件，我们用的传真机是将文字面向下的（一般传真机都是这样的） 根据提示将要传真的内容放好就可以了，要传的内容是向下的哦！ 然后就是拨号了，这里有两种方式，一般传真的时候号码没有单独记下来，可以先拨号 然后按监听键，这样就相当于按了电话的免提键，传真机会有外音，或者如果不需要外音直接将话机提起就可以（其实也是可以先拨号再放要传文件的，但是要把握好速度，不要等电话接通了信号已经给了，内容还没放好，这样就糟咯，一般建议是先放传真内容哦！总之只要保证在电话接通前把文件放好就没问题了。） 有的传真机是自动的，拨通之后就会直接给传真信号，听到刺耳的&滴&的声音就是有信号了，一般这个信号是连续的，&滴--------&此时按下&传真/开始&按钮，传真就会自动传送了，就不用管咯！ 还有一种就是电话传真一起的，拨打的号码是有人先接听的，电话接听后告诉人家你要发传真，请她给你个传真信号就可以了，要注意也是要等到听到传真信号想起&滴--------&的声音，才可以按下&传真/开始&按钮开始传送另一种拨号方式就是直接提机拨号，也就是跟我们平时打电话一样，把听筒拿起来拨号，然后等传真信号 拨通之后，听到&滴-----&的信号声，此时按下&传真/开始&按钮 挂了听筒，传真就会自动传送了，就不用管咯！ 一般传真速度不是很快，耐心的等待一下 等传真机将传真内容吐出来传真就发送完毕了，这样就OK了！~
最后要把我们的传真机盖子盖好哦，以防进灰尘等其他东西，影响使用寿命 参考资料图文原创，转载时请注明出处及作者 原作者： 知道认证团发送传真：把要传真的文件放到传真机进纸处，拔打对方传真机号码，等待对方接通，让对方给你接收信号，最后你按&确认&就可以了。 接收传真：听到传真，拿起话筒，然后按下&确认&键接收即可，对方的传真就会发过来了。 传真机使用注意事项 １、不要使用非标准的传真纸。劣质的传真纸光洁度不够，使用时会对感热记录头和输纸辊造成磨损。记录纸上的化学染料配方不合理，会造成印字质量不佳，保存时间变短。 ２、不要随意更换电源线。传真机原机所带电源线的插头都是3针式插头，中间1针起保护接地作用。若将其拔掉或改用两针插头，则对安全不利。 ３、合纸舱盖的动作不宜过猛。传真机的感热记录头大多装在纸舱盖的下面，合上纸舱盖时动作过猛，轻则会使纸舱盖变形，重则会造成感热记录头的破裂和损坏。 ４、有装订针、大头针之类硬物的图文资料，以及墨迹或胶水未干的稿件不宜发送。这是因为上述硬物容易划伤扫描玻璃或其它装置，引起传真机故障。而稿件上的墨迹或胶水未干则易弄脏扫描玻璃，造成传真机发送质量下降。 ５、不要频繁地开机。这是因为每次开关机都会使机内的电子元器件发生冷热变化，而频繁的冷热变化容易导致机内元器件提前老化，每次开机的冲击电流也会缩短传真机的使用寿命。经常通电其实是传真机最好的保养方法。 ６、传真机周围不要有大功率的用电设备，不宜在高温、强磁、强腐蚀性气体的环境中使用。高温、强腐蚀性气体不但会影响传真机记录纸的印字质量，而且会对电子线路造成不良影响或毁坏。强磁场不仅会干扰通话，还会传送的图像失真。 ７、不要把传真机当作复印机来使用，重要资料要用静电复印机复印后保存。有人用传真机的复印功能来复印资料。传真机完成复印功能的主要部件是感热记录头，它是传真机最重要的部件之一，靠自身发热工作，因应尽量减少其工作时间，以延长传真机的使用寿命。另外传真纸记录的文件不宜长期保存。这是因为传真纸上的化学染料不稳定，时间长了或受阳光照射后，传真纸上的字会逐渐退色。因此，对于重要的、需要长期保存的文件，一定要用静电复印机复印一份长期保存。 ８、传真机忌讳尘土，一旦尘土进入传真机的光学扫描系统，会影响传真机发送和复印的质量，尘土从窗户的缝隙中进入室内，放在窗下的传真机出现问题的可能性就大大增加了，清洁传真机扫描系统的工作，对专业维修人员来说虽然并不是很困难，但也应该尽量避免麻烦；另外，雨季如果窗户没关，雨水进入传真机造成短路故障将是一件很棘手的事情。 传真机常见故障处理方法 一、文件复印全黑 原因：扫描器、主板或者热感头故障。 处理方法：首先进入服务模式，测试热感头，如有问题，更换。如没问题，检查主板上扫描器插口是否插接良好，如果插接良好，先更换主板，如仍不能解决，则为扫描器故障，更换扫描器。 二、文件复印不清晰 原因：扫描器或白辊脏。 处理方法：清洁扫描器和白辊。 三、文件复印1/4白 原因：热感头或者扫描器故障。 处理方法：首先进入服务模式，测试热感头，如有问题，更换。如果热感头良好，则为扫描器故障，更换扫描器。 四、文件复印全白 原因：主板，热感头或者扫描器故障。 处理方法：首先进入服务模式，测试热感头，如有问题，更换。如果热感头没问题，更换主板，复印仍显示全白，再更换扫描器。 五、文件复印时一侧字迹不规则范白 原因1：上盖扣合不严或范白一侧的挂钩没有挂到位。 处理方法：打开面板后压住两边用力重新扣合。 原因2：也可能是热感头（TPH）错位所致。 处理方法：打开面板后反复按压热感头，调整使其复位。 六、文件复印有黑带 原因：扫描器（CIS）表面脏或者热感头故障。 处理方法：可以先清洁扫描器，如仍有黑带，则更换热感头。
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佳能复印机打印机扫描功能该如何使用？
提问者：于承恩|
浏览次数：453|
提问时间： 14:54:49
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已有3条答案
回答数：7679|被采纳数：5
所有回答：&7679
你好，1、 &&
将要扫描文件平整放置在打印机影像复印处。
2.在“控制面板”文件区域内双击“扫描仪和照相机”
按电脑上操作，a.单击“开始”菜单，b.单击“控制面板
4.鼠标按提示单击“下一步”直到扫描完成。 &&
鼠标单击此处
希望我的回答可以帮助到你
回答数：5065|被采纳数：7
sunjiaqi917
所有回答：&5065
<p class="ask_one_p edit_，确认扫描驱动已成功安装； &&
2，最好安装一个专业的图形图象处理软件（如，PHOTOSHOP）； &&
3，打开图形图象软件从“文件”下拉菜单中选择“扫描仪来源”选中HPXXXX，然后点“获取图象”就进入了扫描界面（注，有些软件是直接从“输入”中选择HPXXXX直接扫描即可）； &&
4，进入扫描界面后，可根据自己的需求来选择一些扫描参数（如照片，文本，分辨率等）首先点“预览”等整个稿台上的图象出来后选中自己想要的部分，点“扫描”就可以扫描了； &&
5，图象扫描完成后会显示在你的图形图象处理软件（如，PHOTOSHOP）的界面上，你可以从“文件”下拉菜单中选择“另存为”进行保存（可以选择不同的图象文件格式） &&
6，如果你要扫描文字表格类的且需要扫完后进行文本修改编辑的，则需要有OCR文字识别软件（一般扫描仪厂家都赠送了赠送版的OCR）进行扫描识别，OCR的使用稍稍复杂些，你得好学习一下相应的说明书；另外，你用的HPXXXX建议扫图片时将原图片扣到稿台上进行扫描，自动输稿器一般用于连续多页的黑白文件扫描时用 &&希望能帮你
回答数：7346|被采纳数：3
所有回答：&7346
一、确定印刷方式
　　你如果要印刷名片，首先必须确定你的印刷方式，因为不同的印刷方式将决定使用不同的名片载体，同时也影响着名片的印刷价格。
　　1、 &&电脑数码名片：名片印刷运用电脑和彩色激光打印机即可完成，名片用纸采用292×197mm纸张，每张纸可做十张名片。其特点为：印刷速度极快，排版印刷一气呵成，且制作的名片质量好，一盒简单名片由接单、排版到交货可在三十分钟内完成。电脑数码名片的高质量，高时效性使得其成为主流的名片制作方式。
　　2、 &&胶印名片：名片印刷运用电脑、黑白激光打印机、晒版机、名片胶印机配合才能完成，名片用纸采用90×55mm名片专用纸，每张纸只能印出一张名片。其特点为：可完全表达名片的所有创意，为目前传统的名片印刷形式。缺点：印刷速度较慢，交货周期较长，价格较高，且质量不是很高。
　　3、 &&特种名片：名片印刷运用电脑、激光打印机、晒版机、小型丝印机配合才能完成，名片采用除纸张外的其它介质，介质尺寸通用90×55mm，每个只能印出一张名片。其特点为：一般介质较名片纸厚与硬，适合用于高档、个性化名片，档次因介质使用不同而各异。缺点：丝网印刷复杂，名片介质非常备品，名片订做周期长，价格昂贵。
　　二、印刷难易选择
　　你选择好名片印刷的方式，还必须对名片的印刷次数进行选择，亦是名片所要印刷的颜色。名片颜色多少，也是确定名片价格的重要指标之一。同时，你还得对名片印刷是印单面或是双面进行选择，印刷面增加即是印刷次数的增加，也意味着颜色和价格的增加。
　　1、 &&颜色选择：名片颜色可分为单色、双色、彩色和真彩色，以决定不同的印刷次数。因为三原色可构成彩色，纯彩色图案不带黑色，没有黑色彩色图片颜色不饱满，我们常说的彩色图案由四种颜色构成，也称真彩色。有的胶印名片虽不带图片，但也由三种颜色构成，同样也是彩色名片；在电脑数码名片中，已经不存在这样的选择必要。
　　2、 &&单、双面选择：名片印刷单双面选择也即是印刷次数的选择，名片印刷表面多少，直接关系到价格的多少。
　　三、名片内容
　　你要印刷名片时还得确定名片上所要印刷的内容。名片的主体是名片上所提供的信息，名片信息主要由文字、图片（图案）、单位标志所构成，数码信息也是其中的一种，但不能构成名片的主流。
　　1、 &&信息选择：文字信息包含单位名称，名片持有人名称，头衔和联系方法。部分 &&商业名片还有经营范围，多种文字选择，单位的座右铭或吉祥字句。
　　2、 &&标志选择：单位用户如果有自己公司的标识，大多要印上名片。如果你所在公司为大型全国性企业，我们的资料库中可能存有你公司的标识，你可从中选用；如果没有你的标识，只好由你使用电子邮件或传真传给我们。如果你同意我们2、 &&标志选择：单位用户如果有自己公司的标识，大多要印上名片。如果你所在公司为大型全国性企业，我们的资料库中可能存有你公司的标识，你可从中选用；如果没有你的标识，只好由你使用电子邮件或传真传给我们。如果你同意我们收藏你的标识，你下次印刷名片可不用再传标识。
　　3、 &&图片选择：你还可选择名片中印上个人照片、图片、底纹、书法作品和简单地图，使你的名片更具个人风格。你若使用胶印或激光打印，你可不必考虑图片的大小；如果你采用丝网印刷，由于简单丝印分辨率较低，建议使用较大的图片。
　　四、名片设计
　　你要印刷名片，还得根据你的个人爱好，找出你喜爱的名片模板。如果你对模板不满意，你还可自己设计；你如果不愿过多操劳，也可由我们代为设计，不过你还是得提供你的大致要求，并承担设计费用。
　　1、 &&使用模板：我们在名片 &&中心内，按不同名片的印刷方式放置了大量的、以往印刷的、有代表性的优秀模板，供你在名片定做时挑选。随时间的推移，我们将移走部分过时的模板，不断增添一些新模板进来。如果你是我们的会员，曾在本店印刷过名片，也授权我们暂存你的名片样版，下次加印名片，你只要报出你的名字与密码即可，如要改动，仍得重新定做。
　　2、 &&自己设计：自己能设计名片，无疑是最好的选择，只有自己才能最懂自身的需求。你可随意发挥，而且还省去了再次校对的麻烦，缩短名片交货时间。
　　五、名片排版校对
　　1、电脑排版：使用专业名片排版软件进行名片排版，如果用户采用电子邮 &&件校对，排好版的名片将暂时不打印，直到校对OK为止；如果客户指明要以传真校对，可打印草稿进行校对，直到OK为止。
　　2、 &&电子邮件：我们发还确认邮件的主要方式。如果我们得到了排版确认回复邮件，即可进行名片印刷。
　　3、 &&图文传真：如果客户指明要以传真校对，可先打印一份草稿，得到客户在草稿上的签名确认后，即可进行名片印刷。
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