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作者：友泰咨询UTC   王晓亮会议已经成为企业管理沟通的一个重要的方式，高层领导大多数的时间都花费在会议上，会议效率的高低直接影响企业管理的效果，但会议的效果总是不尽如人意。友泰咨询UTC研究认为，70%的会议是无效会议，会议中70%的时间是无效时间。正确的会议目的应该是：交流信息、解决问题和作出决策，而失败会议的目的被歪曲为：开会只是例行公事；开会成为领导或是部门负责人展示权威的手段；开会成为领导... ... 欲阅读全文，请先登录或注册，或扫描右侧二维码查看全文
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按企业性质开会令人讨厌？四个简单方法提高会议效率
[导读]有很多的会议是因为组织不善而让与会者感到讨厌的。在当今社会，时间就是金钱。只要做到下面的4点要求，在提高会议质量方面就会有立竿见影的效果。
腾讯科技讯（云松）北京时间12月21日消息，据国外媒体报道，公司的各种会议一般都会让人非常讨厌，因为效率不高，还耽误时间，这不仅与会者的苦恼，更是会议组织者不愿意看到的。为此，图形思维的顶尖专家大卫-史柏特（David Sibbet）提出了4个可以改变会议效率的方法。以下是文章全文：很多人都觉得开会是在浪费时间，但只要采取下面的4个简单的方法，你就可以让员工提高注意力，而且整个公司的生产效率也会有所提升。有很多的会议是因为组织不善而让与会者感到讨厌的。考虑到参加会议的人付出了这么多的时间，所以很有必要将会议的组织水平提高一下，因为在当今社会，时间就是金钱。只要做到下面的4点要求，在提高会议质量方面就会有立竿见影的效果。这种方法适用于各种各样的会议：常规会议、特别会议、面对面的会议或者各种可视化会议。下面就简单看一下这4个步骤。1、会议成果。一定要在会议开始之初就让与会者明白这次会议想要得出什么样的结果。在常规会议上，组织者一定要开门见山地将自己对会议的期望表达出来。在特殊会议上，如果实在不方便直接讲出来就给出相应的暗示。同时，会议的组织者也要表达出自己期望在会议结束时会有什么样的效果。所以，在会议开始的时候就阐明会议的结果是提高会议效率最有效的措施。将会议目标写在显眼的地方也会非常有用。2、会议日程安排。根据会议议题重要性的不同安排出相应的时间，并列出一张简单的会议进程表格。这样就可以对会议的进程了如指掌，在时间安排上也会更加。3、会议角色。会议当中有很多的角色，只要将各种角色弄清楚并各司其职才能提高会议的效率。不管你是会议的设计者、组织者还是指导者，这些角色的任务是各不相同的，只有保证各种角色的人员认真完成自己的工作才能保障会议的顺利进行。4、会议规则。在召开会议之前，一定要制定好各种预案，尤其是那种比较常见的问题。如果会议之前各种预案都比较完善的话，就可以将各种问题防患于未然。比如，会议过程中是否允许用电脑，会议内容是否允许记录等等，这都需要提前想到的。视觉和听觉是可视化会议的核心在可视化会议当中，最重要的是让所有的与会者能够真正地听清楚，看明白。只有这样才能保证会议的参与度和互动性，也只有这样才能提高可视化会议的效率。这样可以让与会者之间的交流在会议领导者的最初宗旨下进行，这也是可视化会议的目的。鲍勃-豪恩（Bob Horn）是波士顿Information Mapping的创始人，豪恩非常喜欢将自己的常规会议记录下来。他认为这样做可以非常简单地让自己掌控整个会议，而且会后再看这些会议记录的时候可以让自己找出那些做的不够好的地方，在以后的会议中加以改进。不仅如此，其他的与会者也可以看到会后的记录。有了这些经验之后，你就可以作为一个领导者来欣赏可视化会议所带来的便捷了。你可以将领导艺术简单地想象成为“讲话”，但这只是对领导艺术最基本的认识。领导艺术的核心就是成功地让别人跟随着你的脚步。在常规会议中，领导者需要带领其他人来回顾团队所取得的成就，并对存在的问题提出解决方案，而这是一个不断讨论，不断提出问题，并认真聆听别人发言的过程。可能在常规会议中没有会议记录，但是会议中非常有用而且对大家都有帮助的重点内容是需要记录的，比如对反映的问题需要列出清单，以及对问题提出的解决方案也要记录下来。记录还可以提高与会者对领导者讲话内容的重视程度。下图就阐述了在可视化会议中可以帮助领导者的一些基本步骤。视觉VS口语在可视化会议过程中，理解文字部分也是非常关键的。在会议过程中，口语固然重要，但是仅凭口语交流并不能完全解决问题。有时候，一个完成的句子结构可以让人更好理解你想表达的信息和观点。在会议的交流过程中，发言者通过语言给听众描绘出来一个场景，而听众是否能够将这些信息完全捕捉并在自己的脑海中形成自己场景却不能保证。所以，文字的出现可以大大提高听众的理解程度，而这也是声音所不具备的。会议的领导者要注重解释口语在表达信息的时候准确性不是很高，考虑到会议过程当中有很多重要的场合需要在与会者交流时保持非常高的准确性（比如在表决某些重要计划的时候），所以非常有必要保证会议语言的可视化。这就要求会议的领导者对自己的重点发言解释清楚。虽然会议发言被理解错误的情况非常少见，但是每个人的对会议领导者全局性发言理解会不一样。所以，会议的领导者将发言解释到位是很有必要的。现在关于会议语言及其影响的最好指导书籍就是上世纪60年代的Art of Awareness。这本书的作者是约瑟夫 塞缪尔 博伊斯（Joseph Samuel Bois）如果你想在会议语言上有所造诣的话，这本书是非常有用的。上世纪30年代波兰裔美国哲学家阿尔弗雷德&#183;科日布斯基（Alfred Korzybski）曾出版过《科学和理智》（Science and Sanity）一书，这本书影响力也非常大，但是读起来有难度。科日布斯基认为现在社会上的很多问题就是由于语言的意思在传递过程中被歪曲所导致的。科日布斯基曾有过非常著名的格言：地图并不是领土（the map is not the territory）。什么是视觉语言？在上个世纪，随着很多复杂图像处理技术的发展，文字、图形开始被整合成为了各种各样的视觉模型。以前，视觉语言只应用在地图、图表和书籍的插图中，并没有出现在同时代的媒体上。现在我们都已经成为了视觉思考者，不管你愿不愿意承认。我们开车的时候就是大脑处理各种视觉语言的过程。当今社会视觉语言无处不在，电视屏幕和书籍都是非常明显的视觉语言媒介，杂志、海报、广告牌、安全手册等信息传播媒介也都是可视化的。即便我们说的口语也是如此。当你说出几个不同的词语时，听者会在自己脑海里想象出各种相关的图形、姿势或者图表。实际上这种情况在生活中非常普遍，只不过我们没有意识到这是可视化思考罢了。可视化思维最大的价值就在于这种思考方式更加形象而且简单易懂。所以，在我们的日常交流过程当中每个人都在有意无意地使用可视化思维，以便于更加形象、准确地传递自己的信息。当你决定在日常会议或者特殊会议中使用可视化思维时，这就相当于你给自己的谈话添加了一个显示屏。作为一个领导者，你应当从中选出正确的图形来传递自己的信息。
[责任编辑：alonliu]
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问答题机关里经常开会，但是有的会议却效率不高。如果领导让你组织一次研讨会，你如何提高会议的效率？ 参考答案 （1）认真思考总结会议效率不高的原因。结合那些效率不高的会，思考，总结一下是那些环节没有做好。
（2）对症下药，找到......
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时间就是金钱，但员工的时间往往是被公司低估得最严重的资产。其实，减少不必要的会议浪费的时间就能节约一大笔钱。具体怎么做？专家提供了4个行之有效的办法。
计算过程并不复杂，但结果却令人吃惊。首先，假设一家公司有20,000名领取薪水的职员，其中包括许多技术精湛的人才。之后计算出这些员工的人均年薪为100,000美元。保守估计，假如每个人每年在低效上花费15%的时间。那么公司在这方面浪费的时间所造成的损失是多少？答案是：3亿美元。
以上是分析公司VoloMetrix的调查结果。这家公司的调查人员研究了二十多家美国大型公司的会议方式。在一家极具代表性的公司，仅管理高层会议便已经花去了约300,000个小时，相当于一名高管全职工作144年。
当然，我们很难估算大多数会议实现的成果，但VoloMetrix研究了会议期间与会者执行多重任务的情况。公司莱恩&#8226;富勒说：“衡量的方式之一是计算每一位与会者发送的电子邮件数量，”因为发送电子邮件和短信“表明与会者没有100%参与讨论，或许因为他们根本不需要参加会议。”VoloMetrix的数据显示，在开会期间，每一位与会者平均每30分钟至少发送三封电子邮件。而且，这个数据还没有统计与会者收到的信息。
富勒说：“人们往往不认为一个人的时间有金钱价值，或者会议会有实际成本。但如果每个人都能更清楚和更关注时间的价值，一家公司就会提高效率，盈利能力也会大幅提升。”他提出了减少会议的四种方式。
限制多余的管理者出席。富勒说：“如果同一部门或职能单位内，有两个以上的管理级别，这意味着有些人只是在听命行事。他们不参与决策过程。因此，真的有必要让他们放下手头的工作去出席会议吗？”他注意到，许多公司会在会议结束后发放会议记录，其中会详细说明会议的具体情况，“发放对象甚至包括出席过会议的人”，“那些只需要知晓情况的员工可以等到有时间的时候再去阅读会议记录。”
制定会议时间预算。富勒建议：“计算出整个团队每周花在开会上的时间总和，之后有针对性地把这个时间缩减10%或20%。这会迫使你认真考虑哪些会议可以取消。”VoloMetrix的一些客户采取了富勒所谓的“极端措施”，强制执行时间限制。例如：使用在预定时间断开的会议专线，或在会议开始的精确时刻关闭会议室大门，禁止迟到者进入。他说：“通常情况下，大家不需要采取那么极端的方式”，将时间限制到最少。“你只要提醒那些不遵守时间的人，下次他们应该做得更好。”
避免时间碎片化。许多公司会间隔30或60分钟安排会议，但富勒指出，大量研究显示，人在被打断之后至少需要15分钟时间才能重新集中精神，“如果在下一次会议之前的时间不足一个小时，那就很难保持高效率。”他建议，尽可能安排连续会议，使得每个人每天都能有一大段不被打扰的时间，集中做好自己的实际工作。
实行审批。富勒说：“用于开会的时间之所以失去控制，是因为在大多数公司，没有人负责统计时间。没有人决定必要的会议时长。”为了解决这个问题，VoloMetrix的一些客户将时间预算纳入了财政预算。富勒说：“在每一个新的研发周期或其他类型的项目开始时，负责人都要设定会议预算，把它作为总体开支的一部分。会议预算需要经过同样的审批过程。”他补充道，有些管理人员最初怀有抵触心理，但亲自做过计算之后就会转变态度。富勒表示，在一家大型生物科技公司，首席财务官“预计公司高薪聘请的大量员工每年用于开会的时间总计为60,000个小时。在被告知需要削减开会时间时，他非常生气。后来，他亲眼看到了计算数据，了解了用于开会的时间将给公司造成的实际损失。于是，他改变了自己的想法。”
本文来源：财富中文网
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ZDNet软件频道　时间：　作者：Shannon T. Kalvar | 　
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我们有时候要参加一些自己不能控制的会议。当会议组织者出错的时候我们该怎么办呢？下面的一些技巧可以让你所参加的每一个会议都成为你人生中有效而有趣的经验。
<的一个调查发现：现在有很多书籍声称可以帮助人们管理会议。实际上其中绝大部分书籍只包括如何发起会议、如何设置会议议程和采用什么方法来吸引与会者的注意力。但是，我们有时候要参加一些自己不能控制的会议。当会议组织者出错的时候我们该怎么办呢？下面的一些技巧可以让你所参加的每一个会议都成为你人生中有效而有趣的经验。
#1：了解会议组织者召开会议的原因
现代会议议程的计划因为太多的e-mail而没有足够时间。当一个会议议程被实际执行时，它常常被与会者各种各样毫无计划的行为所打乱。
不要等待议程开始。在会议开始前，花点时间与会议组织者进行联系。用两三句话问问他想从会议上得到些什么。一旦你知道他需要的是什么，你就能帮他实现目标。
这样的话，可以未雨绸缪。
#2：弄清楚自己想从会议中得到什么
弄清楚会议组织者想要你并且允许你帮他做些什么；搞清楚自己可以从会议中得到些什么。所以，在会议之前，将自己这一次必须和一组人完成的事情都列举出来。
如果希望会议成功，则挑选出与会议组织者的目的一致的那件事情。否则你将因为破坏会议而损伤自己的声誉。
这就是公说公有理婆说婆有理。
#3：列出发言的内容
会议从来不会按时开始。有些人通常喜欢喝杯咖啡或者接一个电话什么的，这个时候正是你与朋友、家人、同事进行即时联络的好时机。
也可以利用这个时间来提高会议的效率。记下你想与别人分享的那件事情的5个相关细节。即使不列出所有提纲，但做记录可以帮助思考。
如果在会议上有些什么话要直接跟别人说，请不要在会后发消息。
#4：做好会议备忘录
开会散会，因为没有记录下会议的详细内容，因此那些很相似会议内容就变得模糊不清了。当下一个会议席卷而来时，又需要花费十来分钟的时间回忆上次会议的内容。
充分利用会议备忘录来打破这个怪圈。不需要记录下每个人所说的每一件事情，相反，将注意力集中到行动纲领，决策制定和关键信息或者讨论中所要解决的问题上来。这个备忘录是会议的精华，它记录了发生了什么，制定了什么决策。这些记录将在会议后指导所采取的措施。
作为记录者，必须对重要的事情加以判断。
#5：保持章程的秩序
所有的会议，不分大小，都将通过人的相互影响达到一个或多个目标。在理想状态下，这些相互作用会本能地组织自身。每个人都应尊重他人的时间。评论会以有组织的形式出现，行动纲领也会被制定出来并被通过，会议将进入下一个议程。
但是在现实生活中，则需要指导方针来保持会议的组织性。不一定要采取Robert秩序规则，但是需要清楚地知道会议进行的基本规则是什么。如果组织机构没有这些规则的话，则应制定一些规则。与他人分享并且遵循这些规则。
混乱一旦产生的话，应该不让它影响到另外的有成效的会议。
#6：边听边思考
会议上总是存在着让与会者感到失望的因素。这些会议提供一些与会者不感兴趣的信息或话题。在这些因素中，没有哪个与会者能利用这些信息。
但是这不是与会者做些其他比较有用的事情的借口。会议组织者显然要就此信息进行交流。可以利用此机会来训练边听边思考的技巧。与会者将得到训练并且会议组织者也会对与会人员之间的正面交流而感到满意。
这就是双赢，否则将会在此境况中封闭自己。
#7：保留事情
不应忘记：每一次会议都会有人离题。有时候这些离题与要讨论的话题相关，但是更多的时候，它与所讨论的问题的关系并不直接。在某些情况下，会议的时间都花在这些离题的话题上来了。
千万别做这种人。在你要插入一个新的观点或问题的时候请先思考这些问题：现在是合适的地方吗？如果会议是自由讨论则没有什么关系，如果不是，则需要思考这个观点或问题与会议所讨论的议题有直接的关系吗？将事情保留下来以待下次讨论。让它成为一个议题，这样你就不会忘记它。
每件事情总是与其他的事情有着千丝万缕的联系，但是并不意味着都可以将它们提上议程。
#8：索要会议行动条目
会议结束开始整理会议室了，该干什么呢？向会议的组织者索要会议从头到尾的行动条目。如果需要，则可以通过询问会议组织者是否关心你在会议中所注意到的条目来提示他。相应的，也可以提出一些自己认为很好的并且需要讨论的观点来提示他。
在会议接近尾声的时候，会议行动条目比语言更有效。
#9：所有的事情完成后结束会议
不管是有没有议程的会议，通常都会拖很长时间。与会者迷失了方向或者会议组织者忘记自己身处何处了。此时没有什么要紧的事情可以做，但是会议结束之前大家又都不能离开。
幸运的是，你可以从先前所作的研究中用几句话来描述会议的目标。问问会议组织者他是否已经达成目标，如果没有则帮他一把，如果已经达成目标则应大发慈悲在每个人都发狂之间结束会议。
至少在这个时候，仁慈是管理的最好手段。
会议邀请了见多识广的、活跃的人到一个地方讨论已经设置好的话题。为什么不充分利用这个机会呢？如果对某个与会者有什么问题，在他到达之间将问题列出来。在“会议后”时间内，将问题抽出来寻求解答。
在“会议后”的会议时间内提出些不相关的问题意味着不需要打断会议的进程。
这10个小技巧可以帮助你参与而不只是参加会议。积极的参与可以减轻会议中出现的压力，而且会使你更好地控制下一步将要发生的事情。
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